采购物资询价管理制度

PAGE采购物资询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购物资询价管理工作，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证公司物资采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购物资的询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购物资询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：询价过程应公开透明，所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：参与询价活动的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或欺诈。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购物资进行分类整理，确定询价方式和范围，并组建询价小组。2.询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，负责具体的询价工作。3.采购人员根据采购物资的特点，收集相关供应商信息，建立供应商数据库。（三）询价实施1.询价小组向潜在供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.供应商应在规定时间内回复询价函，提供物资报价、产品规格、质量标准、售后服务等相关信息。3.询价小组对供应商的回复进行整理和分析，必要时可要求供应商进一步澄清或提供样品。（四）报价评审1.询价小组根据供应商的报价、产品质量、售后服务等因素，对各供应商的报价进行综合评审。2评审过程中，应采用科学合理的评审方法，如最低评标价法、综合评分法等，确保评审结果客观公正。3.评审结束后，询价小组应出具《询价评审报告》，推荐中标候选人，并说明推荐理由。（五）采购决策1.采购部门根据《询价评审报告》，结合公司采购政策和实际需求，确定最终供应商，并签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便跟踪合同执行情况。三、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购物资询价管理制度，并组织实施。2.接到采购申请后及时进行询价准备工作，组建询价小组，确定询价方式和范围。3.向潜在供应商发出询价函，收集和整理供应商报价信息，组织报价评审工作。4.根据评审结果确定最终供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.定期对采购物资询价工作进行总结和分析，不断改进询价管理工作。（二）询价小组职责1.按照采购部门的要求，参与询价工作，对供应商报价进行评审。2.根据评审标准，对各供应商的报价、产品质量、售后服务等方面进行综合评估，出具《询价评审报告》。3.协助采购部门与中标供应商签订采购合同，并参与合同执行过程中的监督和验收工作。（三）其他部门职责1.各部门负责提出采购申请，明确采购物资的需求信息，并配合采购部门进行询价工作。2.在采购合同执行过程中，各部门应按照合同要求及时验收物资，并反馈相关信息。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。2.具备生产或提供所需物资的能力和经验，产品质量符合国家标准或行业标准。3.具有良好的售后服务体系，能够及时响应公司的需求。4.价格合理，具有较强的市场竞争力。5.遵守法律法规和公司相关规定，愿意与公司建立长期稳定的合作关系。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、交易记录、评估考核结果等内容，为供应商管理提供依据。（三）供应商信息维护1.采购部门负责收集、整理和更新供应商信息，确保供应商数据库的准确性和完整性。2.定期对供应商信息进行审核，核实供应商的经营状况、资质证书等信息是否有效。3.对于不再合作或不符合要求的供应商，及时从供应商数据库中删除相关信息。五、询价文件管理（一）询价文件编制1.询价文件应根据采购物资的特点和需求编制，内容应包括询价函、采购物资规格要求、技术标准、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、报价要求等。2.询价文件应明确采购物资的各项要求，确保供应商能够准确理解并提供符合要求报价。3.询价文件编制过程中，应充分征求技术人员、财务人员等相关人员的意见，确保文件的科学性和合理性（二）询价文件发放1.采购部门负责将询价文件发放给潜在供应商，发放方式可采用书面形式、电子邮件形式或其他双方认可的方式。2.在发放询价文件时，应明确告知供应商询价截止时间、报价要求等重要信息。3.对于重要采购项目的询价文件，可要求供应商签收确认，以确保文件已送达供应商手中。（三）询价文件存档1.采购部门负责对询价文件进行存档管理，确保文件的完整性和可追溯性。2.询价文件存档期限应符合公司档案管理规定，一般为采购项目完成后[X]年。3.在需要查阅询价文件时，应按照公司档案查阅流程办理相关手续。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购物资询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正、采购合同是否履行等。2.审计部门可通过查阅文件、实地走访、问卷调查等方式开展审计工作，并出具审计报告。3.对于审计过程中发现的问题，采购部门应及时整改，并将整改情况反馈给审计部门。（二）外部监督1.公司应积极接受外部监管部门的监督检查，配合相关部门开展工作。2.对于外部监管部门提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改，并将整改情况报告给监管部门。七、保密规定（一）保密范围1.参与询价活动的各方应严格遵守保密规定，对在询价过程中知悉的公司商业秘密、供应商信息、询价文件等内容予以保密。2.保密范围包括但不限于采购物资的技术规格、价格、供应商报价、采购计划、合同条款等信息。（二）保密措施1.公司与参与询价活动的各方签订保密协议，明确保密责任和义务。2.询价小组成员在询价过程中应妥善保管询价文件和相关资料，不得随意泄露。3.对于涉及商业秘密的信息，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。（三）违规处理1.对于违反保密规定的单位或个人，公司将依法追究其责任，并要求其承担相应的赔偿责任。2.因违反保密规定给公司造成损