人防办采购业务管理制度

PAGE人防办采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强人防办采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人防办机关及所属各部门、单位使用财政性资金和自有资金进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和有关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择具有良好信誉、较强实力和合理价格的供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立人防办采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由办领导及相关部门负责人组成，主要职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定采购预算和采购计划。3.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件和中标（成交）供应商。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购业务的具体执行部门。采购办公室的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和本单位采购制度。2.编制采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。6.对采购活动进行总结分析，提出改进建议。（三）采购监督机构成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由纪检监察部门、财务部门及相关业务部门人员组成，主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和本单位采购制度的规定。2.检查采购文件的编制和审核情况。3.监督开标评标过程是否公正、公平、公开。4.审查采购合同的签订和履行情况。5.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、单位应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制本部门、单位的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门要求进行细化和分类。3.采购办公室负责汇总各部门、单位的采购预算，编制全办采购预算草案，报采购领导小组审议后，提交财政部门审核。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批，并报财政部门备案。3.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金的合理使用。2.采购监督小组应加强对采购预算执行情况的监督，防止出现超预算采购、无预算采购等违规行为。四、采购计划管理（一）计划编制1.各部门、单位应根据采购预算和工作实际需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体需求、采购时间、采购方式等内容。2.采购办公室负责汇总各部门、单位的采购计划，结合全办工作安排，编制年度采购计划，报采购领导小组审批。3.年度采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间和进度。（二）计划执行1.采购办公室应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序报采购领导小组审批。3.采购过程中，如遇采购项目取消、变更等情况，采购办公室应及时调整采购计划，并做好相关记录。（三）计划监督1.采购监督小组应定期对采购计划执行情况进行检查，督促采购办公室按时完成采购任务。2.各部门、单位应配合采购办公室做好采购计划执行工作，及时提供采购项目相关信息和资料。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，并同时在本单位网站上公布。4.采购办公室应组织开标评标活动，并按照规定程序确定中标（成交）供应商。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标要求、投标时间和地点等内容。4.采购办公室应组织开标评标活动，并按照规定程序确定中标（成交）供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项与供应商进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应组织专家对采购项目进行论证，并报采购领导小组批准。3.采购办公室应与单一供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，并签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，采购办公室应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应按照询价通知书规定的评审程序、评定成交的标准等事项对供应商的报价进行评审，并确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外采购方式采购货物、工程和服务的，采购办公室应在采购活动开始前，按照规定程序报采购领导小组审批。2.采购方式审批应提交采购项目的基本情况、采购方式选择理由及相关证明材料等。3.采购领导小组应在收到采购方式审批申请后，及时进行审核，并作出批准或不予批准的决定。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购办公室应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，并确保采购文件的合法性、完整性和公正性。2.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门、单位和专家的意见，对采购文件进行论证和审核。3.采购文件编制完成后，应报采购领导小组审批。（二）采购文件发售1.采购办公室应按照规定程序发售采购文件，并向购买采购文件的供应商提供相关资料和服务。2.采购文件售价应合理，不得高于编制和印刷成本。3.采购办公室应做好采购文件发售记录，包括发售时间起止、购买供应商名称、联系方式、采购文件编号等。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发售截止日期后，如供应商对采购文件有疑问，采购办公室应及时给予澄清或解答。2.在采购活动开始前，如需要对采购文件进行修改，采购办公室应按照规定程序发布澄清公告，并以书面形式通知所有已购买采购文件的供应商。3.澄清或修改文件作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。七、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购办公室应按照规定程序在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，包括招标公告、中标（成交）公告等。2.采购信息应全面、及时、准确地反映采购项目的基本情况、采购要求、采购程序等内容。3.采购办公室应同时在本单位网站上公布采购信息，方便本单位人员和社会公众查询。《二）供应商资格审查1.采购办公室应按照采购文件规定的资格条件，对供应商的资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.供应商应提供真实、有效的资格证明文件，采购办公室应对供应商资格证明文件进行核实。3.未通过资格审查的供应商不得参加采购活动。（三）开标评标1.采购办公室应按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标评标活动应在采购监督小组的监督下进行。2.开标时，采购办公室应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。3.评标时，评标委员会应按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标文件进行评审，并推荐中标（成交）候选人。4.采购办公室应记录开标评标过程，包括开标时间、地点、参加人员名单、投标文件密封情况、开标唱标情况、评标委员会成员名单、评审过程及结果等。（四）中标（成交）供应商确定1.采购领导小组应根据评标委员会推荐的中标（成交）候选人，按照规定程序确定中标（成交）供应商。2.采购办公室应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。3.中标（成交）通知书应明确采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购合同签订时间等内容。《五）采购合同签订1.采购办公室应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商投标文件的约定，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间和地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购办公室应将采购合同副本送采购监督小组备案。八、采购项目验收（一）验收准备1.采购项目完成后，采购办公室应及时组织验收。验收前，采购办公室应成立验收小组，明确验收人员职责。2.验收小组应熟悉采购项目的采购文件和采购合同要求，制定验收方案和验收标准。3.采购办公室应通知供应商做好验收准备工作，并要求供应商提供相关验收资料。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案和验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对和检查。2.验收过程中，验收小组可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收工作，并听取供应商的情况介绍。3.验收小组应如实记录验收情况，包括验收时间、地点、参加人员名单、验收内容、验收结果及存在问题等。（三）验收报告1.验收结束后，验收小组应编写验收报告。验收报告应包括采购项目基本情况介绍、验收依据、验收过程、验收结果及结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖验收小组印章。3.采购办公室应将验收报告送采购监督小组备案，并作为支付采购资金的依据。（四）验收问题处理1.如验收过程中发现采购项目存在质量问题或其他不符合采购合同约定的情况，验收小组应及时要求供应商进行整改。2.供应商应按照要求进行整改，并在规定时间内将整改情况报告采购办公室。3.如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，采购办公室应按照采购合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，确保采购项目正常使用。九、采购资金支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定，向采购办公室提交支付申请。支付申请应包括采购项目名称、合同编号、支付金额、支付方式等内容，并提供相关证明材料。2.采购办公室应审核供应商提交的支付申请，核实采购项目验收情况和合同履行情况。3.审核无误后，采购办公室应填写支付审批表，报采购领导小组审批。（二）支付审批1.采购领导小组应按照规定程序对支付审批表进行审批。审批内容包括采购项目的合法性、合规性、验收情况、合同履行情况及支付金额等。2.经采购领导小组审批同意后，采购办公室应将支付审批表送财务部门办理支付手续。（三）支付执行1.财务部门应按照支付审批表的要求，及时办理采购资金支付手续。支付方式应符合财政部门规定和采购合同约定。2.财务部门应做好采购资金支付记录，包括支付时间、支付金额、支付对象、支付方式等，并定期与采购办公室核对支付情况。十、采购档案管理（一）档案收集1.采购办公室应负责采购档案的收集工作，确保采购活动相关资料齐全、完整。采购档案包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、开标评标记录、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、支付凭证等。2.采购过程中形成的各类文件、资料应及时整理归档，不得遗失或损坏。（二）档案整理1.采购办公室应按照档案管理要求，对收集的采购档案进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和使用。2.档案整理应包括文件编号登记、目录编制页、装订成册等工作。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管在专门的档案柜或档案室中，确保档案安全。档案保管应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。（四）档案查阅1.本单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案