大学食堂询价采购制度

PAGE大学食堂询价采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范大学食堂询价采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，保障食堂食品及相关物资的质量安全，降低采购成本，提高资金使用效益，满足师生的用餐需求。2.适用范围本制度适用于大学食堂各类食品原材料、餐具、厨具、设备及其他相关物资的询价采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程透明，机会均等。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保证所采购物资符合食品安全标准和使用要求。效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高经济效益。二、采购组织与职责1.采购管理小组组成：由学校后勤管理部门负责人、食堂主管、财务人员、师生代表等组成。职责制定和修订食堂询价采购制度。审核采购计划和预算。监督采购过程，对重大采购事项进行决策。协调处理采购中的争议和问题。2.采购执行人员组成：食堂采购专员。职责根据采购计划实施询价采购活动。收集供应商信息，建立供应商档案。与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。负责采购物资的验收、入库及相关资料的整理归档。三、采购计划与预算1.采购计划制定食堂采购专员应根据食堂的日常运营需求、库存情况、季节特点等，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。采购计划需经食堂主管审核后报采购管理小组批准。2.采购预算编制财务人员根据采购计划及市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的费用、运输费用、仓储费用等所有相关支出。采购预算需经学校财务部门审核，并报学校领导批准。四、询价采购流程1.供应商选择信息收集采购执行人员通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、实地考察等。收集的信息应包括供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。供应商筛选根据采购物资的要求和供应商信息，对收集到的供应商进行初步筛选。筛选出的供应商应具备合法经营资质、良好的信誉和稳定的供应能力。采购管理小组对初步筛选的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量控制体系、管理水平等，确定入围供应商名单。供应商档案建立采购执行人员为入围供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照、食品生产许可证或经营许可证、产品质量检测报告、合作记录、联系方式等。定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。2.询价询价方式采购执行人员向入围供应商发送询价函，询价函应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。也可通过电话、邮件、面谈等方式进行询价，要求供应商提供产品报价、交货期、售后服务等详细信息。询价记录采购执行人员对询价过程进行记录，包括询价时间、询价对象、询价内容、供应商报价等。询价记录应妥善保存，以备查阅。3.报价比较与评估报价比较采购执行人员对各供应商的报价进行整理和比较，分析价格差异及原因。除价格因素外，还应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素。评估选择采购管理小组根据报价比较结果及综合评估情况，选择合适的供应商。评估结果应记录在案，并经采购管理小组成员签字确认。4.合同签订采购执行人员与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的品种、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前需经学校法律顾问审核，确保合同条款合法合规。合同签订后，应及时将合同副本交采购管理小组、财务部门等相关部门备案。5.采购实施与验收采购实施供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求组织供货。采购执行人员应及时跟踪供货情况，确保物资按时、按质、按量供应。如遇特殊情况需要变更合同条款，采购执行人员应及时与供应商协商，并报采购管理小组批准。验收采购物资到货后，采购执行人员应协同食堂相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、外观等。对食品原材料等物资，需检查其质量检测报告、生产日期、保质期等，并进行抽样检验。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，要求其补货或退换货。6.付款财务人员根据采购合同和验收情况，审核付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购物资明细、金额、付款方式等信息。审核通过后，按照学校财务制度和采购合同约定的付款方式进行付款。付款凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。五、采购监督与管理1.内部监督采购管理小组定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购物资的质量与价格情况等。学校审计部门对食堂采购活动进行定期审计，检查采购资金的使用情况、采购行为的合规性等，发现问题及时督促整改。师生代表可对采购活动进行监督，如有疑问或意见可向采购管理小组反映。采购管理小组应及时处理师生代表的反馈意见，并将处理结果向师生代表反馈。2.供应商管理建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为不合格的供应商，采购管理小组应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其入围资格。加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同探讨改进采购工作的措施和方法。3.档案管理采购执行人员负责采购档案的整理、归档和保管。采购档案应包括采购计划、采购预算、询价记录、报价比较评估资料、采购合同、验收记录、付款凭证等相关文件资料。采购档案应按照年度进行分类整理，保存期限不少于规定年限，以便查阅和审计。六、应急采购管理1.应急采购情形因自然灾害、公共卫生事件、食品安全事故等突发事件导致食堂急需采购物资，以满足师生的基本用餐需求。因市场供应短缺、供应商无法按时供货等特殊原因，影响食堂正常运营，需要紧急采购物资。2.应急采购流程食堂采购专员发现需要应急采购时，应立即向食堂主管报告。食堂主管核实情况后，报采购管理小组批准。采购执行人员在确保采购物资质量安全的前提下，采取紧急询价、就近采购等方式，尽快组织物资采购。应急采购过程应做好记录，包括采购时间、采购物资、供应商、价格等信息。应急采购物资到货后，同样按照正常验收程序进行验收。验收合格的物资及时投入使用，验收不合格的物资按照相关规定处理。3.事后处理应急采购结束后，采购执行人员应及时整理应急采购相关资料，报采购管理小组备案。采购管理小组