采购部比价询价制度

PAGE采购部比价询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本比价询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的物资采购、工程发包、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的比价询价，实现采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供相关信息，履行各自的义务。二、比价询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购立项1.采购部收到采购申请表后，对采购项目进行评估和立项。2.根据采购项目的性质和金额大小，确定采购方式（比价询价、招标采购、单一来源采购等）。（三）询价准备1.组建询价小组：对于采用比价询价方式的采购项目，由采购部牵头，会同相关技术部门、质量部门等人员组成询价小组。询价小组成员应具备相关专业知识和经验，熟悉采购业务流程。2.制定询价文件：询价小组根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包括采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，同时明确报价要求和评审标准。3.确定询价供应商名单：通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。询价小组根据采购项目特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家符合条件的供应商作为询价对象。（四）询价实施1.采购部向确定的询价供应商发送询价文件，明确告知询价内容、报价要求、截止日期等事项。2.询价供应商应在规定时间内按照询价文件要求编制报价文件，并密封报送采购部。报价文件应包括报价明细、产品规格型号、技术参数、质量保证措施、售后服务承诺等内容。3.询价小组在收到供应商报价文件后，对报价文件进行初步审查，检查报价文件是否完整、符合要求。（五）比价评审1.价格比较：询价小组对各供应商的报价进行详细比较，分析价格差异原因。在比较价格时，应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，确保价格的合理性和可比性。2.商务条款评审：对供应商的商务条款进行评审，包括交货期、付款方式、售后服务承诺等内容。商务条款应满足公司采购需求，且具有一定的优势。3.技术条款评审：由相关技术部门对供应商提供的产品技术参数、质量标准等进行评审，确保产品技术性能符合公司要求。4.综合评审：询价小组根据价格比较、商务条款评审和技术条款评审结果，对各供应商进行综合评价，推荐出最优供应商。（六）采购决策1.采购部将询价小组推荐的最优供应商及采购建议报公司管理层审批。2.公司管理层根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行决策，确定最终的采购供应商。（七）合同签订1.采购部与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和验收的依据。（八）采购执行与验收1.采购执行：供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求，组织生产和供应货物或提供服务。采购部应跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。2.验收：采购物资到货后，由采购部会同相关技术部门、质量部门等组成验收小组进行验收。验收小组应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保验收合格。对于验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物。三、比价询价相关职责（一）采购部职责1.负责采购项目的组织实施，包括采购申请受理、采购立项、询价准备、询价实施、比价评审、采购决策、合同签订等工作。2.建立和维护供应商数据库，收集、整理供应商信息，定期对供应商进行评估和考核。3.协调采购过程中的各方关系，及时解决采购过程中出现的问题。4.负责采购文件和合同的归档管理，建立采购档案，保存采购过程中的相关资料。（二）询价小组职责1.参与询价文件的编制，提供专业技术支持和质量标准要求。2.对供应商的报价文件进行评审，提出评审意见和建议。3.根据比价评审结果，推荐最优供应商。（三）需求部门职责1.提出真实、准确、合理的采购需求，填写采购申请表，并对采购需求的合理性负责。2.参与采购项目的技术评审和验收工作，提供技术支持和质量反馈。3.配合采购部做好采购过程中的相关工作，如与供应商沟通协调、提供样品等。（四）财务部门职责1.参与采购项目的预算编制和成本控制工作，提供财务方面的建议和支持。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、合规。3.负责采购资金的支付和核算工作，对采购成本进行监控和分析。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理等。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购过程中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于违反采购合同约定或存在不良行为的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。（三）考核1.制定采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。考核结果与采购人员的薪酬、晋升等挂钩。2.对于在采购工作中表现优秀、为公司节约