城建档案管理课件

城建档案的收集与整理讲授人：城建档案馆谭家发电话：63878843（66579429）城

建

档

案

收

集一、城建档案收集的概念

城建档案收集就是接收和征集具有保存价值的城建档案，集中统一保管在城建档案馆（室）的一项工作。二、城建档案收集的意义

1、城建档案收集是城建档案工作的基础；

2、城建档案收集是贯彻城建档案工作基本原则的重要手段（集中统一管理的原则）；

3、城建档案收集有利于维护国家机密。城建档案收集三、如何做好城市建设工程档案的收集

1、提高对城建档案重要性的认识，加强对城建档案工作的领导；

2、落实城建档案工作人员，并持证上岗（包括建设单位、施工单位、监理单位均应配备专职档案人员）；

3、配备必要的办公设备（包括计算机、照像机、摄像机、办公桌、档案柜、防火防盗设备等）；城建档案收集4、建立健全制度；

（1）明确归档内容：文字、图纸、声像、电子档案；（2）明确档案接收管理单位；（3）明确归档份数；（4）明确归档责任者；（5）明确归档质量；（6）明确归档时间；城建档案收集

（7）竣工图编制要求；（8）声像、电子档案编制要求。

5、纳入合同（包括设计、勘测、施工、监理、材料和设备采购合同）；

6、有奖励、有处罚。城建档案整理一、城建档案整理的概念

城建档案整理是指城市规划、建设、管理活动中一个建设项目完成后对全套技术文件进行系统化，即合理分类、有序排列和案卷编目的具体工作。二、城建档案整理工作的意义

1、城建档案整理工作有利于维护和反映城市建设的历史面貌；

2、城建档案整理工作有利于加强城建档案的科学管理；

3、城建档案整理工作是城建档案提供利用的基础和前提条件。

城建档案整理三、城建档案整理工作的原则

1、城建档案整理必须遵循其自然形成规律的原则；

2、城建档案整理必须是便于保管、保密和提供利用的原则。四、工程档案分类

1、工程档案分类的定义：就是根据工程档案的内容和性质以及相互联系，将文件材料划分为一定类别，它是整理工作的核心；城建档案整理

2、分类的原则；

①以工程档案的内容为基础，正确选用分类标准。②符合工程档案形成单位及其专业活动的性质和特点。③分类体系设置与排列具有逻辑性，横向、竖向保持从属性和排列关系。城建档案整理五、工程档案分类的方法

1、按载体类型进行分类；（如：文字、图纸、照片、录像、电子档案等）

2、按专业进行分类；（如：建筑、结构、给排水、电气、通风空调、电梯等）

3、按文件形成责任单位进行分类；（如：上级文件、建设单位文件、设计文件、监理文件、施工单位文件等）

4、按工程建设程序分类；（如：前期文件、初步设计文件、施工设计图、施工过程文件、验收文件等）城建档案整理

5、按文件形成时间分类；（如：文书档案按年度整理立卷）

6、按工程部位进行分类；（如：建设项目、单位工程、分部工程、桩号、标高、轴线等）

7、按文件内容特征分类。（如：原材料质量证明文件、施工<隐蔽>记录文件、设计变更文件、钢筋隐蔽等）城建档案整理六、组成档案保管单位的要求

1、必须是一组有机联系的文件；

2、一般是保存价值和密级相同的文件；（工程档案大多数按项目划分密级和保管期限，因此，实际工作中可以不考虑此条要求）

3、文件材料应有一定的数量要求，文字不超过2cm，图纸、照片不超过3cm。（重要的是先划分类别，然后再考虑厚度控制）城建档案整理七、工程档案文件材料在卷内的排列

1、文字材料按重要文件在前，次要文件在后；批复在前，报告在后；施工文件一般按程序和归档一览表顺序排列；

2、图纸按专业依图号顺序排列；

3、文图混合卷（不含附图），文字材料在前，图纸材料在后；（一般不混合装订）

4、声像和电子档案分别按载体独立组成保管单位。城建档案整理八、案卷编目

1、编写张页号；

2、填写卷内目录（附卷内目录表）；

3、填写案卷封面（附案卷封面表）；

4、填写备考表（附备考表）。城建档案整理九、案卷的装订

1、裱糊大小不统一或破损纸张，大于A4 纸张进行折叠；

2、去掉金属物；

3、装订。（必须采用重庆市城建档案馆监制规格统一的档案盒夹）谢谢合作！复习题一、填空题

1、城建档案收集是接收和征集具有(保存)和(利用)价值的城建档案，集中保存在城建档案馆（室）的一项工作；

2、城建档案收集是城建档案工作的(基础)；

3、城建档案收集是贯彻城建档案工作基本原则的(重要手段)；

4、城建档案收集有利于维护(国家机密)；

5、城建档案的编目工作城建档案整理的最后一道(工序)；

6、城建档案整理工作有利于维护和反映城市建设的(历史面貌)；

7、城建档案整理工作有利于加强城建档案的(科学管理)；

8、城建档案整理工作是城建档案提供利用的(基础和前提)；

9、城建档案整理必须遵循其(自然形成)规律的原则；

10、城建档案整理便于(保管、保密)和(提供利用)的原则。二、选择题

（一）单选题

1、城建档案的分类原则之一是（A）；

A、以城建档案的内容为基础，正确选用分类标准；B、按照载体不同分类。

2、城建档案的分类原则之一是（A）；

A、城建档案分类要符合城建档案形成单位及专业专业活动的性质和特点；B、分为市政工程和建筑安装工程。

3、城建档案的分类原则之一是(B)；

A、分类方法可以反复运用；B、分类类目体系设置与排列具有逻辑性。4、城建档案案卷封面移交单位，交城建档案馆(室)填写为(B)；

A、施工单位；B、建设单位；C监理单位。

5、城建档案卷内目录的责任者应是(B)；

A、城建档案员个人；B、该项文件形成的主要责任单位。

6、城建档案案卷封面编制日期是指(B)；

A、城建档案装订整理的曰期；B、卷内城建文件形成的起止日期。

7、城建档案卷内目录的序号每卷应(B)；

A、连续编号，例如第一卷1—12编序号，则第二卷应从13开始编序号；B、从1开始编序号。

8、城建档案卷内目录的起止页号应是(A)；

A、每卷应独立从“1”开始编号；B、卷与卷之间应连续编写张页号。

9、城建档案卷内目录的编制日期是指(B)；

A、城建档案装订整理的曰期；B、该项城建文件形成的起止日期。

10、城建档案卷内备考表的立卷人和审核人是指(B)；

A、城建档案装订整理的档案员；B、城建档案员和该工程技术负责人。

（二）多选题

1、工程档案分类的方法有(A、B、C、D、E)等。

A、按程序和阶段分类，B、按专业分类C、按载体分类D、按时间分类E、按责任者分类。

2、组成城建档案保管单位的要求有(A、B、D)；

A、必须是一组有内在联系的文件材料所组成；B、不同保存价值和密级的各种城建文件材料，要在保持其固有内在联系的前提下，适当地分别组成的保管单位；C、照片单独组卷；D、保管单位内的城建文件材料有一定相对数量界限。

3、为了便于查阅利用和保管存放，每卷厚度为(B、D、E)；

A、光盘播放时间不超过30分钟；B、图纸卷不超过30mm；C、照片不超过40mm、D、文字材料立卷净厚度不宜超过20mm；E、文字和照片材料必须装订。

4、城建档案的案卷编目包括的内容有(B、C、D、E)；

A、竣工图的拆叠；B、卷内文件编写张页号；C、案卷封面的编制；D、卷内目录的编制；E、卷内备考表的编制。

5、工程档案案卷题名应包括的内容有(A、B、C、D、E)；

A、建设项目名称(包括工程地址)；B、单位工程名称；C、专业名称；D、程序(阶段)；E、文件内容特征揭示；F、时间。

6、城建档案馆收集工作的方法和手段有(A、B、C、D)；

A、按有关章制度进行收集；B、采用社会征集的形式进行收集；C、通过协商办法进行收集；D、建立健全城建档案的补报制度；E、基层档案室收集工作；F、城建档案馆收集工作。

7、城建档案文件排列方法有(ABC)；

A、来文在前，复文在后；B、主件在前，附件在后；C、正本在前，原稿在后；D、图纸在前，文字有后。

8、城建档案装订要求有(A、C、D)；

A、要整齐、美观、牢固、便于保管和利用；B、所有图纸必须装订；C、交城建档案馆(室)的必须使用重庆市城建档案馆监制的规格统一的档案盒夹；D、小于A4的应用A4复印纸裱糊。

9、卷内备考表主要标明(A、B、C)；

A、案卷内文件材料的总页数；B、各类文件材料负页数；C、立卷单位对案卷完整、准确情况的审核说明；D、档案是否经过专项验收。

10、城建档案案卷封面的责任者是指(A、D)；

A文件材料形成单位或主要责任者；B，只能填写一个责任者；C、只能填写施工单位；D、一般工程照片的责任者应填写单位，而不是摄影者个人。三、判断题

1、工程档案中，照片卷内目录的责任者应填写摄影人。(错)

2、案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。(对)3、两面书写的城建文件材料，只在正面编页号，背面不编写页号。(错)

4、城建档案张页号位置是正面右上角，反面左上角。(错)5、城建档案案卷封面的责任者全部填写施工单位。(错)

6、城建档案在装订前应剔除金属物。(对)

7、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。(对)

8、工程档案的