存货采购与付款管理制度

PAGE存货采购与付款管理制度一、总则（一）目的为了加强公司存货采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，确保公司资产安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门存货采购与付款业务的管理。（三）基本原则1.合法性原则采购与付款活动必须遵守国家有关法律法规和政策规定，依法签订采购合同，确保采购业务合法合规。2.全面性原则涵盖存货采购与付款业务的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收、付款等环节，做到全过程管控。3.职责分离原则明确采购、验收、付款等各环节的职责分工，确保不相容岗位相互分离、制约和监督，防止舞弊行为。4.成本效益原则在确保满足公司生产经营需要的前提下，合理控制采购成本和付款成本，提高资金使用效益。5.风险防范原则对采购与付款业务中的各种风险进行识别、评估和应对，采取有效的风险防范措施，降低风险发生的可能性和影响程度。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司年度生产经营计划、销售订单及库存状况，定期对存货需求进行预测，并提交需求预测报告。2.需求预测报告应包括产品名称、规格型号、预计需求量、需求时间等内容，同时应分析市场变化趋势、产品销售情况等因素对需求的影响。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的需求预测报告，结合公司库存水平、采购周期等因素，制定年度采购计划和月度采购计划。2.年度采购计划应明确全年各类存货的采购总量、采购时间安排等；月度采购计划应根据年度采购计划和实际需求情况，细化当月采购品种、数量、交货时间等。3.采购计划应经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核、公司分管领导审批后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整、产品设计变更等原因需要调整采购计划时，相关部门应及时提出书面申请。2.采购计划调整申请应说明调整原因、调整内容及对采购成本、交货时间等的影响，并经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核、公司分管领导审批后实施。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息，并进行分类管理。2.选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、邀请报价等方式，从供应商信息库中筛选出合格的供应商。3.对新开发的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理体系、财务状况等，并填写供应商考察报告。4.供应商的选择应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司生产经营需要。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.供应商评估与考核结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对考核结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、要求整改等。3.采购部门应根据供应商评估与考核结果，对供应商信息库进行动态管理，及时淘汰不合格供应商，补充优秀供应商。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等，协调解决合作过程中出现的问题。2.对长期合作的供应商，采购部门应定期与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，维护双方的合法权益。3.采购部门应积极与供应商开展合作，共同探讨降低采购成本、提高产品质量等方面的措施，实现互利共赢。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购业务应签订书面合同，合同内容应符合《中华人民共和国民法典》等法律法规的规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门审核，法律部门应对合同的合法性、合规性进行审查，并出具审核意见。4.采购合同经法律部门审核通过后，由采购部门负责人签字、公司分管领导审批后签订。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.在合同执行过程中，如发现供应商有违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并承担相应的违约责任。3.如因不可抗力等原因导致合同无法履行或部分无法履行时，采购部门应及时通知供应商，并按照合同约定或法律法规的规定处理。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、生产计划调整、产品设计变更等原因需要变更合同内容时，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等，并经法律部门审核、公司分管领导审批后生效。3.如因供应商违约、不可抗力等原因需要解除采购合同时،采购部门应按照合同约定或法律法规的规定，及时通知供应商，并办理相关解除手续。五、采购执行管理（一）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。2.采购订单下达前，采购部门应审核订单内容的准确性和完整性，确保订单信息与采购计划和采购合同一致。3.采购订单下达后，采购部门应及时将订单副本发送给相关部门，如仓库管理部门、质量检验部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（二）采购过程跟踪1.采购部门应建立采购过程跟踪机制，及时掌握采购订单的执行情况，包括供应商的生产进度、发货情况、运输情况等。2.采购部门应定期与供应商沟通，了解采购订单的执行进度，协调解决执行过程中出现的问题。如发现供应商有延误交货的迹象，采购部门应及时督促供应商采取措施加快生产进度，确保按时交货。3.在采购过程中，如因市场价格波动、原材料供应紧张等原因影响采购订单的执行时，采购部门应及时与供应商协商，调整采购价格或交货时间等。（三）采购验收1.采购产品到货后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购产品的数量、质量、规格型号等进行检验。2.验收合格的采购产品，仓库管理部门应办理入库手续，并填写入库单；验收不合格的采购产品，仓库管理部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.质量检验部门应对采购产品的质量进行抽检，如发现质量问题，应及时出具检验报告，并通知采购部门和仓库管理部门。采购部门应根据检验报告，与供应商协商处理质量问题。六、付款管理（一）付款申请1.采购产品验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时填写付款申请单。付款申请单应包括采购订单号、供应商名称、采购产品名称、数量、金额、付款方式、付款期限等内容。2.付款申请单应经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核、公司分管领导审批后提交财务部门办理付款手续。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请单后，应按照公司财务管理制度和相关法律法规的规定，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告、发票等。2.财务部门应核对采购合同约定的付款方式、付款期限等条款，确保付款申请符合合同要求。同时，应审核发票的真实性、合法性、完整性，如发现发票存在问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门审核无误后，在付款申请单上签字确认，并提交公司总经理审批。（三）付款执行1.公司总经理审批通过后，财务部门应按照付款申请单上的付款方式和付款期限，及时办理付款手续。2.如采用银行转账方式付款时，财务部门应核对收款账户信息，确保付款金额准确无误。付款后，应及时取得银行付款凭证，并进行账务处理。3.如采用现金付款方式时，财务部门应严格按照现金管理规定办理付款手续，确保现金安全。付款后，应及时取得收款收据，并进行账务处理。七）监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对存货采购与付款业务进行审计监督，检查采购与付款业务的内部控制制度执行情况、采购合同签订与执行情况、付款审批与执行情况等。2.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。3.公司财务部门应定期对存货采购与付款业务的财务收支情况进行检查，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。（二）责任追究1.对违反本制度规定，在存货