中小学校采购制度

PAGE中小学校采购制度一、总则（一）目的为了规范中小学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中小学校使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受师生和社会监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，确保采购效益最大化。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，维护采购活动的正常秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构——学校采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人、教师代表等组成。2.职责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。对采购项目进行决策，确定采购方式、采购流程等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。（二）采购执行部门——学校采购办公室1.组成人员：由熟悉采购业务和法律法规的人员组成。2.职责根据采购领导小组决策，具体组织实施采购活动。编制采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、谈判等采购活动。与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。整理采购文件和资料，建立采购档案，并做好采购信息的统计和分析工作。（三）采购监督部门——学校纪检监察部门1.组成人员：由学校纪检监察人员组成。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。对采购项目的验收情况进行监督，确保采购项目质量符合要求。（四）使用部门1.职责根据教育教学和日常工作需要，提出采购需求，明确采购项目技术规格、数量、质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购项目质量进行评价。配合采购执行部门做好采购项目的实施工作，提供必要的协助和支持。三、采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益等有关情况。2.采购办公室对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核，结合学校财力状况和事业发展需要，提出采购预算建议方案，报学校采购领导小组审议。3.学校采购领导小组根据审议结果，将采购预算方案报学校财务部门审核汇总，经学校领导批准后，纳入学校年度预算，并按照规定程序报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报经批准后实施。2.采购办公室应根据采购预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现采购预算与实际采购需求存在差异，应及时与相关部门沟通协调，提出调整建议。3.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目资金使用情况进行核算和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整的，可以按照以下程序进行调整：采购执行部门或使用部门提出采购预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容和调整金额等情况。采购办公室对调整申请进行审核，提出审核意见，报学校采购领导小组审议。学校采购领导小组根据审议结果，决定是否批准采购预算调整申请。如批准调整申请，应按照规定程序报上级主管部门和财政部门备案。2.采购预算调整后，采购执行部门应按照新的采购预算组织实施采购活动，并及时通知相关部门和供应商。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。招标公告应在省级以上财政部门指定的媒体上发布，招标时间应按照规定要求确定，确保有足够时间让潜在供应商参与投标。4.评标委员会由采购人代表和有关技术专家组成，人数应符合规定要求。评标委员会应按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购人应根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。投标邀请1.在采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购时，可以采用邀请招标方式采购。2.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目基本情况、采购要求、投标截止时间和地点以及开标时间和地点等内容。3.邀请招标的开标评标等程序参照公开招标的有关规定执行。竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购办公室应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，并与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应在谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办公室应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于单一来源采购小组成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购小组应编制单一来源采购文件，明确采购项目基本情况、采购要求、采购预算等内容，并报学校采购领导小组批准。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购办公室应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目基本情况、采购要求、报价要求、交货时间和地点等内容。供应商应在规定时间内一次报出不得更改的价格，询价小组应根据符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据教育教学和日常工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、采购用途及预期效益等情况，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经使用部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报学校采购领导小组审批。2.学校采购领导小组根据采购项目情况进行审议，做出是否批准采购申请的决定。如批准采购申请，应明确采购方式、采购预算等内容。（三）采购实施1.根据批准的采购申请，采购办公室按照确定采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购办公室应编制招标文件，发布招标公告，并按照规定程序组织开标、评标、定标等活动；采用邀请招标方式采购的，应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等活动；采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，制定谈判文件，并与供应商进行谈判；采用单一来源采购方式采购的，应成立单一来源采购小组，与供应商进行协商；采用询价方式采购的应成立询价小组，向供应商发出询价通知书。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式及违约责任等内容。2.采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查。合同签订后，采购办公室应将采购合同副本送学校财务部门、使用部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购办公室应及时组织使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购办公室应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修等措施，直至验收合格。如协商不成，采购办公室应按照合同约定追究供应商违约责任，并采取相应措施保障学校利益。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理资金支付手续。2.资金支付前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效，并严格按照财政资金支付管理规定办理支付业务。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与成交供应商协商拟定。合同内容应符合法律法规和采购文件要求，明确双方权利义务、采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间和地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查，确保合同合法有效。审查通过后，由采购办公室负责人和供应商授权代表签字盖章，合同正式生效，并加盖学校合同专用章。（二）合同履行1.采购办公室和使用部门应按照采购合同约定，履行各自义务，确保合同顺利履行采购办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物、工程或服务，并提交相关凭证和资料。使用部门应配合采购办公室做好合同履行的监督检查工作，及时反馈合同履行情况。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同内容的，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。合同变更协议应明确变更内容、变更原因、变更后的权利义务等条款，并报学校采购领导小组批准。2.合同变更协议签订后，采购办公室应及时通知学校财务部门、使用部门等相关部门，并按照变更后的合同履行付款、验收等手续。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方权利义务履行完毕，合同自然终止。在合同履行过程中，如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行需要提前终止的，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面合同终止协议。合同终止协议应明确终止原因、终止时间、双方责任等条款，并报学校采购领导小组备案。2.合同终止后采购办公室应及时清理合同档案，做好相关资料的归档工作。同时，应按照合同约定办理结算手续，结清双方债权债务关系。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目档案应包括采购申请、采购预算、采购文件（招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、单一来源采购文件等）、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、发票以及其他与采购项目有关的文件资料。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料完整、准确、清晰。档案整理与归档1.采购办公室应在采购项目完成后，及时收集整理采购过程中的各类文件资料，并按照档案管理要求进行分类、编号、装订等整理工作。2.整理后的采购档案应及时归档，存入学校专门的档案管理部门或指定地点，建立档案目录索引，便于查询和管理。档案保管与查阅1.学校档案管理部门应妥善保管采购档案，确保档案安全完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。档案保管期限应按照国家和地方有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，并在查阅后及时归还档案。八、监督检查与责任追究（一）内部监督1学校纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，定期对采购制度执行情况、采购项目实施情况进行检查，确保采购活动合法合规、公平公正。2.学校财务部门应加强对采购资金使用情况的监督管理，定期对采购项目资金支付情况进行审核，确保资金使用安全、规范、有效。（二）外部监督1.学校采购活动应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等有关部门的监督检查。对有关部门提出的监督检查意见，学校应认真整改落实。2.采购活动应依法接受社会监督，学校应通过设立举报信箱、公布举报电话等方式，接受师生和社