事业单位零星采购制度

PAGE事业单位零星采购制度一、总则（一）目的为了加强事业单位零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内部各部门及所属单位发生的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修材料、服务类项目等单项或批量金额较小的采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公正公平原则：采购过程应公开透明，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，选择性价比最优的采购方案。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际需要，在每年末编制下一年度零星采购预算，明确采购项目、数量、规格、预计金额等内容。2.采购预算应纳入单位年度预算体系，并按照规定程序进行审核、批准。（二）预算执行1.严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并由部门负责人签字确认。2.采购申请应按照规定的审批权限进行审批，审批通过后方可进入采购程序。（二）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。2.询价采购适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向至少三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门应提供充分的理由和依据，经单位内部审批后，与单一供应商进行采购谈判。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商纳入供应商库。2.在采购活动中，优先从供应商库中选择供应商。对于新的供应商，应按照规定程序进行资格审查和评估，确保其具备提供合格产品或服务的能力。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目、数量、规格、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同应符合法律法规的要求，并报单位相关部门备案。（四）采购实施1.采购部门根据确定的采购方式和供应商，组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。2.对于需要验收的采购项目，采购部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，办理入库手续或支付款项。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求其采取补救措施或退换货物。（五）采购付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时办理采购付款手续。付款前，应对采购项目的验收情况、发票等相关凭证进行审核，确保付款依据充分、合规。2.对于符合财政国库集中支付规定的采购项目，应按照国库集中支付的相关程序办理支付手续。四、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对零星采购活动的全过程监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等。2.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）信息公开1.按照规定及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，接受社会监督。2.建立采购信息查询平台，方便单位内部人员和社会公众查询采购相关信息。（三）档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购方式审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.采购档案保存期限应符合国家有关规定，确保档案资料的完整性和可追溯性。五、责任追究（一）对采购部门及相关人员的责任追究1.在采购活动中，如发现采购部门及相关人员存在违规操作、滥用职权、玩忽职守等行为，导致采购项目出现质量问题、资金损失或其他不良后果的，将依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）对供应商的责任追究1.如供应商在采购活动中存在提供虚假材料、恶意串通、低价倾销、以次充好、拒绝履行合同等行为，将视情节轻重给予警告、