行政资产采购制度

PAGE行政资产采购制度一、总则（一）目的为了规范公司行政资产采购行为，加强行政资产管理，提高资产使用效益，保障公司正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门行政资产的采购活动，包括但不限于办公设备、办公用品、办公家具、通讯设备、交通工具等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.预算控制原则：采购活动应在公司预算范围内进行，不得超预算采购。3.效益优先原则：在满足公司业务需求的前提下，优先选择性价比高、质量可靠的资产，提高资产使用效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购流程（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《行政资产采购申请表》，详细说明采购资产的名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核，审核通过后签字确认，并提交至行政部门。（二）预算审核1.行政部门收到《行政资产采购申请表》后，对采购项目进行预算审核。审核内容包括采购项目是否在公司预算范围内、预算金额是否合理等。2.如采购项目超出预算范围，行政部门应与申请部门沟通，调整采购需求或申请追加预算。（三）采购审批1.经预算审核通过的采购项目，行政部门提交至公司领导进行审批。审批内容包括采购项目的必要性、预算合理性、采购方式等。2.公司领导根据审批权限进行审批，审批通过后签字确认。（四）采购实施1.行政部门根据审批结果，组织实施采购活动。采购方式包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式应根据采购项目的特点和金额大小按照相关法律法规和公司规定确定。2.对于招标采购项目，行政部门应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判、询价采购、单一来源采购项目，行政部门应按照相关规定，组织谈判小组、询价小组或单一来源采购小组，与供应商进行谈判、询价或协商，确定成交供应商。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，行政部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括资产名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，行政部门应将合同文本提交至公司法律部门进行审核，确保合同合法合规。（六）验收付款1.资产到货后，行政部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括资产的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，行政部门填写《行政资产验收单》，相关部门负责人签字确认。3.财务部门根据《行政资产验收单》和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付安全。三、采购方式（一）招标采购1.适用范围：单项或批量采购金额达到公司规定招标限额标准的行政资产采购项目。2.招标程序：编制招标文件：行政部门根据采购项目需求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等要求。发布招标公告：通过公司内部网站、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标、定标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标、定标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。定标时，根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。签订合同：中标供应商确定后，行政部门应与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的行政资产采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：行政部门组织成立谈判小组，谈判小组由公司内部相关部门人员和技术专家组成，人数不得少于三人。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等要求。邀请供应商：向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，对供应商的最后报价进行评审和比较，确定成交供应商。签订合同：成交供应商确定后，行政部门应与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的行政资产采购项目。2.询价程序：成立询价小组：行政部门组织成立询价小组，询价小组由公司内部相关部门人员组成，人数不得少于三人。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同：成交供应商确定后，行政部门应与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的行政资产采购项目。2.采购程序：提出申请：行政部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购理由等信息，并提交至公司领导进行审批。审批：公司领导根据审批权限进行审批，审批通过后签字确认。协商：行政部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等内容。签订合同：协商达成一致后，行政部门应与单一来源供应商签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库：行政部门负责建立公司行政资产采购供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、产品质量、售后服务等进行登记和管理。2.供应商准入：供应商申请进入公司供应商库，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等相关资料。行政部门对供应商提交的资料进行审核，审核通过后将其纳入供应商库。3.供应商评价：行政部门定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，行政部门应及时将其从供应商库中删除，并停止与其合作。（二）供应商考核1.考核内容：对供应商的考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.考核方式：行政部门通过定期检查、不定期抽查、用户反馈等方式对供应商进行考核。3.考核结果应用：根据供应商考核结果，行政部门对供应商采取相应的管理措施。对于考核结果优秀的供应商，在下次采购时给予优先考虑；对于考核结果不合格的供应商，责令其限期整改，整改后仍不合格的，停止与其合作。五、资产管理（一）入账管理1.行政部门在资产验收合格后，应及时办理资产入账手续，填写《行政资产入账登记表》，详细记录资产的名称、规格型号、数量、价格、购置日期、使用部门等信息。2.财务部门根据《行政资产入账登记表》和采购合同，进行账务处理，确保资产入账准确、及时。（二）日常管理1.使用部门负责行政资产的日常管理和维护，确保资产的正常使用。2.行政部门定期对行政资产进行清查盘点，核实资产的数量、使用状况等情况，确保账实相符。3.对于闲置或报废的行政资产，使用部门应及时通知行政部门，行政部门按照相关规定进行处置。（三）处置管理1.行政资产的处置方式包括报废、出售、捐赠等。2.对于达到报废条件的行政资产，使用部门应填写《行政资产报废申请表》，详细说明资产的名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交至行政部门。3.行政部门组织相关部门对报废资产进行鉴定，鉴定通过后，填写《行政资产报废审批表》，提交至公司领导进行审批。4.经公司领导审批同意后，行政部门按照相关规定对报废资产进行处置，并及时办理资产核销手续。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对行政资产采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购