采购要求供应商流程制度

PAGE采购要求供应商流程制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动中对供应商的管理，确保采购物资和服务的质量，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本流程制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目中对供应商的选择、评估、管理及相关采购活动的组织与实施。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动及对供应商的管理必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在选择、评估等环节遵循公平公正的程序和标准。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理降低，提高采购效益。5.合作共赢原则：与优质供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。二、供应商选择（一）供应商信息收集1.内部推荐：公司各部门可根据业务需求，推荐潜在供应商。推荐时需提供供应商名称、联系方式、主营产品或服务、资质情况等基本信息。2.市场调研：采购部门定期通过行业展会、网络搜索、行业报告、供应商目录等渠道收集供应商信息。3.供应商自荐：接受供应商主动提交的合作意向书及相关资料，包括公司简介、产品目录、资质证书及业绩案例等。（二）供应商筛选1.初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商，如无相关资质、经营状况不佳或存在不良记录等。2.资质审查：对通过初步筛选的供应商进行资质审查，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、生产许可证、产品质量认证、行业资质证书等相关证明文件。3.实地考察：对于重要采购项目或新合作的供应商，采购部门可组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员状况、售后服务能力等。实地考察结束后，考察人员需撰写考察报告，记录考察情况及结论。（三）供应商准入1.准入申请：经筛选和考察合格的供应商，由采购部门填写《供应商准入申请表》，详细说明供应商基本情况、考察情况、合作意向等内容，并提交相关证明材料。2.审批流程：《供应商准入申请表》依次提交采购部门负责人、财务部门负责人、质量部门负责人、分管领导审批。审批通过后，该供应商方可进入公司合格供应商名录。三、供应商评估（一）评估周期对已准入的供应商每年进行一次全面评估，对于采购金额较大、合作关系重要或质量不稳定的供应商，可根据实际情况增加评估频次。（二）评估内容1.质量评估：产品质量指标达成情况，包括产品性能、可靠性、安全性等方面。供应商质量管理体系的运行有效性，如质量控制流程、检验检测手段等。质量问题处理能力及响应速度，统计供应商产品质量投诉次数及处理结果。2.交货期评估：按时交货率，统计供应商在一定时期内按时交货的订单数量占总订单数量的比例。交货周期稳定性，分析供应商交货时间波动情况。应对交货延迟的措施及效果，评估供应商在遇到特殊情况时能否及时采取有效措施保证交货。3.价格评估：采购价格与市场平均价格的比较，分析供应商价格的合理性。价格调整机制及灵活性，了解供应商是否能根据市场变化和成本变动合理调整价格。成本分析，评估供应商成本构成及成本控制能力。4.服务评估：售前服务，包括产品咨询、技术支持、解决方案提供等方面的服务质量。售中服务，如订单处理效率、包装运输质量等。售后服务，统计售后服务响应时间、解决问题的能力及客户满意度等。5.信用评估：商业信用状况，包括是否按时支付货款、是否存在逾期欠款等情况。银行信用记录，查询供应商在银行的信用评级及贷款情况。行业口碑及社会信用评价，收集行业内对供应商信用方面的评价信息。（三）评估方法1.数据收集：采购部门、质量部门、物流部门等相关部门负责收集与供应商评估指标相关的数据，如采购订单记录、质量检验报告、交货记录、客户反馈等。2.问卷调查：向公司内部使用部门、相关合作部门发放供应商评估调查问卷，了解他们对供应商产品质量、服务等方面的评价和意见。3.现场评审：对于部分评估指标，可组织相关人员到供应商现场进行评审，如质量管理体系运行情况、生产现场管理等。4.综合评分：根据各项评估指标的重要程度设定权重，对每个供应商的各项评估指标进行打分，计算综合得分。评估指标权重及评分标准如下：评估指标权重质量评估40%交货期评估20%价格评估15%服务评估15%信用评估10%（四）评估结果处理1.评估报告：采购部门根据评估数据和综合评分结果撰写供应商评估报告，详细说明各供应商的评估情况、得分及排名。2.分类管理：根据评估结果，将供应商分为A、B、C、D四类：A类供应商（90分及以上）：为优秀供应商，在采购中给予优先合作机会，可适当简化采购流程，并在价格、付款方式等方面给予一定优惠。B类供应商（7589分）：为良好供应商，保持正常合作关系，定期进行沟通和评估。C类供应商（6074分）：为一般供应商，加强管理和监督，要求其限期整改存在问题，如连续两次评估仍处于C类，考虑暂停合作进行进一步考察。D类供应商（60分以下）：为不合格供应商予以淘汰，停止与该供应商的合作，并从合格供应商名录中删除。3.反馈与沟通：采购部门将评估结果及时反馈给供应商，与供应商进行沟通，对于存在问题的供应商共同分析原因，提出改进建议，并跟踪改进效果。四、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：公司各使用部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并提交部门负责人审批。2.需求审核：部门负责人对采购申请进行审核，重点审核需求的合理性、必要性及预算的准确性。审核通过后，《采购申请表》提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门汇总：采购部门收到各使用部门的采购申请后，进行汇总整理，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、供应商选择范围、采购时间安排、采购预算等内容。2.计划审批：采购计划提交采购部门负责人审批，对于金额较大或重要的采购项目，采购计划还需提交分管领导审批。（三）供应商选择与采购订单下达1.供应商选择：采购人员根据采购计划及供应商评估情况，从合格供应商名录中选择合适的供应商。对于新的采购项目或名录中无合适供应商的情况，按照供应商选择流程进行新供应商的筛选和准入。2.采购谈判：采购人员与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后形成采购合同草案。3.合同审批：采购合同草案提交公司法务部门进行合法性审查，同时提交财务部门、质量部门进行相关条款审核。审核通过后，采购合同提交分管领导审批签署。4.采购订单下达：采购人员根据审批后的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细规格、数量、交货时间、交货地点、付款方式等内容。（四）采购执行与跟踪1.供应商备货：供应商收到采购订单后，按照订单要求组织生产或备货。采购人员应与供应商保持沟通，了解备货进度，确保按时交货。2.到货验收：采购物资到货前，采购部门通知质量部门、使用部门等相关人员组成验收小组进行到货验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收小组签署《验收报告》。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商处理，如要求供应商补货、换货或退货等。3.付款管理：财务部门根据采购合同和验收报告，按照约定的付款方式和时间向供应商支付货款。付款前，财务部门应对采购业务的相关凭证、手续进行审核，确保付款的准确性和合规性。4.采购跟踪：采购人员在采购执行过程中，应定期跟踪采购进度，及时协调解决出现的问题，如交货延迟、质量问题等，并将跟踪情况记录在案。（五）采购变更管理1.变更申请：在采购合同执行过程中，如因业务需求变化等原因需要对采购订单进行变更，使用部门应填写《采购变更申请表》，详细说明变更内容及原因，并提交采购部门。2.变更评估：采购部门收到变更申请后，对变更的必要性、可行性及对采购成本、交货期等方面的影响进行评估。评估通过后，采购部门与供应商就变更事宜进行沟通协商，达成一致意见后签订采购变更协议。3.变更审批：采购变更协议提交相关部门进行审批，审批流程与采购合同审批流程相同。审批通过后，按照变更协议执行采购变更。五、供应商绩效管理（一）绩效指标设定根据供应商评估内容，为每个供应商设定具体的绩效指标，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标、信用指标等。绩效指标应明确、可量化，并与公司采购目标和供应商管理要求相匹配。（二）绩效监控与数据收集采购部门及相关合作部门负责对供应商绩效指标进行日常监控，收集与绩效指标相关的数据信息，如质量检验数据、交货记录、价格变动情况、服务反馈等。（三）绩效评估与反馈1.定期评估：采购部门按照设定的评估周期，对供应商绩效进行评估。评估方法同供应商评估方法，根据各项绩效指标的完成情况进行打分，计算综合绩效得分。2.绩效反馈：采购部门将供应商绩效评估结果及时反馈给供应商，与供应商进行沟通交流，肯定成绩，指出不足，并共同探讨改进措施。（四）激励与改进1.激励措施：对于绩效优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等；对于绩效不佳的供应商，采取相应的惩罚措施，如减少采购份额、暂停合作、提高采购价格等。2.改进计划：对于绩效未达标的供应商，要求其制定改进计划，明确改进目标、措施及时间节点。采购部门跟踪供应商改进计划的执行情况，确保改进措施有效落实。六、供应商关系管理（一）沟通与协调1.定期沟通：采购部门定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品研发进展、市场动态等信息，同时向供应商反馈公司的采购需求、质量要求、服务期望等内容。沟通方式包括电话、邮件、会议等。2.问题协调：在采购过程中出现问题时，如质量纠纷、交货延迟等，采购部门及时与供应商进行协调沟通，共同分析问题原因，寻求解决方案，确保采购活动顺利进行。（二）合作与发展1.合作机会拓展：采购部门与优质供应商积极探讨合作机会的拓展，如新产品研发合作、联合采购、供应链优化等，实现互利共赢，共同发展。2.战略合作伙伴关系建立：对于长期合作且绩效优秀、对公司业务发展具有重要支持作用的供应商，考虑建立战略合作伙伴关系，在资源共享、技术交流、市场开拓等方面开展更深入的合作。（三）供应商培训与辅导1.培训需求分析：采购部门定期与供应商沟通，了解其培训需求，同时结合公司对供应商的