采购询议价制度

PAGE采购询议价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购询议价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购及服务采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购询议价过程中，对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，确保竞争环境公平公正。3.效益原则：通过合理的询议价流程，选择性价比最优的供应商和采购方案，实现公司采购效益最大化。4.诚信原则：采购人员和供应商应秉持诚信原则，如实提供信息，履行合同约定。二、采购询议价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。（二）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购申请内容，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.依据采购物资或服务的特点、预算等因素，从供应商数据库中筛选出若干家符合要求的供应商，并向其发出询议价邀请。邀请方式可采用邮件、电话、传真等。（三）询价1.采购人员向受邀供应商发送询价函，询价函应明确采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等关键信息。2.要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价，报价应包含物资或服务的单价、总价、交货方式、付款方式等内容。（四）议价1.采购人员对各供应商的报价进行初步分析，比较价格、质量、交货期等因素。2.针对报价较高或其他存在疑问的供应商，采购人员与其进行议价沟通。议价过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成、价格调整空间等，争取更有利的采购价格和条件。3.采购人员可组织供应商进行面对面的议价会议，就采购细节进行深入讨论，促使供应商提供更具竞争力的报价。（五）综合评估1.采购人员根据询价和议价结果，对各供应商进行综合评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务、信誉等方面。2.为各项评估指标设定相应的权重，通过加权计算得出各供应商的综合得分。例如，价格权重可设为[X]%，质量权重设为[X]%，交货期权重设为[X]%，售后服务权重设为[X]%，信誉权重设为[X]%。3.根据综合得分，选择得分最高的供应商作为拟中标供应商。（六）审批与决策1.采购人员将采购询议价情况及拟中标供应商信息整理成报告，提交给采购部门负责人审核。2.采购部门负责人审核通过后，将报告提交给公司管理层审批。公司管理层根据报告内容及公司实际情况，做出最终的采购决策。（七）合同签订1.确定中标供应商后，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行法律审核，确保合同符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。三、采购询议价相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购询议价制度，并组织实施。2.收集、整理和维护供应商信息，建立供应商数据库。3.按照采购询议价流程，组织开展询价、议价、评估等工作，选择合适的供应商。4.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.定期对采购询议价工作进行总结和分析，不断改进采购工作效率和质量。（二）需求部门职责1.提出准确、合理的采购申请，明确采购物资或服务的详细要求。2.协助采购部门进行供应商选择和评估，提供相关技术支持和需求反馈。3.参与采购合同的评审，对合同条款中涉及自身需求的部分进行审核确认。4.负责验收采购物资或服务，对质量等问题及时反馈给采购部门。（三）财务部门职责1.参与采购询议价过程中的成本分析和预算控制，提供财务专业意见。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、风险可控。3.对采购成本进行核算和监督，定期进行采购成本分析，为公司决策提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.对采购询议价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规。2.对重大采购项目进行专项审计，防范采购过程中的舞弊行为和风险。3.根据审计结果提出改进建议，促进采购工作的规范和完善。四、采购价格管理（一）价格审核1.采购人员在收到供应商报价后，应对报价的合理性进行初步审核。审核内容包括价格构成、与市场行情的比较、历史采购价格等。2.对于价格明显高于市场平均水平或历史采购价格的供应商报价，采购人员应要求供应商做出合理解释，并提供相关成本依据。（二）价格调整1.在采购合同执行过程中，如遇市场价格波动较大或其他因素导致采购成本发生变化，采购人员应及时与供应商协商价格调整事宜。2.价格调整应遵循公平合理原则，双方应根据市场实际情况和成本变化情况，协商确定价格调整幅度和方式，并签订补充协议。（三）价格分析与监控1.采购部门定期对采购价格进行分析，对比不同供应商的价格水平、价格走势等，总结价格变化规律和影响因素。2.建立采购价格监控机制，关注市场动态和行业价格信息变化，及时调整采购策略，确保公司采购价格具有竞争力。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、质量控制等条件。2.新供应商申请准入时，应向采购部门提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等。3.采购部门对新供应商提交的材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况，符合准入标准的供应商方可进入公司供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.采购人员根据日常采购业务中与供应商的合作情况，填写供应商评价表，对供应商进行量化评分。3.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时进行评估，决定是否淘汰该供应商。2.定期对供应商数据库进行清理和更新，淘汰不符合要求的供应商，引入新的优质供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购询议价制度的执行情况进行审计检查，重点检查采购流程是否合规、供应商选择是否公正、采购价格是否合理等。2.采购部门内部应建立自查机制，定期对采购项目进行复盘，检查采购工作是否存在漏洞和风险，及时发现问题并加以整改。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受公司内部员工及供应商对采购询议价过程中存在的违规行为、不公平现象