采购运行制度

PAGE采购运行制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，努力实现采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，履行合同约定，树立良好的企业形象。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责公司各类采购活动的组织与实施。采购部门根据业务需求，可下设不同的采购小组，分别负责不同类别的采购工作。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和物资需求情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.供应商管理：建立和维护供应商档案，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的供货能力和质量。3.采购执行：按照采购计划和相关规定，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同等。4.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的有效执行。5.采购成本控制：通过合理选择供应商、优化采购流程、谈判争取有利价格等方式，降低采购成本。6.采购质量控制：参与采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。7.采购信息管理：收集、整理和分析采购信息，为公司决策提供支持。8.与其他部门协作：与公司内部各部门密切协作，及时了解需求变化，提供优质的采购服务。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用情况负责。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算等工作，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：参与采购物资的检验和验收工作，对采购物资质量进行监督和管理。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量急、用时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的真实性和准确性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审，会审内容包括采购必要性、技术可行性、经济合理性等。3.采购申请经审核通过后，按照公司审批权限规定，报相关领导审批。审批通过后方可进入采购流程。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间等。2.采购人员通过多种渠道进行询价，包括网络搜索、供应商报价、行业展会等，收集相关供应商的产品信息和价格。3.采购人员对询价结果进行整理和分析，筛选出符合要求的供应商，并向其发送询价函或进行电话询价。4.供应商根据询价要求进行报价，采购人员对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商进行谈判。5.采购人员与选定的供应商进行谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。6.谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，明确双方权利义务，并提交至相关部门审核。7.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。合同签订后应及时将合同副本分发给相关部门。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.采购物资到货时，采购人员应及时通知质量部门进行验收。质量部门按照相关标准和合同要求对采购物资的质量、规格、数量等进行检验。3.验收合格的采购物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施。（五）采购付款1.采购物资验收合格且发票收到后，采购部门应填写付款申请单，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，核实采购业务真实性、发票合法性、付款金额准确性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、供应商竞争激烈的采购项目。2.招标程序：采购部门制定招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标人。组织开标、评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。公示中标结果，公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。收集供应商报价，对报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，小组成员应包括采购代表、技术专家、财务人员等。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，谈判过程中应明确采购需求、技术要求、价格、交货期、售后服务等条款。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判后报价最低的供应商中确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购理由和拟采购供应商情况。按照公司审批权限规定，报相关领导审批。审批通过后，与供应商协商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，将符合要求的供应商信息录入供应商信息库。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。3.供应商选择：根据供应商评估结果，选择优质供应商作为公司的合作对象。对于新供应商，采购部门应进行严格的考察和审核，确保其具备良好的合作条件。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制：采购部门制定供应商考核标准和办法，定期对供应商进行考核。考核周期可根据实际情况设定，一般为季度或年度。2.考核内容：考核内容包括供应商的交货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。采购部门应根据考核结果对供应商进行评分，并将评分结果反馈给供应商。3.考核结果应用：根据供应商考核结果，采购部门采取相应的措施。对于考核优秀的供应商，可给予更多的采购份额、优先付款等奖励；对于考核不合格的供应商，应要求其限期整改，整改仍不合格的，应终止合作关系。（三）供应商激励与淘汰1.供应商激励：采购部门通过建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、优化服务。激励方式包括价格优惠、订单奖励、合作项目支持等。2.供应商淘汰：对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商信息库，并停止与其合作。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、市场竞争加剧等风险。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，影响公司生产经营活动。3.合同风险：采购合同条款不完善、执行不到位，导致公司面临法律纠纷和经济损失。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等，影响公司物资供应。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，建立价格预警机制，与供应商签订价格调整条款，合理安排采购计划。2.质量风险应对：加强采购物资检验和验收工作，选择质量可靠供应商，要求供应商提供质量保证承诺。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效，加强合同执行监督。4.供应商风险应对：建立供应商风险预警机制，对供应商进行动态监控定期评估供应商财务状况和经营情况，选择多家供应商合作，降低单一供应商风险。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，包括网络平台、行业期刊、供应商报价、市场调研等。2.收集的采购信息应包括市场价格、供应商信息、产品技术参数、行业动态等。（二）采购信息分析1.采购部门定期对收集的采购信息进行分析，为采购决策提供支持。2.分析内容包括市场价格走势、供应商竞争力、产品质量情况等。（三）采购信息共享1.采购部门应将采购信息及时共享给相关部门，包括需求部门、财务部门、质量部门等。2.通过建立内部信息平台或定期召开采购会议