见义勇为基金会采购制度

PAGE见义勇为基金会采购制度一、总则（一）目的为了规范见义勇为基金会的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、公正、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于见义勇为基金会在开展各项业务活动过程中涉及的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护所有参与采购活动各方的合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构见义勇为基金会设立理事会作为采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购管理制度等重要事项。理事会应按照规定的议事规则进行决策，确保决策的科学性和公正性。（二）采购执行部门基金会下设采购办公室作为采购执行部门，具体负责采购项目的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德规范。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全和合规支付。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据基金会的工作计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等相关部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.编制采购预算时，应充分考虑项目的实际需求和市场价格波动因素，确保预算的合理性和准确性。同时，应严格控制采购成本，避免不必要的开支。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交理事会审议批准。理事会应根据基金会的发展战略、财务状况等因素，对采购预算进行全面审查，确保预算符合基金会的整体利益和发展需求。（三）预算执行与调整1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.预算调整申请应由采购办公室提出，说明调整的原因、调整的内容和金额等，并提交相关证明材料。经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报理事会审议批准。四、采购方式（一）公开招标采购1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采用公开招标采购方式的，采购办公室应按照规定的程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。招标公告应在指定的媒体上发布，确保信息公开、广泛传播。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保投标人能够准确理解采购要求。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人，由理事会确定中标人。（二）邀请招标采购1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大而不值得的项目。2.采用邀请招标采购方式的，采购办公室应根据采购项目的特点和需求，选择不少于三家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标要求、开标时间和地点等内容。3.邀请招标采购的评标程序和方法与公开招标采购相同，应确保评标过程的公平、公正、公开。（三）竞争性谈判采购1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判采购方式的，采购办公室应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等事项。3.在谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通，了解其报价、技术方案、售后服务等情况，并根据谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式的，采购办公室应组织相关部门和专家对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。论证通过后，应报理事会批准，并在指定媒体上公示。3.单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。协商过程中，应确保采购价格合理、合同条款公平合理，维护基金会的合法权益。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价采购方式的，采购办公室应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商应在规定的时间内报价，采购办公室应根据报价情况进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人签字确认后报采购办公室。2.采购办公室收到采购申请表后，应进行初步审核，检查采购申请的完整性、合规性和合理性。如发现问题，应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购办公室将审核通过的采购申请表提交采购决策机构进行审批。理事会应按照规定的审批权限和程序进行审批，对采购项目的必要性和可行性进行审查，确保采购项目符合基金会的发展战略和业务需求。2.对于重大采购项目，理事会应组织相关部门和专家进行论证，充分听取各方意见，确保决策的科学性和公正性。（三）采购实施1.采购办公室根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。采用公开招标、邀请招标采购方式的，应按照规定的程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等活动；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购方式的，应按照相应的采购程序进行操作。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购程序和相关法律法规，与供应商保持良好的沟通，确保采购活动顺利进行。同时，应做好采购文件的整理和归档工作，以备审计和查询。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和基金会的利益。审核通过后，由采购办公室与供应商签订合同，并加盖基金会公章。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量、性能等方面，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。2.采购办公室根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，应审核相关凭证，确保付款手续齐全、合规。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，防范采购风险。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.基金会应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。采购人员应遵守职业道德规范，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。对于违反规定的采购人员，应依法依规进行处理。（二）外部监督1.见义勇为基金会应主动接受社会监督，及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，确保采购活动透明、公正。2.对于涉及公众利益的重大采购项目，应邀请相关部门、专家和社会公众代表参与监督，听取各方意见，确保采购决策科学合理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将相关资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行归档保存。采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与