采购质疑投诉处理制度

PAGE采购质疑投诉处理制度一、总则（一）目的为了规范公司采购质疑投诉处理工作，维护公司合法权益，保障采购活动的公平、公正、公开，根据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在采购活动中发生的质疑投诉处理工作，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保质疑投诉处理工作合法合规。2.公平公正原则对待质疑投诉事项，秉持公平公正的态度，客观、全面地调查核实，不偏袒任何一方。3.及时高效原则对质疑投诉事项及时受理、处理，提高工作效率，避免影响采购活动的正常进行。4.保密性原则在处理质疑投诉过程中，对涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以保密。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的组织实施，对采购过程中的质疑事项进行初步调查和解释说明。2.配合公司相关部门对投诉事项进行调查处理，提供必要的资料和信息。（二）法务部门1.对质疑投诉处理工作提供法律指导和支持，审查相关文件和处理结果的合法性。2.参与重大质疑投诉事项的调查处理，协助起草相关法律文书。（三）审计部门1.对采购项目进行审计监督，对质疑投诉事项涉及的采购活动进行审计调查。2.提供审计意见和建议，协助核实相关事实和数据。（四）公司管理层1.负责对重大质疑投诉事项进行决策，协调各部门之间的工作。2.监督质疑投诉处理工作的执行情况，确保处理结果符合公司利益和相关规定。三、质疑处理（一）质疑提出1.供应商对采购活动事项有疑问的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购部门提出质疑。质疑函应当包括下列内容：质疑供应商的名称、地址、邮编、联系人及联系电话；质疑项目的名称、编号；具体、明确的质疑事项和与质疑事项相关的请求；事实依据；必要的法律依据；提出质疑的日期。2.采购部门收到质疑函后，应当对质疑函的内容进行审查。对于符合质疑条件的，予以受理；对于不符合质疑条件的，应当在三个工作日内书面告知质疑供应商不予受理，并说明理由。（二）质疑受理1.采购部门受理质疑后，应当及时组织相关人员对质疑事项进行调查核实。调查核实可以采取查阅文件资料、实地考察、询问相关人员等方式进行。2.在调查核实过程中，采购部门应当充分听取质疑供应商和被质疑方的意见，对双方提供的证据和材料进行认真审查。3.采购部门应当在收到质疑函后的七个工作日内作出答复。质疑事项简单的，可以当场答复；复杂的，经公司管理层批准，可以延长三个工作日，并以书面形式告知质疑供应商延长答复的理由。（三）质疑答复1.采购部门的答复应当以书面形式作出，并加盖公司公章。答复内容应当包括质疑事项的调查核实情况、处理意见及依据等。2.采购部门应当将质疑答复及时送达质疑供应商，并告知其如对答复不满意，可以在收到答复后的十五个工作日内向公司管理层提出投诉。四、投诉处理（一）投诉提出1.质疑供应商对采购部门的质疑答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内，以书面形式向公司管理层提出投诉。投诉书应当包括下列内容：投诉供应商的名称、地址、邮编、联系人及联系电话；被投诉采购项目的名称、编号；投诉事项的基本事实；质疑事项和质疑答复情况；投诉请求及主张；事实依据和法律依据；提出投诉的日期。2.公司管理层收到投诉书后，应当对投诉书的内容进行审查。对于符合投诉条件的，予以受理；对于不符合投诉条件的，应当在三个工作日内书面告知投诉供应商不予受理，并说明理由。（二）投诉受理1.公司管理层受理投诉后，应当立即组织法务部门、审计部门等相关人员组成投诉处理小组，对投诉事项进行调查处理。2.投诉处理小组应当制定详细的调查处理方案，明确调查的范围、方法、步骤及时间安排等。3.在调查处理过程中，投诉处理小组应当充分听取投诉供应商和被投诉方的意见，对双方提供的证据和材料进行全面、深入的审查。（三）投诉调查1.投诉处理小组可以采取查阅文件资料、实地考察、询问相关人员、组织听证等方式进行调查。调查过程中应当制作调查笔录，收集相关证据。2.被投诉方应当积极配合投诉处理小组的调查工作，提供相关资料和信息，并对所提供资料和信息的真实性、完整性负责。3.投诉处理小组在调查过程中发现采购活动存在违法违规行为的，应当及时依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（四）投诉处理决定1.投诉处理小组应当在受理投诉后的三十个工作日内作出处理决定。情况复杂的，经公司管理层批准，可以延长三十个工作日，并以书面形式告知投诉供应商延长处理的理由。2.投诉处理决定应当包括投诉事项的调查核实情况、处理意见及依据等。处理意见应当明确是否支持投诉请求，对采购活动的影响及处理措施等。3.公司管理层应当将投诉处理决定及时送达投诉供应商和被投诉方，并告知其如对处理决定不服，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。五、监督管理（一）内部监督1.公司审计部门应当定期对采购质疑投诉处理工作进行审计监督，检查处理程序是否合规、处理结果是否公正等。2.公司管理层应当对采购质疑投诉处理工作进行不定期检查，及时发现和解决工作中存在的问题。（二）外部监督1.积极配合相关政府部门、行业协会等对公司采购活动的监督检查，如实提供有关资料和信息。2.对于政府部门、行业协会等提出的整改意见和建议，应当认真落实，及时改进采购工作。六、责任追究（一）对质疑投诉处理工作中存在违法违规行为的部门和个人，公司将依法依规追究其责任。（二）对在采购活动中存在违法违规行为，导致质疑投诉发生的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，并