询比价采购管理制度

PAGE询比价采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本询比价采购管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、工程服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，提供公平竞争的机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购过程和结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、询比价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保申请内容真实合理。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门后，采购部门负责人对申请进行初步审核，判断采购的必要性和合理性。2.根据公司规定的审批权限，将采购申请提交相应层级的领导审批。审批通过后，采购申请进入采购执行阶段。（三）供应商选择与询价1.供应商库建立采购部门负责建立和维护供应商库，对供应商的基本信息、资质、业绩、信誉等进行登记和评估。定期对供应商库进行更新和清理，淘汰不合格供应商，纳入新的优质供应商。2.询价准备根据采购申请内容，采购人员从供应商库中筛选出可能满足需求的供应商，并收集其联系方式。准备询价文件，包括询价函、采购规格要求、技术标准等，确保询价文件内容准确完整。3.询价实施采购人员向选定的供应商发送询价文件，明确询价要求和报价截止时间。要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价，提供报价明细及相关技术资料。（四）比价与议价1.比价采购人员收集各供应商的报价后，对报价进行整理和分析。对比各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素，评估其综合优势。按照性价比最优的原则，初步确定拟选用的供应商。2.议价对于价格较高或有进一步降价空间的采购项目，采购人员与拟选用供应商进行议价。向供应商说明公司的采购政策和市场行情，争取更优惠的价格和条款。记录议价过程和结果，形成议价纪要。（五）合同签订1.合同起草根据采购结果，采购部门负责起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。确保合同条款符合法律法规要求，语言严谨准确，避免歧义。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至法务部门和相关业务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性和合规性，业务部门审核合同条款是否符合业务需求。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管合同原件。（六）采购执行与验收1.采购执行采购部门根据合同约定，及时与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。如遇供应商交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应责任。2.验收物资或服务到货后，采购部门组织相关业务部门和质量检验部门进行验收。验收人员按照合同要求和相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行检验，填写验收报告。验收合格的物资或服务方可办理入库手续或投入使用；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商退换货或采取其他补救措施。（七）付款结算1.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.付款审批：付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门根据公司财务制度和资金状况，对付款申请进行审批。3.付款执行：审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续，支付货款给供应商。三、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况。2.提供的物资或服务应符合国家相关标准和行业规范，具备相应的质量保证能力。3.供应商应具有一定的生产规模和生产能力，能够满足公司的采购需求。4.新供应商准入时，需填写供应商准入申请表，并提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料。5.采购部门对新供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，评估其是否符合准入条件。审核通过后，将新供应商纳入供应商库。（二）供应商评估1.定期评估：采购部门每年对供应商进行一次定期评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.不定期评估：根据采购过程中出现的问题或投诉，对相关供应商进行不定期评估，及时发现和解决供应商存在的问题。（三）供应商激励与淘汰1.激励措施对于表现优秀的供应商，公司给予一定的奖励，如优先采购、增加订单量、颁发荣誉证书等。与供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。2.淘汰机制对于评估结果不合格的供应商，采购部门发出书面通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，予以淘汰。因供应商原因导致采购合同无法履行或出现严重质量问题、交货延迟等情况的，立即淘汰该供应商，并追究其相应责任。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报。对举报内容进行及时调查核实，严肃处理违规人员。（二）考核机制1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、交货期保障、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现优秀