采购询价流程管理制度

PAGE采购询价流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购人员与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购询价流程职责分工（一）采购部门1.负责采购询价流程的发起、组织和协调工作。2.收集、整理采购需求信息，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。3.选择合适的供应商进行询价，发放询价文件，并跟进询价结果。4.对供应商的报价进行分析和比较，组织商务谈判，确定最终供应商。5.签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。（二）需求部门1.提出采购需求，详细描述所需物资或服务的功能、性能、技术参数等要求。2.协助采购部门进行供应商的筛选和评估，提供相关技术支持和意见。3.参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。4.负责验收采购的物资或服务，确保符合需求部门的要求。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.对采购成本进行核算和控制，审核采购合同中的付款条款。3.负责采购资金的支付和结算工作，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购询价流程进行审计监督，检查采购活动是否符合公司制度和法律法规要求。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为提出整改意见，并监督整改落实情况。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购需求分析1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行进一步分析和确认。2.如有必要，采购部门与需求部门进行沟通，明确采购需求的细节和特殊要求。3.根据采购需求，制定采购策略，确定采购方式（询价采购、招标采购、竞争性谈判等）。（三）供应商选择与询价1.采购部门根据采购需求和采购策略，通过多种渠道选择潜在供应商。供应商库：从公司已有的合格供应商名单中筛选合适的供应商。网络搜索：利用互联网搜索相关供应商信息。行业推荐：向行业协会、同行企业等咨询推荐供应商。供应商自荐：接受供应商的主动自荐，并进行初步筛选。2.采购部门向选定的供应商发放《询价文件》（格式见附件），《询价文件》应包含以下内容：采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求等。交货时间、地点及交货方式。报价要求，包括报价有效期、报价方式（含税价、不含税价等）。售后服务要求，如质保期、维修响应时间等。供应商应提供的资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量认证等。3.供应商应在规定的报价有效期内，将填写好的《报价单》（格式见附件）及相关资质证明文件反馈给采购部门。（四）报价评审1.采购部门对供应商的报价进行收集、整理和汇总。2.组织相关人员（包括采购部门、需求部门、技术部门等）对供应商的报价进行评审。评审内容包括：价格比较：对比各供应商的报价，分析价格的合理性。技术规格响应：检查供应商提供的产品或服务是否满足采购需求的技术规格要求。售后服务承诺：评估供应商的售后服务承诺是否满足公司要求。供应商资质：审核供应商的资质证明文件是否齐全、有效。3.根据评审结果，采购部门编写《报价评审报告》（格式见附件），推荐出几家综合表现较优的供应商作为谈判对象。（五）商务谈判1.采购部门组织与推荐的供应商进行商务谈判。谈判人员应包括采购部门负责人、相关技术人员、财务人员等。2.在谈判过程中，采购人员应与供应商就价格、交货期、售后服务、付款方式等条款进行协商，争取达成最优的采购合同条款。3.谈判结束后，采购人员应编写《谈判纪要》（格式见附件），记录谈判的主要内容和达成的共识。（六）合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，并提交至需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行评审。2.各相关部门对采购合同进行评审，重点审核合同条款是否符合公司利益、法律法规要求以及采购需求。3.采购合同经各部门评审通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（七）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责组织对采购物资或服务的验收工作。验收应按照合同约定的标准和要求进行，填写《验收报告》（格式见附件）。3.如验收过程中发现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。如供应商未能满足合同要求，采购部门有权根据合同约定追究供应商的违约责任。（八）付款结算1.财务部门根据采购合同和《验收报告》，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。3.采购部门负责与供应商核对发票信息，确保发票的真实性、合法性和准确性。四、采购询价流程监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价流程进行审计，检查采购活动是否符合公司制度和法律法规要求。2.审计部门有权调阅采购活动相关的文件、资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，如情况属实，严肃处理相关责任人。（二）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。3.与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，反馈公司的采购需求和意见，促进供应商不断改进和提高。（三）档案管理1.采购部门负责建立采购询价流程档案，对采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。2.采购询价流程档案应包括采购申请表、询价文件、报价单、报价评审报告、谈判纪要、采购合同、验收报告及相关资质证明文件等。3.档案管理人员应定期