职业学院采购制度

PAGE职业学院采购制度一、总则（一）目的为了规范职业学院的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于职业学院各部门、各项目所涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，合理控制采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院设立采购领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目和采购计划，对采购工作进行指导和监督。(二)采购执行部门1.采购管理部门：负责采购制度的制定、执行和监督，协调采购活动中的各项工作，审核采购申请，组织采购招标、谈判等工作。2.使用部门：根据教学、科研、管理等实际需求，提出采购申请，参与采购项目验收等工作，对采购质量和适用性负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案经部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门会同财务部门对预算草案进行审核，结合学院财力状况，提出调整意见，形成年度采购预算方案，报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按规定程序办理预算调整手续。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，对违反预算规定的行为进行纠正和处理。审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目应采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到规定标准以上的；工程采购单项合同估算价达到规定标准以上的；服务采购单项或批量金额达到规定标准以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；发布中标公告；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单；发出投标邀请书；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；发布中标公告；签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请供应商名单；发出谈判文件；组织谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请；组织论证；公示；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；发出询价通知书；供应商报价；组织评审；确定成交供应商；签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请提出1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量及质量要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购管理部门。（二）采购申请审核1.采购管理部门收到采购申请表后，对申请内容进行形式审查，包括申请的完整性、合规性等。2.采购管理部门会同财务部门对采购申请的预算进行审核，如预算超出规定范围或不合理，应提出调整意见或不予批准。3.对于重大采购项目或涉及特殊要求的采购申请，采购管理部门应组织相关专家进行论证。（三）采购方式确定及实施1.根据采购项目特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式确定原则，选择合适的采购方式。2.公开招标、邀请招标项目，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门应按照规定程序组织实施。3.在采购实施过程中，采购管理部门应做好采购文件的编制、发售和答疑等工作，组织开标评标活动，记录采购过程中的各项信息。（四）中标（成交）供应商确定1.评标委员会或谈判小组、询价小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或报价进行评审，推荐中标（成交〉候选人名单。2.采购领导小组根据评审报告，确定中标（成交）供应商，并出具书面意见。（五）采购合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与中标（成交〉供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，应报采购管理部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，使用部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购货物、工程或服务进行验收，填写验收报告。2.验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。对于技术复杂的采购项目，可邀请相关专家参与验收。3.如验收不合格，使用部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（七）采购付款1.财务部门应根据采购合同约定和验收情况，办理采购付款手续控制采购项目的资金支付进度和金额。2.采购付款应严格按照学院财务管理制度执行，确保资金支付的安全和规范。六、采购文件管理（一）采购文件的种类采购文件包括采购申请表、采购预算文件审计报告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同、验收报告等。（二）采购文件的编制与审核1.各类采购文件应按照规定的格式和内容要求进行编制，确保文件的完整性、准确性和规范性。2.采购文件编制完成后，应经相关部门和人员审核签字，确保文件符合法律法规和学院规定。(三)采购文件保存期限采购文件应妥善保存规定期限，以便查阅和审计。一般采购文件保存期限不少于[X]年对于涉及重要采购项目或有特殊要求的文件，保存期限应适当延长。七采购监督与管理（一）内部监督1.学院审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见。2.学院纪检监察部门应加强对采购活动的监督，对采购过程中的违规违纪行为进行查处。3.采购管理部门应加强对采购活动的日常管理和监督，建立采购工作台账，记录采购项目实施情况，及时发现和纠正存在的问题。（二）供应商管理1.建立供应商库，对参与学院采购活动的供应商进行登记、评价和管理确定供应商的准入条件和退出机制。2.采购管理部门应定期对供应商的履约情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其参与学院采购活动的资格，并及时记入供应商库。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估制度，对采购活动的效率效果、质量、成本