采购比价询价制度

PAGE采购比价询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购比价询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、工程发包、服务采购等项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、维修保养服务、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购过程公平公正透明。3.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的比价询价，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得有欺诈行为。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的组织实施，包括制定采购计划、寻找潜在供应商、组织比价询价活动等。2.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商档案。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出准确的采购需求，包括物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.协助采购部门进行供应商的选择和评估，提供相关技术支持和意见。3.参与采购合同的签订和验收工作。（三）财务部门1.负责采购预算的审核和控制，确保采购费用在预算范围内。2.参与采购合同的审核，对付款方式、结算办法等提出意见。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法。2.对采购合同进行审计，确保合同条款符合法律法规和公司利益。3.对采购项目的效益进行评价，提出改进建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购金额及交货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审，会审通过后报公司领导审批。3.经审批后的《采购申请表》作为采购活动的依据。（三）供应商选择与询价1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等，并建立供应商档案。3.向符合条件的供应商发出询价函，询价函应明确采购物资或服务的详细要求、报价截止时间等信息。4.供应商应在规定时间内将报价单密封提交至采购部门，报价单应包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货时间、付款方式等内容。（四）比价1.采购部门收到供应商的报价单后，对各供应商的报价进行整理和分析。2.按照质量、价格、交货期、售后服务等因素进行综合比较，并填写《采购比价表》。3.在比价过程中，采购人员应公正客观地评价各供应商的报价，不得接受供应商的不正当利益或诱导。（五）确定供应商1.根据比价结果，采购部门提出推荐供应商名单，报公司领导审批。2.公司领导根据采购部门的推荐意见，结合公司实际情况，确定最终供应商。3.采购部门应及时向未中选的供应商反馈询价结果。（六）合同签订1.采购部门与确定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效，合同文本应妥善保管。（七）采购执行与验收1.供应商按照采购合同的约定组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.物资到货后，需求部门应会同采购部门、质量检验部门等相关人员按照合同要求进行验收，验收合格后办理入库手续；服务采购项目应根据服务内容和要求进行验收，并出具验收报告。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、比价询价要求（一）询价范围1.对于常用物资和服务，应选择至少三家以上的供应商进行询价。2.对于金额较大、技术复杂或对公司生产经营有重大影响的采购项目，应扩大询价范围，邀请更多的潜在供应商参与报价。（二）报价要求1.供应商的报价应真实、准确、完整，不得虚报价格或提供虚假信息。2.报价应包含物资或服务的全部费用，如货款、运输费、装卸费、保险费、税费等。3.报价有效期应明确规定，在报价有效期内，供应商不得随意变更报价。（三）比价方法1.总价比较法：直接比较各供应商的报价总价，选择报价最低的供应商。2.综合评分法：根据质量、价格、交货期、售后服务等因素设定评分标准，对各供应商的报价进行综合评分，选择得分最高的供应商。3.性价比法：通过计算各供应商的性价比（性能价格比），选择性价比最高的供应商。（四）特殊情况处理1.如果参与询价的供应商数量不足三家，采购部门应重新寻找潜在供应商，或经公司领导批准后采用其他采购方式。2.如果出现所有供应商报价均高于预算或公司承受能力范围的情况，采购部门应与供应商进行谈判，争取降低价格，或重新调整采购需求和预算，并报公司领导审批。五、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购合同是否规范等。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规人员进行严肃处理。（二）考核办法1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、采购成本控制、供应商管理、合同执行等方面进行考核评价。2.考核结果与采购人员的绩效奖金、晋升、评优等挂钩，激励采购人员提高工作质量和效率。3.对于在采购工作中表现优秀