学校财务采购制度及流程

PAGE学校财务采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范学校财务采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障学校教学、科研及日常运营的物资需求，提高资金使用效益，维护学校利益。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他来源资金进行的各类物资采购、工程采购和服务采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，为所有潜在供应商提供平等的机会，不得偏袒任何一方。公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校内部和社会监督，确保采购过程可追溯。效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、服务等因素，实现采购效益最大化。诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序和学校声誉。二、采购管理机构及职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行机构学校设立采购部门，负责具体组织实施采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。采购部门的主要职责包括：制定采购计划和采购方案，明确采购需求、采购方式、采购时间等。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确保采购过程规范有序。对供应商进行资格审查、评估和管理，建立供应商库。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。整理和归档采购文件，建立采购档案。3.采购监督机构学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。4.使用部门职责使用部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果进行验收和评价。使用部门应积极配合采购部门开展采购活动，提供必要的技术支持和信息服务。三、采购预算管理1.预算编制各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额等详细信息，并按照学校预算编制要求和时间节点报送财务部门。财务部门对各部门报送的采购预算进行审核和汇总，纳入学校年度预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校教代会审议，并报上级主管部门备案。2.预算执行采购预算一经批准下达，必须严格执行。采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理相关手续，经批准后方可调整。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、学校事业发展需要等原因，导致采购项目必须变更的。因市场价格波动、不可抗力等因素，导致采购预算无法执行或需要增加采购金额的。其他确需调整采购预算的情况。采购预算调整申请应经采购部门审核、财务部门复核后，报学校采购领导小组审批，并按照学校预算调整程序办理相关手续。四、采购方式及适用范围1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格和条件的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商从而达成交易的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。采购申请表应附相关技术文件、图纸等资料，以便采购部门准确理解采购需求。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性、完整性和合规性。对于符合采购条件的项目，采购部门按照学校采购审批权限规定，将采购申请表提交相应的审批部门进行审批。审批部门应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给采购部门。3.采购实施采购部门根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对受邀供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购部门与特定供应商进行协商，就采购价格、技术要求等事项达成一致意见后，签订采购合同。询价：采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。5.验收付款验收：使用部门负责组织对采购物资进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购物资符合要求。验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，办理付款手续。付款时，财务部门应审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门和使用部门进行处理。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，并由采购部门与供应商双方签字（盖章）确认。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资的规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行审核，确保合同合法合规。2.合同履行采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供采购物资，并提供相应的售后服务。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因以及双方的权利义务等。合同变更协议签订后，采购部门应将变更协议副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。4.合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力、双方协商一致等原因需要终止合同的，采购部门应与供应商办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利义务得到妥善处理。七、供应商管理1.供应商资格审查采购部门建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与学校采购活动。2.供应商评估采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评估。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰。3.供应商库建设采购部门建立供应商库，将通过资格审查和评估的供应商纳入供应商库管理。供应商库应实行动态管理，定期更新供应商信息，确保供应商库的有效性和准确性。采购部门在组织采购活动时，应优先从供应商库中选择供应商。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标公告、投标邀请书、招标文件、投标文件、谈判文件、询价单、报价单等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照项目类别、时间顺序进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、规范。3.档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购档案可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，确保档案的安全性和可查阅性。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。九、监督检查与责任追究1.监督检查采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。采购部门应积极配合采购监督小组的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.责