自主网上采购制度

PAGE自主网上采购制度一、总则（一）目的为了规范公司自主网上采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在自主网上进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应公正公平，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和形象。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善自主网上采购制度、流程和标准。2.组织实施自主网上采购活动，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行等。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。4.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）需求部门职责1.根据公司业务需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与供应商选择、采购合同评审等工作，提供相关意见和建议。3.负责验收采购物资或服务，对验收结果负责。4.配合采购部门做好采购工作的相关事宜。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同评审，对合同中的付款条款进行审核。3.负责办理采购款项的支付手续，对采购资金的支付进行监督和管理。（四）审计部门职责1.负责对自主网上采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审计评价，提出审计意见和建议。3.协助处理采购过程中的违规违纪问题。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需求，填写《采购申请表》一式两份，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后，一份提交给采购部门，一份留存本部门。2.采购申请应遵循先预算后采购的原则，对于超出预算范围的采购申请，需按照公司预算管理相关规定进行审批。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），采购部门审核通过后，直接进入采购执行环节。3.对于金额较大的采购申请，采购部门审核通过后，提交公司分管领导审批。分管领导审批通过后，进入采购执行环节；如分管领导认为有必要，可提交公司总经理审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据采购审批结果，结合市场供应情况、库存状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预计采购金额、供应商选择范围等内容。2.采购计划应经采购部门负责人审核签字后，报公司分管领导备案。（四）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过自主网上采购平台、供应商数据库、行业网站、供应商推荐等渠道收集供应商信息。2.对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面。3.组织相关人员对通过资格审查的供应商进行实地考察或评估，考察或评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力、价格水平、交货期等方面。4.根据资格审查、实地考察或评估结果，从符合要求的供应商中选择若干家作为候选供应商，并建立供应商档案。5.采购部门与候选供应商进行谈判，就采购物资或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后，签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同经法律部门或法律顾问审核通过后，由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章或公章。采购合同一式两份，一份由采购部门留存，一份交供应商。（六）采购执行1.采购部门按照采购合同约定，向供应商发出采购订单或采购通知，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、交货地点等信息。2.供应商收到采购订单或采购通知后，应按照约定的时间、地点、质量要求等向公司交付采购物资或提供服务。3.采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量交付。（七）验收1.采购物资或服务交付后，需求部门应按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《验收单》一式两份，详细注明验收物资或服务的名称、规格、数量、质量情况、验收日期等信息，并经验收人员签字确认后，一份提交给采购部门，一份留存本部门。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。（八）付款1.采购部门根据验收结果和采购合同约定，填写《付款申请表》一式两份，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、应付款金额、付款方式、付款日期等信息，并经部门负责人签字确认后，一份提交给财务部门，一份留存本部门。2.财务部门收到付款申请表后，对付款申请的真实性、合法性、合规性进行审核。审核通过后，按照公司财务管理制度和采购合同约定办理付款手续。3.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在付款前对供应商的信用状况进行评估，确保预付款的安全。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对自主网上采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于供应商违约、采购物资质量问题、价格波动、交货延迟、合同纠纷等。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应积极配合采购部门，提供相关信息和意见，协助采购部门做好风险识别工作。（二）风险评估1.采购部门根据风险识别结果，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、风险评分等工具进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理、制定应急预案等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险因素，可采取一般的管理措施进行关注。2.在采购过程中，采购部门应加强与供应商的沟通协调，建立良好的合作关系，降低供应商违约风险；加强对采购物资质量的检验和验收，确保采购物资符合质量要求；关注市场价格波动，合理选择采购时机，降低价格风险；加强对采购合同的管理，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。五其他事项（一）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购计划、供应商档案、采购合同、采购订单、验收单、付款申请表等。2.采购档案的保存期限应按照公司档案管理相关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。（二）采购绩效评估1公司应建立采购绩效评估制度，定期对采购部门的采购工作进行绩效评估。采购绩效评估指标应包括采购成本、采购效率、采购质量、供应商管理等方面。2采购绩效评估结果应作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，并与薪酬、晋升等挂钩。（三）信息化建设1公司应加强自主网上采购信息化建设，不断完善采购管理系统功能，提高采购工作的信息化水平。采购管理系统应具备采购申请、采购审批、采购计