行政单位采购制度范本

PAGE行政单位采购制度范本一、总则（一）目的为了加强行政单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位及所属各部门、各单位使用财政性资金和其他资金进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购产品，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应当公正，不得偏袒任何一方供应商。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与管理（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应当配备专业的采购人员，明确采购人员的职责分工。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由纪检监察部门和审计部门人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，防止违法违规行为的发生。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应当根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购办公室。（二）预算审核采购办公室对各部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购数量的合理性、采购金额的准确性等。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。（三）预算执行采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购；五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，注明采购项目名称、采购数量、采购预算、采购需求等内容，并报部门负责人审核签字。（二）采购审批采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购办公室。采购办公室对采购申请进行初审，初审通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购预算和采购计划，对采购申请进行审批，批准后的采购申请交采购办公室组织实施。（三）采购实施1.制定采购文件：采购办公室根据采购项目的特点和要求，制定采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、采购数量、采购预算、采购方式、评标方法、合同条款等内容。2.发布采购信息：采购办公室通过指定的媒体发布采购信息，邀请供应商参加采购活动。采购信息应当包括采购项目名称、采购项目编号、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.接受供应商报名：采购办公室接受供应商的报名，对供应商的资格条件进行审查。符合资格条件的供应商应当按照采购文件的要求，提交投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等。4.组织开标、评标、谈判、询价：采购办公室按照采购文件规定的时间和地点，组织开标、评标、谈判、询价等活动。开标应当公开进行，由采购办公室主持，邀请所有投标人参加。评标、谈判、询价应当按照采购文件规定的评标方法、谈判程序、询价规则进行，由评标委员会、谈判小组、询价小组负责评审工作。评标委员会、谈判小组、询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.确定成交供应商：评标委员会、谈判小组、询价小组根据评审结果，推荐成交候选人。采购领导小组根据成交候选人的情况，确定成交供应商。采购办公室向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有未成交的供应商。（四）合同签订采购办公室与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、采购数量、采购金额、技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。（五）验收采购项目完成后，采购办公室组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，由验收人员签署验收报告。（六）付款采购办公室根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款方式应当按照采购合同的约定执行。采购资金应当按照财政国库管理制度的规定支付。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应当采用书面形式，由采购办公室与成交供应商签订。采购合同应当明确采购项目名称、采购数量、采购金额、技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行采购办公室和成交供应商应当按照采购合同的约定履行各自的义务。采购办公室应当及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。成交供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供采购货物、工程和服务。（三）合同变更采购合同履行过程中，如需变更合同内容的，应当经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止采购合同履行完毕或者出现法定终止情形的，采购合同终止。采购合同终止后，双方应当按照合同约定办理结算和清理手续。七、采购档案管理（一）档案收集采购办公室负责收集采购活动过程中形成的各种文件、资料、记录等，包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、评标报告、谈判记录、询价记录、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购办公室对收集到的采购档案进行整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应当妥善保管，存放于专门的档案柜中，并指定专人负责管理。档案保管期限应当按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为永久。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应当在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案保管场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。查阅档案后，应当及时归还档案，并办理归还手续。八、监督检查与责任追究（一）监督检查采购监督小组负责对采购活动进行全程监督检查，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和发布情况、供应商的资格审查情况、评标委员会、谈判小组、询价小组的组成和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。采购监督小组应当定期对采购活动进行检查，并形成检查报告。（二）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向采购办公室提出质疑。采购办公室应当在收到质疑后七个工作日内作出答复。供应商对采购办公室的答复不满意或者采购办公室未在规定时间内作出答复的，可以向采购监督小组投诉。采购监督小组应当在收到投诉后三十个工作日内作出处理决定，