规范执行政府采购制度

PAGE规范执行政府采购制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，不得歧视任何潜在供应商，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购评审过程应客观、公正，评审标准应统一、明确，避免主观随意性。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制政府采购预算草案。预算草案应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算应按照国家有关预算编制的规定和要求进行编制，遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性、合理性和准确性。3.对于涉及重大项目或金额较大的采购项目，应进行充分的市场调研和成本核算，为预算编制提供可靠依据。（二）预算审核与调整1.公司/组织财务部门会同采购管理部门对各部门报送的采购预算草案进行审核。审核内容包括预算的合规性、合理性、完整性等。2.如遇特殊情况需要调整采购预算，必须按照规定的程序进行申报。调整预算应提供充分的理由和相关证明材料，经财务部门、采购管理部门审核，并报公司/组织领导审批后执行。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合实际工作进度和需求情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急、合理安排采购顺序，确保采购活动有序进行。对于应急采购项目，应制定特殊的采购计划和程序，确保紧急需求得到及时满足。（二）计划执行与监控1.采购项目实施部门应严格按照采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊原因需要变更采购计划，必须报采购管理部门批准，并说明变更的原因和对采购项目的影响。2.采购管理部门负责对采购计划的执行情况进行监控和检查，及时发现和解决采购过程中出现的问题。定期对采购计划的执行情况进行统计分析，为后续采购计划的制定提供参考依据。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.采购管理部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容与公开招标公告的内容基本相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或服务的质量、价格、技术等方面进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购管理部门应组织专业人员对采购项目进行论证，并形成论证意见。采购管理部门应将论证意见报公司/组织领导审批后，与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.《政府采购申请表》经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，报公司/组织领导审批。2.公司/组织领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行审批。对于重大采购项目，应经公司/组织领导集体研究决定。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照法律法规和招标文件的要求，组织开标、评标等活动。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门应按照规定的程序组织谈判、协商、询价等活动。采购过程中应做好记录，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后,采购管理部门应与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同的主要条款应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。合同条款应符合法律法规和招标文件的要求，不得损害国家利益和社会公共利益。3.采购管理部门应将政府采购合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（五）验收1.在采购项目交货或服务提供后，采购项目实施部门应按照合同约定的验收标准组织验收。验收工作应成立验收小组，验收小组由采购项目实施部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。2.验收小组应按照合同要求对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合合同约定。验收合格后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收情况等内容，并由验收小组成员签字确认。3.对于验收不合格的采购项目，采购项目实施部门应及时与供应商协商解决。供应商应按照合同约定承担相应的违约责任，负责更换、维修或赔偿等。如协商不成，可通过法律途径解决。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照国库集中支付制度的规定进行，确保资金支付的安全、规范和及时。对于财政性资金采购项目，应通过国库单一账户体系将资金直接支付给供应商。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对政府采购活动进行审计监督。审计内容包括采购预算的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为。采购人员应严格遵守法律法规和职业道德规范，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.各部门应配合内部审计部门和采购管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检查。财政部门负责对政府采购活动的合法性、合规性进行监督检查，监察部门负责对采购活动中的违法违纪行为进行查处。2.采购管理部门应积极配合财政部门、监察部门等相关部门的监督检查工作，及时整改存在的问题。对于违反政府采购法律法规的行为，应依法追究相关人员的责任。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与本公司/组织政府采购活动的供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》规定的供应商条件，具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，制定具体的供应商资格条件，并在采购文件中明确规定。（二）供应商注册与审核1.供应商应在规定时间内登录本公司/组织指定的供应商注册平台进行注册，填写相关信息，并上传营业执照、资质证书等证明材料。2.采购管理部门对供应商提交的注册信息和证明材料进行审核。审核通过后，供应商成为本公司/组织政府采购活动的合格供应商。对于审核不通过的供应商，采购管理部门应告知其原因。（三）供应商考核与评价1.采购管理部门应建立供应商考核与评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进