询比价采购制度

PAGE询比价采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本询比价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资、服务等各类采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、劳务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购过程公平公正。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督，保障各部门及相关人员知情权。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过询比价等方式降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购申请，需提交公司领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估：采购部门根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.确定合格供应商名单：采购部门根据评估结果，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行动态管理，及时淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。（三）询比价1.发放询比价文件：采购部门向合格供应商发放《询比价文件》，明确采购物资或服务的详细要求、报价截止时间等内容。2.供应商报价：供应商按照询比价文件要求，在规定时间内提交报价单，注明物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖公章。3.比价与分析：采购部门对各供应商的报价进行整理和分析，比较价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。对于复杂的采购项目，可组织相关部门人员进行综合评审。（四）合同签订1.起草合同：采购部门根据询比价结果，起草采购合同，明确双方的权利义务、物资或服务的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同文本应符合法律法规要求，并经公司法律部门审核。2.合同审批与签订：采购合同提交至公司领导审批，审批通过后，由采购部门与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资或服务按时、按质、按量供应。2.验收：物资或服务到货后，采购部门组织相关部门人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等方面。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新供货。（六）付款与结算1.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，核实相关凭证的真实性、合法性和完整性。对于金额较大的付款申请，需提交公司领导审批。3.付款结算：财务部门根据审批结果，按照合同约定的付款方式进行付款结算，并及时记录采购支出情况。三、询比价文件编制（一）基本信息1.文件编号：为每个询比价文件赋予唯一的编号，便于文件管理和查询。2.采购项目名称：明确采购物资或服务的具体名称。3.采购部门：注明负责本次采购的部门名称。4.发布日期：记录询比价文件发布的具体日期。（二）采购需求1.物资或服务描述：详细说明采购物资或服务的规格型号、技术参数、质量标准等要求。2.数量：明确采购物资或服务的具体数量。3.交货期：规定供应商的交货时间和地点。4.售后服务要求：如维修保养、技术支持、培训等方面的要求。（三）报价要求1.报价方式：明确要求供应商采用的报价方式，如含税价、不含税价等。2.报价内容：规定报价单应包含的各项内容，如物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务等。3.报价截止时间：确定供应商提交报价单的最后期限。（四）供应商资格要求1.营业执照副本复印件：要求供应商提供有效的营业执照副本复印件，以证明其合法经营资格。2.税务登记证副本复印件：提供税务登记证副本复印件，确保供应商具备纳税资格。3.组织机构代码证副本复印件：如有需要，要求供应商提供组织机构代码证副本复印件。4.法定代表人授权书：若供应商代表不是法定代表人，需提供法定代表人授权书，明确授权范围和权限。5.业绩证明材料：要求供应商提供类似项目的业绩证明材料，如合同复印件、验收报告等，以评估其业务能力和信誉。6.产品质量认证证书：如有相关质量认证要求，供应商需提供产品质量认证证书，证明其产品符合质量标准。（五）评审标准1.价格因素：明确价格在评审中的权重和比较方式，如最低价成交、综合评标价法等。2.质量因素：规定质量方面的评审标准，如产品质量标准、质量保证措施等。3.交货期因素：确定交货期在评审中的重要性及评审标准，如按时交货率、提前交货可能性等。4.售后服务因素：制定售后服务方面的评审标准，如响应时间、维修能力、服务质量等。5.其他因素：根据采购项目的特点，可设定其他评审因素，如供应商的信誉、财务状况、技术创新能力等，并明确相应的评审标准。（六）附件1.采购项目相关图纸：如有需要，附上采购物资的相关图纸，以便供应商准确理解采购要求。2.技术规格书：提供详细的技术规格书，对采购物资或服务的技术要求进行进一步说明。3.其他相关文件：如行业标准、样品要求等相关文件附件，保证询比价文件的完整性和准确性。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商注册：供应商需向公司采购部门提交《供应商注册申请表》，提供公司基本信息、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明等资料。2.资质审核：采购部门对供应商提交的资料进行审核，核实其合法经营资格和相关资质证书的真实性、有效性。3.实地考察：对于重要供应商或首次合作的供应商，采购部门可组织相关人员进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。4.准入审批：经审核和考察合格的供应商，由采购部门填写《供应商准入审批表》，提交公司领导审批。审批通过后，将供应商纳入合格供应商名单。（二）供应商评价与考核1.定期评价：采购部门每年对供应商进行一次定期评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.动态考核：在采购过程中，采购部门对供应商的表现进行动态考核，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、价格不合理等情况，及时记录并进行相应处理。3.评价与考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价不合格的供应商，及时进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商激励与约束1.激励措施：公司对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如优先合作、增加订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.约束措施：对于违反合同约定或出现严重质量问题、交货延迟等情况的供应商，公司采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消合格供应商资格等，并依法追究其违约责任。（四）供应商信息管理1.建立供应商档案：采购部门为每个供应商建立独立的档案，记录其基本信息、资质证书、合作项目、评价与考核结果等内容，并及时更新档案信息。2.信息共享：采购部门定期将供应商信息共享给相关部门，以便各部门在采购决策、合同执行、质量控制等方面参考使用。3.保密管理：公司对供应商信息严格保密，未经供应商同意，不得向第三方泄露其商业机密和敏感信息。五、监督与检查（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购业务进行自查，检查采购流程的执行情况、询比价文件的编制与发放、供应商选择与管理、合同签订与执行等环节是否符合制度要求，发现问题及时整改。2.审计部门审计：公司审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，重点关注采购过程中的内部控制、资金使用、合同管理等方面，对发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门整改落实。3.纪检监察部门监督：公司纪检监察部门对采购活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购工作廉洁、公正。（二）外部监督1.接受供应商监督：公司采购部门应向供应商公开采购流程和相关制度，接受供应商的监督。供应商如发现采购过程中有违规行为或对采购结果有异议，可向公司