采购询价管理制度及流程

PAGE采购询价管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资采购、工程服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应尽可能公开，接受公司内部监督，确保采购过程的透明度。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量等要求。2.组织实施询价活动，收集供应商报价信息，进行初步筛选和比较。3.与供应商进行沟通和谈判，确定最终采购价格和合同条款。4.建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、合作历史等。（二）需求部门1.准确提供采购项目的详细需求，包括技术规格、质量标准、交货期等要求。2.协助采购部门对供应商进行考察和评估，提供相关意见和建议。3.参与采购合同的评审，确保合同条款符合需求部门的实际要求。（三）财务部门1.参与采购询价过程，从成本控制角度提供财务意见和建议。2.审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务内容，确保符合公司财务规定。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、公正。2.审查采购合同的签订和执行情况，防范采购风险。3.对发现的问题提出整改意见，督促相关部门进行改进。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分析和评估，确定询价方式（公开询价、邀请询价等）。2.制定询价文件，包括询价函、采购规格书、报价单格式等。询价文件应明确采购项目的各项要求，确保供应商能够准确理解并提供相应报价。3.根据采购项目的特点和需求，确定潜在供应商名单。潜在供应商可以通过公司供应商库筛选、行业推荐、网络搜索等方式获取。（三）询价发出1.采购部门向潜在供应商发出询价文件，告知采购项目的详细信息和报价要求。询价文件可以通过邮件、传真、书面送达等方式发送给供应商。2.在询价文件中明确报价截止时间，要求供应商在规定时间内提交报价文件。（四）报价接收与整理1.采购部门在报价截止时间后，接收供应商的报价文件。对报价文件进行整理和登记，记录供应商名称、报价金额、交货期及其他重要条款。2.对供应商的报价进行初步审核，检查报价文件是否完整、报价是否符合询价文件要求等。对于不符合要求的报价，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）供应商评估1.采购部门组织相关人员（如需求部门、技术部门等）对供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.可以通过实地考察、查阅供应商资料、参考以往合作记录等方式获取评估信息。对供应商进行打分或评级，筛选出综合表现优秀的供应商。（六）谈判与确定供应商1.采购部门与筛选出的供应商进行谈判，进一步了解其报价构成、产品优势、交货期保障等情况。谈判过程中，采购部门应坚持公平公正原则，争取更有利的采购条件。2.根据谈判结果，综合考虑各方面因素，确定最终供应商。确定供应商后，采购部门应及时通知其他供应商询价结果。（七）合同签订1.采购部门与确定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门备案。（八）采购执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求进行交货。采购部门负责跟踪交货进度，确保按时到货。2.在货物到货前，采购部门通知需求部门组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对货物的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，经双方签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求其采取补货、换货、退款等措施。（九）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式进行付款。2.采购部门应及时与供应商核对付款金额，确保付款准确无误。同时，做好采购付款记录，以备后续查询和审计。四、采购询价相关文件管理（一）文件分类1.采购申请文件：包括《采购申请表》及相关审批文件。2.询价文件：询价函、采购规格书、报价单格式等。3.报价文件：供应商提交的报价单及相关证明材料。4.供应商评估文件：供应商考察报告、评估记录、打分表等。5.采购合同文件：采购合同正本及副本。6.验收文件：《验收报告》及相关检验记录。7.付款文件：付款申请、付款凭证等。（二）文件保存1.采购部门负责对采购询价相关文件进行整理和保存。文件应按照类别和时间顺序进行归档，便于查询和管理。2.纸质文件应存放在专门的文件柜中，电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。3.文件保存期限应符合公司档案管理规定，一般采购项目的相关文件保存期限为[X]年。（三）文件查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购询价相关文件，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到采购部门查阅。2.如需借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅期限和归还时间。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还文件，不得擅自转借他人。3.采购部门应对文件查阅和借阅情况进行登记，确保文件的安全和完整。五、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合公司利益等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报信息，审计部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核指标1.采购成本降低率：考核采购部门通过询价等方式降低采购成本的效果，计算公式为：（预算采购金额实际采购金额）/预算采购金额×100%。2.采购及时率：考核采购部门是否按照需求部门要求及时完成采购任务，计算公式为：按时完成采购项目数量/采购项目总数量×100%。3.供应商满意度：通过问卷调查或供应商反馈等方式，考核供应商对公司采购询价过程和合作情况的满意度。4.采购质量合格率：考核采购物资和服务的质量是否符合要求，计算公式为：验收合格的采购项目数量/采购项目总数量×100%。（三）考核结果应用1.将采购询价相关考核指标纳入部门和个人绩效考核体系，与绩效奖金、晋升等挂钩。对采购工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改。2.