万达集团采购部管理制度

PAGE万达集团采购部管理制度一、总则（一）目的为加强万达集团采购部的管理，规范采购流程，提高采购效率，确保采购工作的公正、公平、公开，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于万达集团采购部及相关部门涉及的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得有歧视行为。4.诚实守信原则：采购部及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购部组织架构采购部设采购经理一名，下辖采购主管若干，各采购主管负责不同品类物资或服务的采购工作。同时，根据需要设置采购专员岗位，协助采购主管开展具体采购业务。（二）采购部职责1.采购经理职责根据公司战略和业务需求，制定采购部年度工作计划和预算，并组织实施。负责采购部团队建设和管理，制定员工培训计划，提高团队整体素质和业务能力。审核采购合同，监督采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策建议。2.采购主管职责负责制定所分管品类物资或服务的采购计划，根据市场动态和公司需求，合理安排采购数量和时间。根据采购计划，寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资及时供应和服务质量。定期对所分管品类的采购数据进行统计分析，为采购决策提供支持。3.采购专员职责协助采购主管开展采购工作，负责收集供应商信息和市场价格信息。根据采购主管的要求，编制采购文件，如询价单、招标书等。参与采购谈判，记录谈判内容，协助采购主管签订采购合同。负责采购订单的下达、跟踪和协调，及时反馈订单执行情况。协助采购主管进行供应商管理，如供应商资料整理、供应商评估等。三、采购流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因，经部门负责人和分管领导审批后，提交采购部优先处理。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部后，采购主管根据采购金额和性质进行初步审核。2.对于金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的采购申请，采购主管审核后直接安排采购；对于金额较大或重要的采购申请，采购主管审核后提交采购经理审批。3.采购经理根据公司相关规定和实际情况进行审批，对于重大采购项目，需提交公司领导班子集体决策。（三）采购计划制定1.采购主管根据审批通过的采购申请表，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购经理审核后实施。如遇市场变化或其他特殊情况需要调整采购计划，应及时报采购经理审批。（四）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购主管通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购物资或服务的要求，对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于符合基本要求的供应商，采购主管要求其提供相关资料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等，并进行实地考察或背景调查。2.供应商评估与选择采购主管组织相关人员对供应商提供的资料进行评估，并填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，采购主管确定入围供应商名单，并提交采购经理审批。对于重要物资或服务的采购，采购部应组织采购谈判，与入围供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，最终确定中标供应商。3.供应商管理采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、交易记录等内容，并定期更新。采购部定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面，并根据评估结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。采购部与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。（五）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的性质、金额、市场供应情况等因素选择合适的采购方式，常见采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式；对于金额较小、市场供应充足、技术简单的采购项目，可采用询价采购方式；对于紧急采购项目或独家供应的物资或服务，可采用单一来源采购方式；对于需要与供应商进行谈判确定价格和条款的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购文件编制根据选定的采购方式，采购专员编制相应的采购文件，如招标书、询价单、谈判文件等。采购文件应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格要求、付款方式、售后服务等条款。采购文件编制完成后，经采购主管审核后发布。3.采购谈判与合同签订对于需要进行采购谈判的项目，采购主管组织相关人员与供应商进行谈判。谈判过程中，应明确双方的权利和义务，确保合同条款符合公司利益和要求。谈判达成一致后，采购专员根据谈判结果起草采购合同，采购合同应包括合同双方的基本信息、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购主管审核后提交采购经理审批，审批通过后由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购部应通知相关部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，采购部组织相关部门按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.对于验收合格的物资，验收人员填写《采购验收单》，并签字确认；对于验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部根据采购合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请单》，并附上采购合同复印件、发票、验收单等相关资料。2.《付款申请单》经采购主管审核后提交采购经理审批，采购经理审批后提交财务部门审核。3.财务部门根据公司财务制度和审批结果进行付款操作，并做好付款记录。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，风险识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。2.采购部通过收集市场信息、分析供应商情况、评估采购合同条款、监控付款情况等方式，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.采购部根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，并确定风险等级。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵图等工具进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险，应采取加强管理、定期评估等措施；对于低风险，应采取日常监控、持续改进等措施。2.采购部建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：考核采购物资或服务的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的降低率。2.采购质量：考核采购物资或服务的质量是否符合合同要求，以及因质量问题导致的损失情况。3.采购效率：考核采购订单处理时间、交货期延误率等指标，评估采购工作的及时性和有效性。4.供应商管理：考核供应商的满意度、合作稳定性等指标，评估采购部对供应商的管理水平。5.合规性：考核采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求，有无违规行为。（二）评估方法1.采购部定期收集采购数据，如采购价格、采购数量、交货期、质量检验报告等，并进行统计分析。2.根据评估指标，采用定量分析和定性分析相结合的方法对采购绩效进行评估。定量分析可采用数据对比、指标计算等方法；定性分析可采用问卷调查、供应商评价、内部反馈等方法。3.采购部根据评估结果，撰写采购绩效评估报告，分析采购工作的优点和不足，并提出改进建议。（三）评估结果应用1.将采购绩效评估结果与采购人员绩效挂钩，作为采购人员薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。2.根据采购绩效评估报告，针对采购工作中存在的问题，制定改进措施，不断提高采购管理水平。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部建立采购信息收集渠道，包括市场调研、供应商反馈、行业资讯、内部沟通等。2.采购专员定期收集采购相关信息，如市场价格动态、供应商新产品信息、行业政策法规变化等，并进行整理和分析。（二）采购信息分析与利用1.采购部对收集到的采购信息进行分析，提取有价值的信息，为采购决策提供支持。2.根据采购信息分析结果，采购部调整采购策略和计划