采购方式审查制度

PAGE采购方式审查制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本采购方式审查制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公正、公平，不得偏袒任何供应商，维护供应商的合法权益。3.透明性原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、采购方式分类及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购项目达到国家规定的公开招标限额标准。采购项目具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分。采购项目需要广泛吸引潜在供应商参与竞争，以获取最优采购价格和服务。2.具体要求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过法定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.具体要求选择不少于三家符合相应资格条件的供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标类似，包括编制招标文件、开标、评标等环节。（三）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.具体要求成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.具体要求成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。撰写单一来源采购论证报告，说明采购项目的必要性和唯一性等情况。公示单一来源采购信息，接受公司内部和社会监督。签订采购合同，明确采购项目的规格、数量、价格、服务等条款。（五）询价1.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.具体要求成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，让其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。三、采购方式审查流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购方式建议1.采购部门收到采购申请表后，根据项目特点和适用条件，提出初步的采购方式建议。2.采购方式建议应明确拟采用的采购方式，并说明理由。（三）审查小组审核1.成立采购方式审查小组，成员包括采购部门负责人、财务部门人员、法务部门人员等相关专业人员。2.审查小组对采购方式建议进行审核，重点审查采购方式是否符合适用条件、是否符合法律法规和公司规定、是否能够保证采购质量和效益等。3.审查小组可要求采购部门提供补充材料或进行情况说明，以确保审核的准确性。（四）审批决策1.审查小组审核通过后，将采购方式建议提交公司管理层审批。2.公司管理层根据审查小组的意见和公司实际情况，做出最终的采购方式决策。3.采购方式决策应形成书面文件，明确采购方式、采购项目相关信息等内容。四、采购文件编制要求（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.技术规格应明确采购项目的技术要求、性能指标、验收标准等，确保供应商能够准确理解采购需求。3.商务条款应包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容，保障双方权益。4.评标标准应科学合理，明确各项评审因素的权重和评分方法，确保评标过程公正公平。（二）谈判文件1.谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、技术规格、商务条款、谈判程序、合同草案条款、评定成交的标准等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和谈判要求进行编制，突出谈判重点和关键条款。（三）询价通知书1.询价通知书应包括询价邀请书、被询价供应商须知、采购项目规格、数量、质量要求、交货期、交货地点、报价要求、评定成交的标准等内容。2.询价通知书应简洁明了，便于供应商准确理解询价要求。（四）单一来源采购论证报告1.单一来源采购论证报告应包括采购项目的基本情况、唯一性说明、采购预算、专家论证意见等内容。2.专家论证意见应详细说明采购项目只能从唯一供应商处采购的理由和依据。五、采购活动实施1.招标活动按照招标文件规定的时间、地点组织开标活动，邀请所有投标人参加。开标过程应公开透明，记录开标情况，包括投标文件的密封情况、投标报价等信息。组织评标活动，评标委员会按照评标标准进行评标，评标过程应严格保密。评标委员会推荐中标候选人，采购人根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。2.谈判活动谈判小组与供应商进行谈判，按照谈判文件规定的程序和要求进行。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术规格、商务条款等进行充分沟通和协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价活动根据询价通知书的要求，向被询价供应商发出询价文件。被询价供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对报价进行比较和评审。确定成交供应商，发出成交通知书，并签订采购合同。4.单一来源采购活动按照单一来源采购程序进行采购活动，包括公示、论证、谈判等环节均需严格执行规定。签订采购合同，明确采购项目的各项条款和双方权利义务。六、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购方式的选择是否合规、采购程序是否执行到位、采购合同是否合法有效等。2.公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。3.采购部门应定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为后续采购决策的重要参考。2.对违规违纪的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施，维护公司采购秩序。（三）档案管理1.建立采购项目档案管理制度，对采购项