招标采购工作职责制度

PAGE招标采购工作职责制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，确保招标采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本工作职责制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，确保潜在供应商能够平等参与竞争。3.公平公正原则：对待所有潜在供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证评标过程和结果的公正性。4.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度、流程和标准。2.组织实施公司年度招标采购计划，包括招标采购项目的策划、组织、协调和监督。3.建立和维护公司招标采购供应商库，负责供应商的资格审查、评估和管理。4.审核招标采购文件，组织开标、评标、定标等活动，确保招标采购过程合法合规。5.负责招标采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作，协调处理合同纠纷。6.定期对招标采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断提高招标采购工作水平。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、交货期、售后服务等内容。2.协助招标采购管理部门编制招标采购文件，提供技术支持和相关资料。3.参与开标、评标等活动，对采购项目的技术、商务条款进行评审，提出意见和建议。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。5.配合招标采购管理部门处理采购过程中的相关问题，提供必要的协助和支持。（三）财务部门1.参与招标采购项目预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责审核招标采购项目的资金预算和支付计划，确保资金使用合理、合规。3.对招标采购合同的财务条款进行审核，监督合同执行过程中的财务收支情况。4.协助招标采购管理部门进行采购成本分析和控制，提供财务数据支持。（四）法务部门1.为招标采购活动提供法律咨询和法律支持，确保招标采购过程合法合规。2.审核招标采购文件、合同等法律文件，防范法律风险。3.参与处理招标采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、交货期、售后服务等内容，并提交相关证明材料。2.《招标采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报招标采购管理部门。（二）采购审批1.招标采购管理部门收到《招标采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、涉及重要业务或技术复杂的采购项目须提交公司领导审批。3.经审批通过的采购项目，招标采购管理部门下达《招标采购任务书》，明确采购项目的具体要求和工作安排。（三）文件编制1.招标采购管理部门根据《招标采购任务书》，组织相关人员编制招标采购文件，包括招标文件、采购合同模板等。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容，确保文件内容完整、准确、清晰。如涉及技术复杂的项目，可邀请相关专家参与文件编制工作。3.采购合同模板应明确双方的权利义务、价格条款、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款，确保合同合法合规、公平合理。（四）信息发布1.招标采购管理部门通过公司官网、专业采购平台、社交媒体等渠道发布招标采购信息，公开招标采购项目的名称、内容、要求、报名时间、开标时间等关键信息，吸引潜在供应商参与投标。2.对于邀请招标项目，招标采购管理部门根据供应商库或其他渠道筛选出符合条件的潜在供应商，向其发出邀请投标函，邀请其参与投标。（五）报名及资格审查1.潜在供应商在规定的报名时间内，按照招标采购文件的要求，向招标采购管理部门提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、产品样本、报价清单等。2.招标采购管理部门对报名供应商的资格进行审查，核实其提供的资料真实性、有效性和完整性，确定符合要求的潜在供应商名单。3.对于不符合资格要求的供应商，招标采购管理部门应及时通知其报名无效，并说明原因。（六）招标文件发售1.招标采购管理部门向通过资格审查的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。2.招标文件发售时，应向潜在供应商提供招标文件的书面文本或电子文档，并告知其招标文件的答疑、澄清时间和方式。（七）投标文件编制与提交1.潜在供应商应根据招标文件的要求，编制投标文件，包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照规定的格式和要求进行装订、密封。2.投标文件应在规定的投标截止时间前，送达招标采购管理部门指定的地点。招标采购管理部门应做好投标文件的接收、登记和保管工作。3.对于逾期送达或未按照招标文件要求密封的投标文件，招标采购管理部门应予以拒收。（八）开标1.招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标会议应由招标采购管理部门负责人或其授权代表主持。2.开标时，首先由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.开标过程应做好记录，并由投标人代表签字确认。开标记录应作为评标文件的组成部分存档。（九）评标1.招标采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人名单。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得透露评标情况。3.评标标准应包括技术方案、产品质量、价格、售后服务、业绩信誉等方面的内容，确保评标结果客观、公正。（十）定标1.招标采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合公司的采购需求和实际情况，确定中标人。2.中标人确定后，招标采购管理部门应及时向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。3.中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标日期、交货期、质量标准等主要内容，是招标人与中标人签订合同的依据。（十一）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标采购管理部门签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件的内容签订，明确双方的权利义务、价格条款、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同签订前，招标采购管理部门应将合同文本提交法务部门和财务部门进行审核，确保合同合法合规、公平合理。审核通过后的合同文本方可正式签订。3.采购合同签订后，招标采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。（十二）合同履行与验收1.合同签订后，供需双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并签字确认。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。（十三）付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，审核需求部门提交的付款申请及相关证明材料无误后，办理付款手续。2.付款申请应包括采购合同编号、付款金额、付款理由、发票号码等内容，并附验收报告、发票等相关凭证。3.财务部门应严格控制付款进度，确保资金使用安全、合理。对于不符合合同约定或存在问题的付款申请，财务部门有权拒绝支付。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查招标采购程序是否合规、文件是否齐全、合同履行是否正常等，发现问题及时提出整改意见。2.招标采购管理部门应建立内部监督机制，加强对招标采购工作各个环节的自我监督和检查，确保工作规范、有序进行。（二）供应商监督1.在招标采购活动中，鼓励供应商对招标采购过程中的违法违规行为进行监督和举报。对于供应商的举报，招标采购管理部门应及时受理，并进行调查核实。2.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。（三）考核机制1.制定招标采购工作考核办法，对招标采购管理部门、需求部门等相关部门及人员的工作绩效进行考核评价。考核内容包括