学校公物采购制度

PAGE学校公物采购制度一、总则（一）目的为了规范学校公物采购行为，加强学校公物采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及附属单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的公物采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程公开透明，所有采购信息向学校全体师生公开，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正评标。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金的使用效益，降低采购成本。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合学校实际需求的公物。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、纪检部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责审定采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购工作小组采购工作小组由相关职能部门负责人、专业技术人员等组成，具体负责采购项目的组织实施。采购工作小组的职责包括：1.根据学校实际需求，编制采购计划和采购预算。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资格审查和实地考察。4.起草采购合同，并负责合同的签订、履行和验收。5.整理和归档采购文件资料。（三）财务部门财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目进行财务核算和审计。（四）纪检部门纪检部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制各部门、各年级组、各班级及附属单位应根据学校发展规划和实际工作需要，提前编制本部门的公物采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的时间报送采购工作小组。（二）预算审核采购工作小组对各部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。对于不符合要求的采购预算，采购工作小组应提出修改意见，要求相关部门重新编制。（三）预算调整采购预算一经审定，原则上不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校规定的程序进行申报和审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大（具体金额标准按照学校规定执行）、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购且必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人按照法定程序，向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请各部门、各年级组、各班级及附属单位根据实际工作需要，填写《学校公物采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字后报送采购工作小组。（二）采购审批采购工作小组对采购申请进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和采购预算，对采购申请进行审批，批准后方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.制定采购文件：采购工作小组根据采购项目的特点和要求，制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.发布采购信息：根据采购方式的不同，采购工作小组通过学校官网、公告栏等渠道发布采购信息，邀请供应商参加采购活动。3.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购工作小组对供应商的资格进行审查，确定符合要求的供应商名单。4.采购评审：采购工作小组组织开标、谈判、询价等采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商或成交供应商。5.采购合同签订：采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合国家法律法规和学校规定的要求，内容应详细、准确、完整。（四）采购验收1.验收准备：采购工作小组在采购合同签订后，应及时通知相关部门和人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购项目的技术规格、质量标准等要求，制定验收方案。2.实施验收：采购项目完成后，采购工作小组组织相关部门和人员按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号是否符合合同要求，质量是否合格，服务是否满足需求等。验收人员应填写《学校公物采购验收报告》，并签字确认。3.验收结果处理：如验收合格，采购工作小组应及时办理结算手续；如验收不合格，采购工作小组应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。如因供应商原因给学校造成损失的，学校有权依法追究供应商的责任。六、采购合同管理（一）合同签订采购工作小组应在中标供应商或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号标准、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购工作小组应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同。如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同验收采购项目完成后，采购工作小组应按照合同约定组织验收。验收合格的，采购工作小组应及时办理结算手续；验收不合格的，采购工作小组应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。（四）合同归档采购合同签订后，采购工作小组应及时将合同副本归档保存。合同归档资料应包括合同文本、中标通知书、验收报告结算凭证等相关文件。合同归档期限按照学校档案管理规定执行。七、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检部门应加强对采购活动的全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购工作小组应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，提高采购工作效率和质量。（二）外部监督学校应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。同时，学校应建立健全采购信息公开制度，将采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商或成交供应商等信息向学校全体师生公开，接受师生的监督。八、采购档案管理（一）档案收集采购工作小组应在采购活动结束后及时收集整理采购档案资料，包括采购申请、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、结算凭证等相关文件。（二）档案整理采购档案资料应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录索引，便于查阅管理。档案资料应装订成册，一式两份，一份由采购工作小组保存，一份交学校档案室存档。（三）档案保管采购档案资料应妥善保管，确保档案资料的安全完整。档案保管期限按照学校档案管理规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案资料的，应填写《学校公物采