万达采购与付款制度

PAGE万达采购与付款制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万达集团采购与付款流程，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，保障公司物资供应的及时性和质量，合理控制采购成本，防范采购风险，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于万达集团总部及各下属公司、分公司、项目公司等所有涉及采购与付款业务的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：采购与付款活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度。2.效益性原则：在确保物资质量和满足业务需求的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，避免暗箱操作，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。4.职责分离原则：明确采购、审批、付款等环节的职责，实行不相容岗位相互分离，防止舞弊行为。5.监督制衡原则：建立健全内部监督机制，对采购与付款业务进行全过程监督，确保制度的有效执行。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写《采购申请表》详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并注明采购的紧急程度。对于重大采购项目，需提供详细的项目背景、技术方案和预算等资料。2.部门负责人审核对采购申请的必要性、合理性和预算进行审核，签署意见后报上级领导审批。如涉及多个部门的需求，应组织相关部门进行沟通协调，统一采购需求。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的《采购申请表》，结合库存情况，制定采购计划明确采购物资或服务的采购时间、采购方式、采购预算等内容。对于批量采购或长期合作的项目，应制定年度或季度采购计划，并根据实际需求进行动态调整。2.采购计划报采购部门负责人审核审核采购计划的合理性、可行性和与业务需求的匹配性，确保采购计划能够满足公司运营需要。审核通过后，报分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果确定合格供应商名单，并定期更新。2.供应商选择根据采购物资或服务的特点和要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等方式进行采购，确保选择到最优供应商。采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.供应商管理采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货期、产品质量、价格、售后服务等方面。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同起草采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同条款应明确、具体、合法，避免模糊不清或歧义性条款。2.合同审核采购合同初稿完成后，提交法律部门进行审核。法律部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见和建议。采购部门根据法律部门的审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合法律法规要求。3.合同签订采购合同经法律部门审核通过后，由采购部门负责人、分管领导和法定代表人签字盖章，并加盖公司公章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门和人员，确保各方了解合同内容和要求。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。采购订单应与采购合同保持一致，并作为供应商发货和公司付款的依据。2.采购订单审核采购订单下达前，采购部门负责人应对采购订单的准确性、完整性进行审核，确保采购订单符合采购合同要求。审核通过后，采购订单方可发送给供应商。（六）采购验收1.物资到货前通知采购部门在物资到货前，应通知使用部门和质量检验部门做好验收准备。使用部门负责组织相关人员对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，质量检验部门负责对采购物资的质量进行检验。2.验收实施使用部门和质量检验部门按照验收标准对采购物资进行验收。验收合格的物资，填写《验收单》，由验收人员签字确认。验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。如因供应商原因导致物资不合格，采购部门应要求供应商承担相应的违约责任，如退货、换货、补货、降价等。3.验收报告质量检验部门应根据验收情况出具验收报告，说明采购物资的验收结果。验收报告应作为采购付款的重要依据之一。三、付款流程（一）付款申请1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》详细说明付款金额、付款方式、付款时间、收款单位等信息，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。对于预付款项，应注明预付款比例和预付款原因。2.付款申请审核采购部门负责人对付款申请的真实性、准确性和合理性进行审核，签署意见后报财务部门审核。财务部门审核付款申请是否符合公司财务制度和资金预算安排，审核发票的真实性、合法性和有效性。审核通过后报分管领导审批。（二）付款审批1.分管领导根据公司财务制度和资金预算情况，对付款申请进行审批对于金额较小的付款申请，可授权采购部门负责人或财务部门负责人审批；对于金额较大的付款申请，应报总经理审批。审批通过后，在《付款申请表》上签署审批意见。2.财务部门根据审批通过的付款申请，安排资金支付财务部门应严格按照付款审批意见和公司资金管理制度进行资金支付，确保付款的准确性和及时性。对于采用银行转账方式付款的，应核对收款单位名称、账号、开户行等信息，确保转账信息准确无误。（三）付款记录与档案管理1.财务部门应建立付款台账，详细记录每一笔付款的金额、付款时间、收款单位、付款方式等信息付款台账应定期进行核对和清理，确保付款记录的准确性和完整性。同时，财务部门应将付款相关凭证进行整理归档，妥善保管，以备查阅。2.采购部门应将采购合同、采购订单、验收单、发票等采购与付款相关资料进行整理归档采购档案应按照公司档案管理制度进行分类存放，便于查询和管理。采购档案保存期限应符合法律法规和公司内部规定要求。四、监督与检查（一）内部审计监督1.内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计审计内容包括采购流程的合规性、采购合同的执行情况、付款审批的准确性、供应商管理的有效性等方面。通过审计发现问题，提出改进建议，督促相关部门进行整改。2.内部审计部门应建立审计档案，记录审计过程和审计结果审计档案应作为公司内部管理的重要资料，为公司决策提供参考依据。同时，内部审计部门应定期对审计档案进行整理和归档，确保档案的完整性和安全性。（二）财务监督1.财务部门对采购与付款业务进行日常财务监督审核采购合同的付款条款是否符合公司财务制度要求，监督采购付款的执行情况，确保资金支付的合理性和合规性。对发现的财务问题及时进行处理，并向公司领导报告。2.财务部门应定期对采购与付款业务进行财务分析分析采购成本、付款周期、资金使用效率等指标，为公司决策提供财务数据支持。通过财务分析发现问题，提出改进措施，优化采购与付款流程，降低公司运营成本。（三）纪检监察监督1.纪检监察部门对采购与付款业务进行监督检查重点检查采购过程中是否存在违规违纪行为，如贪污受贿、利益输送、不正当竞争等。对发现的违规违纪问题，按照公司内部规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。2.纪检监察部门应建立举报机制，鼓励员工对采购与付款业务中的违规行为进行举报对举报属实的，给予举报人奖励，并对被举报的违规行为进行严肃查处。同时，纪检监察部门应保护举报人的合法权益，确保举报人不受打击报复。五、责任追究（一）违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为未按照规定的采购流程进行操作，擅自采购物资或服务。与供应商勾结，谋取私利，损害公司利益。泄露采购机密信息，给公司造成损失。采购物资或服务的质量不符合要求，未及时采取有效措施处理。擅自变更采购合同条款，给公司带来风险。2.在付款过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为未按照付款审批意见进行付款，擅自支付资金。伪造付款凭证，骗取公司资金。利用职务之便，挪用公司资金用于个人或其他用途。对付款相关凭证审核不严，导致公司资金损失。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育、责令整改等处理措施。2.对于违规行为较重的，给予罚款、降职、降薪、辞退等处理措施。3.对于违规行为构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。4.因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（三）责任追究程序1.发现违规行为后，由内部审计部门、纪检监察部门或其他相关部门进行调查核实，并形成调查报告。2.根据调查报告和公司内部规定，确定责任追究方式和处理意见，报公司领导审批。3.公司领导批准后，由人力资源部门或其他相关部门按