伊利集体采购组织制度

PAGE伊利集体采购组织制度一、总则（一）目的为了规范伊利集体采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的内部控制，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于伊利公司及所属各单位的集体采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和外部监督，确保采购活动的公正性和透明度。4.效益原则：通过科学合理的采购管理，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购组织架构及职责（一）采购决策机构1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。2.采购领导小组组成：由采购部门负责人、相关业务部门负责人等组成。职责：负责组织和协调日常采购工作，审核采购计划和预算，审批采购合同，解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部门职责：负责具体的采购业务操作，包括供应商管理、采购计划制定、采购谈判、采购合同签订与执行、采购付款等工作。岗位设置：根据采购业务的需要，设置采购经理、采购专员等岗位，明确各岗位的职责和权限。2.相关业务部门职责：负责提出采购需求，参与采购计划的制定和审核，协助采购部门进行供应商选择和采购谈判，负责采购物资的验收和使用等工作。（三）采购监督部门1.内部审计部门职责：负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况，审查采购合同的合法性和合规性，对采购过程中的违规行为进行调查和处理。2.纪检监察部门职责：负责对采购活动中的违纪违法行为进行监督检查，对违反党纪政纪的人员进行查处。三、采购流程（一）采购需求提出1.相关业务部门根据业务发展需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.采购需求申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请表后，进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，经采购部门负责人审核签字后，提交采购领导小组审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行分类管理。2.采购部门组织相关业务部门对供应商进行评估和选择，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据评估结果，确定合格供应商名单，并与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.采购部门定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，对不合格供应商及时进行淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购计划和供应商名单，选择合适的供应商进行采购谈判，谈判内容包括采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等方面。2.采购谈判达成一致意见后，采购部门起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务项目名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的约定，组织供应商进行交货，并对交货情况进行跟踪和监督。2.相关业务部门负责对采购物资或服务进行验收，验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等方面。验收合格后，填写《采购验收单》，并签字确认。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取相应的解决措施。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和采购验收单，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并提交相关证明材料。2.采购付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。3.财务部门根据公司财务制度和采购合同的约定，对采购付款申请表进行审核。审核通过后，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或投标邀请书：公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向特定的供应商发出投标邀请书。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标、评标和定标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标和定标。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，招标人根据评标委员会的推荐意见确定中标人。签订合同：中标人确定后，采购部门与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、相关业务部门、技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评标标准等内容。邀请供应商参加谈判：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可对谈判文件进行实质性修改。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，推荐成交供应商，采购部门根据谈判小组的推荐意见确定成交供应商。签订合同：成交供应商确定后，采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组：由采购部门、相关业务部门等组成询价小组。确定被询价的供应商名单：采购部门根据采购项目的特点和要求，确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。询价：询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。供应商应按照询价通知书的要求，提供货物的规格、型号、数量、价格、交货时间等信息。确定成交供应商：询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。成交供应商的报价应满足采购项目的要求，且价格最低。签订合同：成交供应商确定后，采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：填写《单一来源采购申请表》：采购部门根据采购项目的实际情况，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等内容，并提交相关证明材料。审批：《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购部门与供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和业务发展需要，结合历史采购数据和市场价格变化趋势，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并提交采购领导小组审核。3.采购领导小组对采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行调整和完善，形成年度采购预算方案。4.年度采购预算方案经公司董事会审议通过后，下达给采购部门和相关业务部门执行。（二）采购预算执行1.采购部门和相关业务部门应严格按照年度采购预算方案执行采购任务，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额、调整项目等内容，并提交采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，方可进行预算调整。（三）采购预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期对采购部门和相关业务部门采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.公司建立采购预算考核制度，对采购部门和相关业务部门采购预算执行情况进行考核。考核内容包括预算执行率、采购成本控制、采购质量等方面。对预算执行情况好的部门和个人进行表彰和奖励；对预算执行情况差的部门和个人进行批评和处罚。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当控制、定期检查等措施；对于低风险因素，应采取一般关注、日常管理等措施。2.建立风险预警机制：采购部门定期对采购风险进行监测和分析，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取相应的风险应对措施。（三）风险监控与改进1.采购部门定期对风险应对措施的执行情况进行监控，检查风险应对措施是否有效实施，是否达到预期的风险控制目标。2.根据风险监控结果，及时总结经验教训，对采购制度和流程进行优化和改进，不断提高采购风险管理水平。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。2.建立采购信息收集制度，明确信息收集的渠道、方式、频率等要求，确保采购信息的及时、准确、全面。（二）采购信息整理与分析1.