行政采购招标管理制度

PAGE行政采购招标管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购招标活动，加强对采购过程的管理与监督，确保采购行为合法、合规、公开、公正、公平，提高采购资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有行政采购招标活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业服务、车辆租赁、会议服务、印刷服务等各类行政性物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法有效。2.公开性原则：采购招标信息应公开透明，采购过程应接受公司内部和相关部门的监督。3.公正性原则：对待所有参与投标的供应商应一视同仁，评标标准应客观公正，确保公平竞争。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定行政采购招标计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等要求。2.组织实施采购招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、邀请供应商投标、组织开标、评标等工作。3.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的执行与跟踪。4.建立供应商档案，对供应商的信誉、业绩等进行评估和管理。（二）财务部门1.参与采购招标计划的审核，提供采购项目的预算支持。2.负责对采购资金的支付进行审核与监督，确保资金使用合规。3.协助采购部门进行采购成本的核算与分析。（三）审计部门（如有）1.对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防范采购风险。（四）需求部门1.提出行政采购需求，明确采购项目的具体要求和技术规格。2.参与采购招标过程中的评标工作，提供专业意见和建议。3.协助采购部门对采购项目进行验收。（五）公司管理层1.审批采购招标计划和重大采购项目的招标方案。2.对采购招标活动中的重大事项进行决策。三、采购招标流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性，对于不符合要求的申请予以退回，并说明理由。（二）招标计划制定1.采购部门根据审核通过的采购申请，结合公司实际情况和市场行情，制定行政采购招标计划。招标计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购方式、时间安排等内容。2.采购部门将招标计划提交至财务部门审核预算，经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。（三）招标文件编制1.采购部门根据招标计划，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够清晰理解并作出响应。同时，应规定投标文件的编制要求、提交方式、截止时间等事项。（四）招标公告发布1.采购部门通过公司内部网站、外部招标平台等渠道发布招标公告，公开采购项目的相关信息，邀请符合条件的供应商参与投标。2.招标公告应包括采购项目的名称、规格、数量、预算、采购方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保供应商能够获取全面准确的信息。（五）供应商报名与资格审查1.有意参与投标的供应商应按照招标公告的要求，在规定时间内报名，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉记录等信息，确保供应商具备参与投标的资格和能力。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门发放招标文件；对于资格审查不合格的供应商，采购部门应及时通知其原因，并拒绝其参与投标。（六）投标文件接收与开标1.采购部门在规定时间内接收供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.在开标时间，采购部门组织开标会议，邀请需求部门、财务部门、审计部门（如有）等相关人员参加。开标会议应公开进行，当众宣读供应商名称、投标报价、交货期、质量承诺等主要内容，并记录在案。（七）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门（如有）等相关人员组成，人数应为单数。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审和比较，综合考虑投标报价、技术方案、售后服务、信誉等因素，评选出中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人信息。（八）中标通知1.采购部门根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。2.《中标通知书》应明确中标项目的名称、规格、数量、中标金额、交货期、质量要求等内容，同时告知中标供应商在规定时间内签订采购合同。（九）合同签订1.中标供应商在收到《中标通知书》后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应报财务部门备案，并按照合同约定执行。（十）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。2.验收合格后，需求部门应填写《行政采购验收报告》，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购部门将验收报告与采购合同、发票等资料一并归档保存。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部门通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争较为充分的采购项目。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部门根据采购项目的特点和需求，选择若干家具备相应资格和能力的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参与投标的采购方式。2.适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部门与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部门从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价1.询价是指采购部门向有关供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、评标标准（一）价格标准1.投标报价是评标时的重要考虑因素之一。评标委员会应根据招标文件规定的价格评分办法，对各供应商的投标报价进行评审。2.价格评分办法可以采用最低价法、综合评分法等。最低价法是指以投标报价最低者为中标候选人；综合评分法是指在评审投标报价的基础上，综合考虑技术方案、售后服务、信誉等因素，按照一定的权重计算各供应商的综合得分，得分最高者为中标候选人。（二）技术标准1.技术方案应满足招标文件规定的技术规格要求。评标委员会应根据技术方案的合理性、先进性、可行性等方面进行评审。2.对于技术要求较高的采购项目，技术方案的评审权重应适当加大。（三）服务标准1.售后服务承诺是评标时的重要考虑因素之一。评标委员会应根据供应商提供的售后服务内容、服务期限、服务响应时间等方面进行评审。2.对于需要长期售后服务的采购项目，售后服务标准的评审权重应适当加大。（四）信誉标准1.供应商的信誉记录是评标时的重要考虑因素之一。评标委员会应根据供应商的信用等级、业绩情况、违法违规记录等方面进行评审。2.对于信誉要求较高的采购项目，信誉标准的评审权重应适当加大。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门（如有）应定期对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正，采购合同的签订、执行情况是否符合规定。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购招标活动中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉记录等内容，并定期对供应商进行评估和管理。2.对于信誉良好、业绩突出的供应商，采购部门可以给予优先合作机会；对于信誉不佳、出现违规行为的供应商，采购部门应及时终止合作，并将其列入黑名单，禁止其参与公司今后的采购招标活动。（三）档案管理1.采购部门应建立健全采购招标档案管理