中国铁建采购制度

PAGE中国铁建采购制度总则1.目的本采购制度旨在规范中国铁建（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司工程建设及运营所需物资、服务的质量和供应及时性，降低采购成本，防范采购风险，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位的采购活动，包括工程建设项目所需的原材料、构配件、设备、工具器具等物资采购，以及与工程建设相关的勘察、设计、施工、监理、咨询等服务采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。公开透明原则：除涉及商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明，接受公司内部监督和社会公众监督。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、违约。采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括审议采购战略、重大采购项目方案、采购预算等，对采购活动中的重大事项进行决策。2.采购管理部门公司设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、执行、监督和协调。采购管理部门的职责包括：制定和完善采购管理制度、流程和标准；编制采购预算和采购计划；组织采购招标、谈判等采购活动；建立和管理供应商库；监督采购合同的执行；协调处理采购过程中的争议和问题。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购活动，配合采购管理部门做好采购相关工作。需求部门的职责包括：根据公司业务需求，及时、准确地提出采购申请；参与采购文件的编制和评审；协助采购管理部门进行供应商考察和评估；负责采购合同的验收工作；反馈采购产品或服务的使用情况和改进建议。4.其他部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同等法律文件进行审查，提供法律咨询和服务。采购预算与计划1.采购预算编制采购预算应根据公司年度经营计划、工程建设项目进度计划等进行编制。采购管理部门应会同各需求部门，结合市场价格走势、历史采购数据等因素，合理确定采购预算金额。采购预算编制应遵循以下原则：准确性原则：采购预算应准确反映采购需求和成本，避免高估或低估。完整性原则：涵盖公司所有采购项目，确保无遗漏。严肃性原则：采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。2.采购计划制定采购管理部门应根据采购预算和工程建设项目进度计划，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等内容。采购计划应按照以下流程进行：需求部门提出申请：需求部门根据业务需求，提前向采购管理部门提交采购申请，说明采购项目的详细情况。采购管理部门审核：采购管理部门对需求部门的采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，审核采购预算的执行情况。编制采购计划：采购管理部门根据审核结果，编制采购计划，并报公司领导审批。下达采购计划：采购计划经公司领导审批后，由采购管理部门下达给相关执行人员，组织实施采购活动。3.采购预算与计划调整在采购预算和计划执行过程中，如因市场价格波动、工程建设项目变更等原因需要调整采购预算和计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出申请，说明调整的原因和内容。采购管理部门应会同相关部门进行审核，报公司领导审批后进行调整。采购方式1.招标采购招标采购是指公司以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，根据评标结果确定中标供应商的采购方式。招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目。招标采购应按照以下程序进行：编制招标文件：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告：采购管理部门通过公司网站、中国招标投标公共服务平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：采购管理部门向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动，并组建评标委员会。评标委员会由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购管理部门根据评标委员会的推荐结果和公司领导的决策意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.竞争性谈判采购竞争性谈判采购是指公司与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判采购适用于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求复杂、市场竞争不充分等采购项目，但招标采购方式难以满足的情况。竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购管理部门组建谈判小组，谈判小组由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成。制定谈判文件：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、技术规格、价格要求、合同条款等内容。邀请供应商：采购管理部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。确定成交供应商：谈判小组根据谈判结果和最后报价情况，推荐成交供应商，采购管理部门根据谈判小组的推荐结果和公司领导的决策意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.询价采购询价采购是指公司向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价结果确定成交供应商的采购方式。询价采购适用于采购金额较小、采购需求规格和技术要求简单、市场货源充足等采购项目。询价采购应按照以下程序进行：选择供应商：采购管理部门根据采购项目的特点和需求选择符合条件的供应商，并向其发出询价通知书。供应商报价：供应商在规定时间内按照询价通知书的要求进行报价，并将报价文件送达采购管理部门。评审报价：采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的报价和其他响应条件，选择报价合理、条件最优的供应商作为成交供应商，但报价明显低于成本的除外，并要求供应商作出合理说明。确定成交供应商：采购管理部门根据评审结果和公司领导的决策意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.单一来源采购单一来源采购是指公司直接与唯一的供应商进行谈判，签订采购合同的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等特殊采购项目。单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：需求部门或采购管理部门根据采购项目的特殊情况，提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、采购理由等内容。审核：采购管理部门对单一来源采购申请进行审核，核实采购项目的特殊情况和采购理由的合理性。审核通过后，报公司领导审批。谈判：采购管理部门与唯一供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等合同条款。签订合同：采购管理部门与唯一供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。供应商管理1.供应商准入采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。供应商准入流程如下：供应商申请：供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，提供企业营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、业绩证明材料等相关资料。初步审核：采购管理部门对供应商提交的申请资料进行初步审核，核实供应商的基本情况和资质条件。实地考察：采购管理部门会同相关部门对初步审核合格的供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。评审：采购管理部门组织相关部门和人员对供应商进行评审，综合考虑供应商的各项准入条件，确定是否准入供应商名单。批准：采购管理部门将评审通过的供应商名单报公司领导批准后，纳入公司供应商库。2.供应商评价与考核采购管理部门应定期对供应商进行评价与考核，建立供应商评价与考核机制。供应商评价与考核内容应包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。供应商评价与考核应按照以下程序进行：收集评价信息：采购管理部门通过采购合同执行情况记录、需求部门反馈、市场调研等方式收集供应商的评价信息。评价与考核：采购管理部门组织相关部门和人员对供应商的评价信息进行分析和评价，按照供应商评价与考核标准对供应商进行打分和排名。反馈与沟通：采购管理部门将供应商评价与考核结果反馈给供应商，与供应商进行沟通交流，提出改进意见和建议。结果应用：采购管理部门根据供应商评价与考核结果，对供应商采取相应的激励或约束措施，如增加或减少采购份额、暂停或取消合作关系等。3.供应商淘汰与退出对于出现下列情形之一的供应商，采购管理部门应及时将其淘汰或退出公司供应商库：提供虚假资料或信息，骗取供应商准入资格的；产品质量不合格，给公司造成重大损失的；交货延迟，严重影响公司工程建设或运营进度的；售后服务不到位，客户投诉较多的；违反法律法规或公司采购制度，存在严重违规行为的；其他不符合公司供应商准入条件或合作要求的情形。采购合同管理1.合同签订采购合同应在中标或成交供应商确定后及时签订，并按照公司合同管理规定进行审核和审批。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订流程如下：起草合同：采购管理部门根据采购项目的谈判结果或中标通知书，起草采购合同文本。审核合同：采购管理部门将起草好的采购合同文本提交给法务部门和财务部门进行审核，审核合同的合法性、合规性、完整性和准确性。审批合同：采购管理部门将审核通过的采购合同文本报公司领导审批，公司领导根据合同的具体情况进行审批。签订合同：采购管理部门与供应商签订采购合同，双方签字盖章后生效。2.合同执行采购合同签订后，采购管理部门和需求部门应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应按照合同约定及时验收采购产品或服务，如发现问题应及时向采购管理部门反馈。采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议，并按照公司合同管理规定进行审核和审批。3.合同验收需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方式对采购产品或服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并将验收报告提交给采购管理部门。采购管理部门根据验收报告办理付款手续，并将采购合同执行情况进行归档。如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。4.合同付款财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款审核和支付。采购管理部门应向财务部门提供采购合同执行情况的相关资料，协助财务部门进行付款审核。财务部门在付款前应核实采购合同的执行情况、验收情况等，确保付款的准确性和合规性。采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。采购管理部门应配合审计部门做好采购审计工作，及时提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，采购管理部门应及时整改，并采取