采购询价单制度

PAGE采购询价单制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购询价单的管理流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营的需求。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购的询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。3.基本原则合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，提供平等的询价机会，不偏袒任何一方，依据客观事实和标准进行评估和选择。公开透明原则：询价过程和结果应保持公开透明，接受公司内部监督，确保采购信息的可追溯性。效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理的询价和采购决策，实现采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价单的定义与内容1.采购询价单定义采购询价单是公司向潜在供应商发出的，用于询问物资或服务价格、规格、交货期等详细信息的书面文件，是采购活动的重要起始环节。2.采购询价单内容公司信息：包括公司名称、地址、联系方式等。询价单编号：为便于管理和查询，每一份询价单应赋予唯一的编号。询价日期：记录询价单发出的具体日期。供应商信息：包括供应商名称、地址、联系人、联系电话等。物资或服务描述：详细说明所需采购的物资名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准等；对于服务采购，应明确服务内容、服务标准、服务期限等。交货要求：包括交货时间、交货地点、运输方式等。报价要求：明确报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价）、报价币种等。其他要求：如售后服务要求、付款方式等。三、采购询价单的编制与审批1.采购询价单编制需求部门发起：公司内部各需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细说明所需采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间等信息，并提交至采购部门。采购部门审核：采购部门收到采购申请单后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括是否符合公司生产经营计划、库存情况、预算安排等。如发现问题，及时与需求部门沟通协调，提出修改建议。询价单编制：采购部门根据审核通过的采购申请单，编制采购询价单。在编制过程中，应确保询价单内容完整、准确、清晰，符合法律法规和公司制度要求。对于复杂的物资或服务采购，可组织相关技术人员、质量管理人员等参与询价单的编制，提供专业意见。2.采购询价单审批一般审批流程：采购询价单编制完成后，由采购部门负责人进行初审，审核询价单内容是否完整、准确，询价范围是否合理等，并签字确认。初审通过后，提交至财务部门进行预算审核，财务部门根据公司预算安排，审核询价项目是否在预算范围内，签字确认。最后，将询价单提交至公司分管领导进行终审，分管领导根据公司整体战略和业务需求，对询价单进行最终审批，签字确认。特殊情况审批：对于金额较大、涉及重要物资或服务采购的询价单，或存在特殊情况的询价单，可由公司总经理直接审批或组织相关部门进行专题会审，确保采购决策的科学性和合理性。四、采购询价单的发放与接收1.采购询价单发放选择供应商：采购部门根据采购物资或服务的特点、市场供应情况以及以往合作经验等，选择合适的潜在供应商。潜在供应商应具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力和价格竞争力。发放方式：采购询价单可通过书面邮寄、电子邮件、传真等方式发放给潜在供应商。在发放过程中，应确保供应商能够准确收到询价单，并记录发放时间、发放方式、接收人等信息。发放记录：采购部门建立采购询价单发放台账，详细记录询价单的发放日期、供应商名称、发放方式、接收人及联系方式等信息，以便跟踪和查询。2.采购询价单接收供应商接收：潜在供应商收到采购询价单后，应仔细阅读询价单内容，确认是否能够提供符合要求的物资或服务。如对询价单内容有疑问或异议，应及时与采购部门沟通。接收记录：供应商应在规定的时间内将填写完整的采购询价单回复至采购部门，采购部门对接收的询价单进行登记，记录接收日期、供应商名称、报价内容等信息。同时，对供应商的回复进行初步整理和审核，检查报价是否完整、清晰，是否满足询价单要求等。五、采购询价单的评审与比较1.评审标准价格因素：比较各供应商的报价，在保证质量的前提下，选择价格合理、具有竞争力的供应商。价格评审应综合考虑物资或服务的成本构成、市场行情、供应商的价格策略等因素。质量因素：评估供应商提供的物资或服务质量是否符合询价单要求。质量评审可参考供应商的质量管理体系、产品质量认证、过往业绩等方面的情况。交货期因素：考察供应商的交货期是否能够满足公司生产经营的需求。交货期评审应考虑供应商的生产能力、物流配送能力、生产计划安排等因素。售后服务因素：了解供应商提供的售后服务内容、质量和响应速度等。售后服务评审可参考供应商的售后服务承诺、客户评价等方面的情况。其他因素：根据采购物资或服务的具体情况，还可考虑供应商的信誉、环保措施、创新能力等其他因素。2.评审流程初步筛选：采购部门对接收的供应商报价进行初步筛选，剔除明显不符合要求的报价，如报价不完整、价格过高或过低、交货期过长等。详细评审：组织相关部门人员，如采购部门、技术部门、质量部门、财务部门等，对通过初步筛选的供应商报价进行详细评审。各部门根据评审标准，对供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面进行评估，并发表意见。综合比较：采购部门汇总各部门的评审意见，对各供应商进行综合比较，排出优劣顺序，形成评审报告。评审报告应详细说明各供应商的报价情况、评审意见及推荐建议等。3.谈判与协商谈判对象确定：根据评审报告，选择排名靠前的供应商进行谈判。谈判对象一般为23家，以增加竞争，争取更有利的采购条件。谈判准备：采购部门与相关部门人员共同制定谈判策略，明确谈判目标、重点和底线。收集整理与谈判相关的资料，如询价单要求、供应商报价、市场行情等，为谈判提供依据。谈判过程：与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。在谈判过程中，应保持冷静、理性，坚持原则，同时灵活应对，争取达成双方都能接受的协议。谈判过程中应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容及达成的共识等。协商与调整：如谈判过程中出现分歧，双方应进行协商，寻求解决方案。根据协商结果，对采购询价单的相关条款进行调整，形成最终的采购合同草案。六采购合同的签订与执行1.采购合同签订合同审核：采购合同草案形成后，提交至公司法律部门进行审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。同时，财务部门对合同的付款方式、结算条款等进行审核，确保公司资金安全。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订合同前，应再次确认合同条款是否与双方达成的共识一致，合同签订后，双方应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自的义务。2.采购合同执行供应商履约监督：采购部门负责对供应商的履约情况进行监督，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供物资或服务。定期与供应商沟通，了解合同执行进度，及时解决出现的问题。验收管理：物资或服务到货后，由质量部门组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告，作为付款的依据之一。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货处理。付款管理：财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。严格按照合同规定的付款方式、付款时间和金额进行付款，确保公司资金支付的准确性和安全性。同时，对付款情况进行记录和跟踪，及时与供应商核对账目。七、采购询价单的存档与管理1.存档要求采购询价单及相关文件资料应按照公司档案管理规定进行存档。存档内容包括采购申请单、采购询价单、供应商报价单、评审报告、采购合同等。存档资料应确保完整、准确、清晰，便于查阅和追溯。2.存档期限采购询价单及相关文件资料的存档期限应根据公司规定执行，一般为[X]年。存档期限届满后，经公司档案管理部门审核批准，可进行销毁处理。3.查询与借阅管理公司内部人员因工作需要查询或借阅采购询价单及相关文件资料的，应按照公司档案管理部门的规定办理查询或借阅手续。查询或借阅人员应妥善保管查询或借阅的资料，不得擅自涂改、复印、转借或丢失。查询或借阅结束后，应及时归还档案管理部门。八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对采购询价单制度的执行情况进行审计监督，检查采购询价活动是否符合制度规定，是否存在违规操作、利益输送等问题。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督接