采购质疑与投诉管理制度

PAGE采购质疑与投诉管理制度一、总则（一）目的为了规范公司采购活动中的质疑与投诉处理流程，维护公司和供应商的合法权益，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及采购活动的质疑与投诉处理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保质疑与投诉处理过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有质疑与投诉，秉持公平公正的态度，客观、公正地进行调查和处理。3.及时高效原则：及时受理质疑与投诉，快速响应，提高处理效率，避免影响采购项目的正常进行。4.保密性原则：对质疑与投诉涉及的相关信息予以保密，保护当事人的合法权益。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的执行和管理，及时解答供应商关于采购文件、采购过程等方面的疑问。2.对供应商提出的质疑进行初步调查和分析，收集相关证据，提出处理意见。3.配合公司相关部门对投诉进行调查和处理，提供必要的资料和信息。（二）法务部门1.为采购质疑与投诉处理提供法律咨询和支持，确保处理过程符合法律法规要求。2.参与重大质疑与投诉案件的调查和处理，提供法律意见和建议。3.对采购合同等相关法律文件进行审查，防范法律风险。（三）审计部门1.对采购项目进行审计监督，检查采购过程的合规性和公正性。2.参与质疑与投诉案件的调查，对涉及采购资金使用、采购程序执行等方面的问题进行审计核实。（四）其他相关部门根据职责分工，配合采购部门、法务部门、审计部门做好采购质疑与投诉处理工作，提供必要的协助和支持。三、质疑处理（一）质疑提出1.供应商对采购文件、采购过程、中标或者成交结果等事项有疑问的，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出质疑。2.质疑应当包括质疑事项、质疑理由及相关证明材料等内容，并由供应商法定代表人或者授权代表签字盖章。（二）质疑受理1.采购部门收到供应商的质疑后，应当对质疑书进行审查，符合受理条件的，予以受理，并向供应商出具受理回执；不符合受理条件的，应当在规定时间内告知供应商不予受理的理由。2.采购部门应当在受理质疑后[X]个工作日内，将质疑书副本送达相关部门和人员，并要求其作出书面说明。（三）质疑调查1.采购部门负责组织对质疑事项进行调查，相关部门和人员应当积极配合，提供必要的资料和信息。2.调查过程中，采购部门可以采取查阅文件、资料，实地考察，向相关人员询问等方式进行核实。3.对于复杂的质疑事项，采购部门可以组织相关专家进行论证，听取专家意见。（四）质疑处理1.采购部门应当根据调查结果，在规定时间内对质疑事项作出处理决定，并以书面形式通知供应商。2.处理决定应当包括质疑事项是否成立、采购活动是否需要调整等内容。如果质疑事项成立，采购部门应当及时采取措施进行纠正，并将处理结果告知相关部门和人员。3.供应商对质疑处理结果不满意的，可以在规定时间内向上一级主管部门或者相关监督部门提出投诉。四、投诉处理（一）投诉提出1.供应商对质疑处理结果不满意或者认为采购活动存在违法违规行为的，可以在规定时间内以书面形式向公司投诉处理机构提出投诉。2.投诉应当包括投诉事项、投诉理由及相关证明材料等内容，并由供应商法定代表人或者授权代表签字盖章。（二）投诉受理1.公司投诉处理机构收到供应商的投诉后，应当对投诉书进行审查，符合受理条件的，予以受理，并向供应商出具受理回执；不符合受理条件的，应当在规定时间内告知供应商不予受理的理由。2.投诉处理机构应当在受理投诉后[X]个工作日内，将投诉书副本送达采购部门、法务部门、审计部门等相关部门和人员，并要求其作出书面说明。（三）投诉调查1.投诉处理机构负责组织对投诉事项进行调查，采购部门、法务部门、审计部门等相关部门和人员应当积极配合，提供必要的资料和信息。2.调查过程中，投诉处理机构可以采取查阅文件、资料，实地考察，向相关人员询问等方式进行核实。3.对于复杂的投诉事项，投诉处理机构可以组织相关专家进行论证，听取专家意见。（四）投诉处理1.投诉处理机构应当根据调查结果，在规定时间内对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知供应商。2.处理决定应当包括投诉事项是否成立、采购活动是否需要调整等内容。如果投诉事项成立，投诉处理机构应当责令采购部门采取措施进行纠正，并将处理结果告知相关部门和人员。3.供应商对投诉处理结果不满意的，可以依法向有关行政监督部门申请行政复议或者提起行政诉讼。五、处理期限（一）质疑处理期限采购部门应当在收到供应商质疑后[X]个工作日内作出是否受理的决定，并在受理质疑后[X]个工作日内对质疑事项作出处理决定。（二）投诉处理期限公司投诉处理机构应当在收到供应商投诉后[X]个工作日内作出是否受理的决定，并在受理投诉后[X]个工作日内对投诉事项作出处理决定。六、信息公开（一）质疑信息公开采购部门应当将质疑处理结果在公司内部进行公开，公开内容包括质疑事项、质疑理由、处理结果等，以便相关部门和人员了解采购活动情况。（二）投诉信息公开公司投诉处理机构应当将投诉处理结果在公司内部进行公开，公开内容包括投诉事项、投诉理由、处理结果等，接受公司内部监督。七、监督与考核（一）监督检查公司内部审计部门应当定期对采购质疑与投诉处理情况进行监督检查，检查内容包括质疑与投诉处理程序是否合规、处理结果是否公正等。（二）考核评价公司应当建立采购质疑与投诉处理工作考核评价机制，对采购部门、法务部门、审计部门等相关部门和人员在质疑与投诉处理工作中的表现进行考核评价，考核结果与绩效挂钩。八、责任追究（一）对供应商的责任追究供应商以不正当手段提出质疑或者投诉，影响采购活动正常进行的，公司有权根据情节轻重，采取警告、罚款、列入不良供应商名单等措施进行处理；情节严重的，依法追究其法律责任。（二）对公司内部人员的责任追究公司内部人员在采购质疑与投诉处理过