招投采购管理制度

PAGE招投采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司招投采购活动，加强对招投采购过程的管理与监督，确保招投采购工作合法、合规、公开、公平、公正，提高公司资金使用效益，保障公司各项业务顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招投采购项目，包括但不限于工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：招投采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保各项操作合法合规。2.公开公平公正原则：招投采购信息应公开透明，所有参与方机会均等，按照既定规则公平竞争，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证质量的前提下，通过优化招投采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：参与招投采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、招投采购管理机构及职责（一）招投采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议招投采购管理制度、重大招投采购项目计划及预算。对招投采购项目的重大事项进行决策，如采购方式的确定、中标候选人的选定等。监督招投采购活动的执行情况，协调解决招投采购过程中的重大问题。（二）招投采购管理部门1.设置：根据公司实际情况，设立专门的招投采购管理部门，配备专业的招投采购管理人员。2.职责贯彻执行招投采购管理制度，制定具体的招投采购操作规程。负责招投采购项目的策划、组织、实施和管理，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立和维护招投采购供应商库，对供应商进行资格审查和评价管理。负责招投采购项目的合同签订、执行跟踪及验收工作。收集、整理和分析招投采购数据，定期向上级汇报招投采购工作情况。（三）需求部门1.职责根据公司业务需求，提出招投采购项目申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细需求。参与招投采购文件编制、评标等工作，提供专业技术支持和意见。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、性能等进行评估。（四）监督部门1.职责对招投采购活动进行全过程监督，检查招投采购程序是否合规、采购行为是否公正。受理招投采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对招投采购工作进行审计，提出改进建议和意见。三、招投采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《招投采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、时间要求等内容，并提交至招投采购管理部门。2.招投采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的紧迫性等。如审核通过，将采购申请提交至招投采购管理委员会审议；如审核不通过，及时反馈需求部门并说明原因。（二）采购计划制定1.招投采购管理部门根据采购申请和公司招投采购管理制度，制定招投采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、采购文件编制要求等内容。2.采购计划经招投采购管理委员会批准后实施。（三）采购文件编制1.招投采购管理部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标方法等实质性内容，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件编制过程中，需求部门应提供必要的技术支持和协助，招投采购管理部门可组织相关专家进行论证和审核。（四）采购信息发布1.招投采购管理部门通过公司官网、专业采购平台、媒体等渠道发布采购信息，包括采购公告、招标文件等。2.采购信息应明确采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、开标时间和地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名参加采购项目，并提交相关报名资料。2.招投采购管理部门对供应商报名资料进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.经资格审查合格的供应商，方可参与采购项目的投标。（六）投标文件接收与开标1.招投采购管理部门按照规定时间和地点接收供应商的投标文件，并进行登记和编号。2.在开标时间，招投采购管理部门组织开标会议，邀请需求部门、监督部门等相关人员参加。开标会议应公开唱标，公布供应商的投标报价、投标文件主要内容等信息。（七）评标1.开标结束后，招投采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成，人数应符合相关法律法规要求。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得泄露评标信息。（八）中标候选人公示1.招投采购管理部门将评标委员会推荐的中标候选人名单在公司官网等渠道进行公示，公示期不得少于规定天数。2.公示期间，如收到对中标候选人的异议，招投采购管理部门应及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。（九）合同签订1.公示无异议后，招投采购管理部门组织与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。合同审核通过后，方可签订合同。（十）合同执行与验收1.中标供应商按照采购合同约定履行交货、服务等义务，需求部门负责合同执行的跟踪和监督。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，出具验收报告。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：按照本制度规定的招投采购流程进行公开招标活动，包括发布招标公告、报名登记、资格审查、开标、评标、中标候选人公示、合同签订等环节。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式费用占采购项目总价值比例过大的项目。2.招标程序：由招投采购管理部门根据采购项目特点和供应商库情况，选择若干家潜在供应商发出邀请招标函，被邀请供应商按照规定时间和要求参加投标，后续评标等程序参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：招投采购管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：由需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因和拟采购供应商，经招投采购管理部门审核、招投采购管理委员会批准后，与拟采购供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：招投采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据供应商报价情况进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.招投采购管理部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉、财务状况等条件。2.潜在供应商向招投采购管理部门提交准入申请及相关证明材料，招投采购管理部门按照准入标准进行审核，审核合格的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.招投采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核。2.评价和考核方式包括供应商自评、需求部门评价、招投采购管理部门评价等，评价结果作为供应商后续合作、淘汰等的依据。（三）供应商淘汰与更新1.对于评价考核不合格、出现严重违约行为或不再符合公司采购要求的供应商，招投采购管理部门将其从供应商库中淘汰。2.定期对供应商库进行清理和更新，引入新的优质供应商，确保供应商库的有效性和竞争力。六、招投采购风险管理（一）风险识别1.招投采购管理部门会同相关部门，对招投采购活动中可能存在的风险进行识别，包括法律法规风险、市场风险、供应商风险、评标风险、合同风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和优先级。2.风险评估结果作为制定风险应对措施的依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如完善招投采购制度、加强市场调研、优化供应商管理、规范评标流程、加强合同管理等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对招投采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购文件的编制与执行情况、供应商管理情况、评标过程的公正性