中铁十五局采购管理制度

PAGE中铁十五局采购管理制度一、总则（一）目的为加强中铁十五局采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，确保物资供应满足项目施工生产需要，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁十五局集团有限公司及所属各单位的物资采购活动，包括工程建设所需的各类原材料、构配件、设备等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合工程要求。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易，维护公司利益。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。2.组织实施公司年度采购计划，负责采购项目的策划、组织和协调。3.建立和维护供应商管理体系，负责供应商的开发、评估、选择、考核和管理工作。4.负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作，跟踪合同履行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.负责采购信息的收集、整理、分析和反馈，建立采购信息管理系统，为公司决策提供支持。6.负责采购人员的培训、考核和管理工作，提高采购人员的业务素质和工作能力。（二）需求部门职责1.根据项目施工生产需要，提出物资采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购项目的技术谈判、商务谈判和合同签订工作，提供技术支持和商务意见。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责，及时反馈验收中发现的问题。4.配合采购管理部门做好供应商管理、采购合同执行等相关工作。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理使用和安全。2.参与采购合同的审核工作，对合同中的付款条款进行审核，提出财务意见。3.负责采购款项的支付工作，按照合同约定及时支付采购货款。4.定期对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。2.参与重大采购项目的招标、评标等活动，对采购过程进行监督。3.对采购合同进行审计，检查合同条款的合法性、合规性和合理性。4.对采购项目的财务收支进行审计，核实采购成本的真实性和准确性。三．采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据项目施工进度计划、物资消耗定额等，提前编制物资采购申请计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.采购申请计划应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。3.采购管理部门应根据需求部门提交的采购申请计划，结合公司库存情况、市场供应情况等，综合平衡后编制年度采购计划和月度采购计划。4.年度采购计划应于每年年底前编制完成，经公司主管领导审批后下达执行。月度采购计划应于每月[具体日期]前编制完成，经采购管理部门负责人审批后下达执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因项目施工进度变化、设计变更、市场供应情况等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出采购计划调整申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购计划调整申请应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。3.采购管理部门应根据需求部门提交的采购计划调整申请，进行审核和评估，必要时组织相关部门进行论证。如调整后的采购计划对公司成本、进度等有较大影响的，应报公司主管领导审批。4.采购管理部门应根据审批后的采购计划调整申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据公司采购需求和市场供应情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等。2.采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、招标代理机构推荐等，并对收集到的供应商信息进行整理和分析。3.采购管理部门应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况，并填写供应商考察报告。4.采购管理部门应根据供应商考察报告，对潜在供应商进行综合评估，建立供应商评估档案，确定合格供应商名单。（二）供应商评估1.采购管理部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.采购管理部门应制定供应商评估标准和评估方法，明确评估指标、权重、评分标准等，并组织相关人员对供应商进行评估打分。3.采购管理部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，B类供应商为合格供应商，C类供应商为不合格供应商。4.采购管理部门应根据供应商分类管理情况，对不同类别的供应商采取不同的管理措施。对A类供应商，应给予更多的合作机会和优惠政策；对B类供应商，应加强沟通和管理，督促其不断改进；对C类供应商，应及时淘汰。（三）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的要求和供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应优先选择A类供应商，其次选择B类供应商，原则上不选择C类供应商。2.采购管理部门应组织相关人员与选定的供应商进行商务谈判，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款，并签订采购合同。3.采购管理部门应在采购合同签订前，将采购合同文本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保采购合同的合法性、合规性和合理性。（四）供应商考核1.采购管理部门应建立供应商考核制度，定期对供应商进行考核。考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.采购管理部门应制定供应商考核标准和考核方法，明确考核指标、权重、评分标准等，并组织相关人员对供应商进行考核打分。3.采购管理部门应根据供应商考核结果，对供应商进行奖惩。对考核优秀的供应商，应给予表彰和奖励；对考核不合格的供应商，应责令其限期整改；对整改后仍不合格的供应商，应取消其合格供应商资格。五、采购方式（一）招标采购1.符合下列条件之一的采购项目，应采用招标采购方式：采购金额较大，对公司成本影响较大的项目；采购物资技术规格复杂，潜在供应商较少的项目；法律法规规定必须采用招标采购方式的项目。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，包括招标公告发布、招标文件编制、投标报名、开标、评标、定标等环节。3.采购管理部门应组织相关人员编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并在规定的媒体上发布招标公告。4.投标报名截止后，采购管理部门应组织相关人员对投标文件进行开标、评标和定标。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，采用综合评估法或最低价评标法等方法确定中标候选人。5.采购管理部门应根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知其他未中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：条件采购项目采购项目采购项目采购项目2.竞争性谈判采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，包括谈判文件编制、谈判邀请、谈判、确定成交供应商等环节。3.采购管理部门应组织相关人员编制谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容，并向符合条件的供应商发出谈判邀请。4.谈判邀请发出后，采购管理部门应组织相关人员与供应商进行谈判。谈判应按照谈判文件规定的谈判程序进行，采用一轮或多轮谈判的方式，确定成交供应商。5.采购管理部门应根据谈判结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知其他未成交供应商。（三）询价采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用询价采购方式：采购物资规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目；采购金额较小，对公司成本影响较小的项目。2.询价采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，包括询价文件编制、询价邀请、报价、确定成交供应商等环节。3.采购管理部门应组织相关人员编制询价文件，明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序等内容，并向符合条件的供应商发出询价邀请。4.询价邀请发出后，采购管理部门应组织相关人员与供应商进行询价。询价应按照询价文件规定的询价程序进行，要求供应商在规定的时间内报价。5.采购管理部门应根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知其他未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，包括单一来源采购申请、审批、谈判、签订采购合同等环节。3.需求部门应提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购理由等，并经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。4.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购申请进行审核和评估，必要时组织相关部门进行论证。如单一来源采购申请对公司成本、进度等有较大影响的，应报公司主管领导审批。5.采购管理部门应根据审批后的单一来源采购申请，与供应商进行谈判，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）采购合同的签订1.采购管理部门应在确定供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将采购合同文本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保采购合同的合法性、合规性和合理性。3.采购合同经审核通过后，采购管理部门应加盖公司合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字后生效。（二）采购合同的执行1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，明确各部门的职责和工作要求。2.需求部门应按照采购合同约定，及时做好采购物资的验收准备工作，确保采购物资按时、按质、按量到货。3.采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法按时履行的，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施尽快履行合同，并追究其违约责任。（三）采购合同的变更1.在采购合同执行过程中，如因项目施工进度变化、设计变更、市场供应情况等原因需要变更采购合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订采购合同变更协议。2.采购合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并经双方签字盖章后生效。3.采购合同变更协议签订后，采购管理部门应及时将采购合同变更协议副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，确保各部门及时了解采购合同变更情况。（四）采购合同的终止1.在采购合同执行过程中，如因下列原因导致采购合同无法继续履行的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订采购合同终止协议：项目取消或暂停；采购物资已不再需要；供应商无法履行合同义务；法律法规规定的其他情形。2.采购合同终止协议应明确终止的原因、双方的权利和义务等条款，并经双方签字盖章后生效。3.采购合同终止协议签订后，采购管理部门应及时将采购合同终止协议副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，确保各部门及时了解采购合同终止情况。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.采购管理部门应建立采购风险识别清单，明确风险因素的具体表现形式、影响程度等，并定期进行更新和完善。（二）风险评估1.采购管理部门应根据采购风险识别清单，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。2.采购管理部门应制定采购风险评估标准和评估方法，明确评估指标、权重、评分标准等，并组织相关人员对风险因素进行评估打分。3.采购管理部门应根据风险评估结果，对风险因素进行分类管理，采取不同的风险应对措施。对高风险因素，应重点关注，采取积极有效的风险应对措施；对中风险因素，应加强监控，适时采取风险应对措施；对低风险因素，应进行适当关注，定期进行风险评估。（三）风险应对1.采购管理部门应根据采购风险评估结果，制定采购风险应对策略，采取有效的风险应对措施，降低采购风险。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，采购管理部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，避免因市场价格波动等原因导致采购成本增加。3.对于供应商风险，采购管理部门应加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择