询价采购制度

PAGE询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的询价采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的询价和采购流程，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行初步审核。2.根据公司规定的审批权限，将采购申请提交相应层级的领导审批。审批通过后，采购申请进入询价采购流程；审批不通过的，采购部门应及时与申请部门沟通说明原因。（三）询价准备1.采购部门根据采购申请内容，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的信誉、生产或服务能力、产品质量保证等条件。2.采购人员编制询价文件，询价文件应包括采购物资或服务的详细规格要求、技术标准、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容。（四）询价发出1.采购人员向潜在供应商发出询价函，询价函应明确询价文件的各项要求，并要求供应商在规定时间内以书面形式回复报价及相关承诺。2.询价函可通过邮件、传真、信函等方式发送，确保供应商能够及时收到。（五）报价接收与整理1.采购人员接收供应商的报价文件，对报价内容进行仔细核对，确保报价信息完整、准确。2.对各供应商的报价进行整理，列出报价明细，包括物资或服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期等信息。（六）供应商评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价、信誉、生产或服务能力、产品质量、售后服务等方面进行综合评估。2.评估可采用打分制，设定不同的评估指标及权重，如报价合理性（40%）、信誉状况（20%）、生产能力（20%）、产品质量（10%）、售后服务（10%）等。3.根据评估结果，筛选出得分较高的若干供应商作为候选供应商。（七）谈判与确定供应商1.采购部门与候选供应商进行谈判，进一步了解其产品或服务的优势、价格弹性、交货期保障等情况。2.通过谈判，争取更有利的采购条件，如降低价格、延长交货期、提高售后服务水平等。3.根据谈判结果，确定最终的供应商，并签订采购合同。（八）合同签订与执行1.采购部门负责起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方审核签字盖章后生效。采购部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.如在合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，必要时可根据合同约定追究供应商的违约责任。（九）验收与付款1.物资或服务到货后，采购部门组织相关部门按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，填写《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。2.采购部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款申请需经相关领导审批后，财务部门按照规定支付款项。三、询价采购相关职责（一）采购部门职责1.负责询价采购制度的制定、修订和解释，并组织实施。2.受理各部门的采购申请，进行初步审核和采购审批流程的推进。3.收集市场信息，确定潜在供应商名单，编制询价文件，发出询价函。4.接收供应商报价，整理报价信息，组织供应商评估和谈判，确定最终供应商。5.起草采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。6.负责采购档案的整理、归档和保管工作。（二）申请部门职责1.根据实际需求填写《采购申请表》，明确采购物资或服务的详细要求。2.配合采购部门进行供应商评估、谈判等工作，提供相关技术支持和意见。3.参与采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。（三）审批部门职责1.按照公司规定的审批权限，对采购申请进行审批，确保采购活动符合公司利益和相关规定。2.对采购过程中的重大事项进行决策和指导。（四）财务部门职责1.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和金额符合公司财务规定。2.根据审批后的付款申请，按照合同约定支付款项。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和建议。（五）质量部门职责1.参与采购物资或服务的验收工作，按照质量标准进行检验，出具质量检验报告。2.对采购物资或服务的质量问题提出处理意见，协助采购部门与供应商沟通解决。四、询价采购的监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、合作历史、信誉评价等内容。2.定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。3.加强与供应商的沟通与合作，定期收集供应商的反馈意见，不断改进采购工作。（三）信息管理1.建立询价采购信息管理系统，记录采购申请、询价文件、报价信息、采购合同、验收报告等相关资料，实现采购信息的电子化管理和共享。2.采购部门应定期对采购数据进行统计分析，为公司决策提供数据支持，如采购成本分析、供应商分析、采购效率分析等。五、询价采购的风险防控（一）供应商风险1.供应商选择不当可能导致采购物资或服务质量不合格、交货延迟、价格不合理等风险。应加强供应商评估和管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并签订详细的采购合同，明确双方责任。2.供应商可能存在串通投标、哄抬价格等不正当竞争行为。采购部门应严格遵守询价采购流程，确保采购过程公开透明，加强对供应商报价的分析和比较，防止不正当竞争行为的发生。（二）合同风险1.采购合同条款不明确、不完善可能导致合同履行过程中出现纠纷。采购部门应认真起草采购合同，确保合同条款清晰、准确、完整，明确双方权利义务和违约责任。2.合同执行过程中可能出现变更、违约等情况。采购部门应加强合同执行跟踪，及时发现和解决问题，对于合同变更应签订补充协议，对于供应商违约应按照合同约定追究其责任。（三）验收风险1.验收标准不明确或验收过程不严格可能导致不合格物资或服务进入公司。应明确验收标准和流程，组织相关部门严格按照标准进行验收，确保采购物资或服务符合要求。2.验收过程中发现问题未及时处理可能影响公司正常生产经营。验收部门应及时将验收结果反馈给采购部门和供应商，对于不合格项要求供应商限期整改或退换货，确保问题得到妥善解决。（四）廉洁风险1.采购人员可能存在收受供应商贿