行政单位采购业务制度

PAGE行政单位采购业务制度一、总则（一）目的为了规范行政单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位及所属各部门、各单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。3.公平竞争原则通过公平竞争，选择优质的供应商，确保采购质量和经济效益。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）采购管理职责1.采购管理部门职责负责制定采购管理制度、采购计划和采购预算；组织实施采购活动；对采购项目进行验收和绩效评价；监督采购活动的执行情况。2.财务部门职责负责审核采购预算和采购资金支付；对采购资金进行核算和管理。3.使用部门职责负责提出采购需求；参与采购项目的论证和验收；配合采购管理部门做好采购工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算编制依据根据本单位工作任务和事业发展需要，结合年度财务收支计划，按照规定的采购目录和采购限额标准，编制采购预算。2.采购预算编制程序采购管理部门会同财务部门和使用部门，根据本单位年度工作计划和工作重点，提出采购项目建议，编制采购预算草案。采购预算草案经单位领导审核后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购预算执行原则采购预算一经批准，必须严格执行。采购管理部门应按照采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.采购预算调整因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。采购管理部门应根据财政部门批准的采购预算调整文件，及时调整采购计划和采购合同。（三）预算监督1.财务部门监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。2.审计部门监督审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，对采购项目的合法性、合规性和效益性进行审计评价，发现问题及时提出整改意见。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购计划编制依据根据采购预算和工作实际需要，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划编制程序使用部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，经部门负责人审核后报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行汇总和审核，结合采购预算，编制采购计划草案。采购计划草案经单位领导审批后，下达采购任务。（二）采购计划执行1.采购计划执行原则采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.采购计划调整因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定的程序报单位领导审批。采购管理部门应根据单位领导批准的采购计划调整文件，及时调整采购任务和采购合同。（三）采购计划监督1.采购管理部门监督采购管理部门应加强对采购计划执行情况的监督，定期对采购项目的进展情况进行检查和分析，及时解决采购过程中出现的问题。2.使用部门监督使用部门应配合采购管理部门做好采购计划执行工作，及时提供采购项目的相关信息，对采购项目的质量和进度进行监督。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标适用范围达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.公开招标程序采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。采购管理部门应组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.邀请招标程序采购管理部门应按照规定的程序发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标。采购管理部门应组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；（4）不能事先计算出价格总额。2.竞争性谈判程序采购管理部门应按照规定的程序成立谈判小组；谈判小组应与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.单一来源采购程序采购管理部门应按照规定的程序成立采购小组；采购小组应与供应商进行协商，确定成交供应商。（五）询价1.询价适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购管理部门应按照规定的程序成立询价小组；询价小组应向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格；询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采购方式审批原则采购方式的选择应符合法律法规和政策规定，确保采购活动的合法性、合规性和效益性。2.采购方式审批程序采购管理部门应根据采购项目的特点和实际情况，提出采购方式建议，报单位领导审批。采购方式审批文件应作为采购项目实施的依据。五、采购合同管理（一）合同签订1.合同签订原则采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.合同签订程序采购管理部门应在中标、成交供应商确定后，按照规定的程序与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.合同履行原则采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.合同变更因特殊情况需要变更采购合同的，应按照规定的程序报单位领导审批。采购管理部门应与供应商协商一致，签订合同变更协议。（三）合同验收1.验收依据采购合同是采购项目验收的依据。采购管理部门应按照合同约定的质量标准和验收方式，组织对采购项目进行验收。2.验收程序采购管理部门应成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应按照合同约定的质量标准和验收方式，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试，出具验收报告。（四）合同付款1.付款原则采购合同付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保采购资金的安全和合理使用。2.付款程序采购管理部门应根据验收报告和合同约定，填写付款申请表，经部门负责人审核后报财务部门。财务部门应按照规定的程序审核付款申请，办理付款手续。（五）合同监督1.采购管理部门监督采购管理部门应加强对采购合同履行情况的监督，定期对采购项目的进展情况进行检查和分析，及时解决合同履行过程中出现的问题。2.使用部门监督使用部门应配合采购管理部门做好采购合同履行工作，及时提供采购项目的相关信息，对采购项目的质量和进度进行监督。六、采购风险管理（一）风险识别1.政策风险采购活动应符合国家有关法律法规和政策规定，否则可能面临政策风险。2.市场风险市场价格波动、供应商违约等可能导致采购项目成本增加、质量下降等风险。3.内部管理风险采购管理部门内部管理不善、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现问题。（二）风险评估1.风险评估方法采用定性和定量相结合的方法，对采购风险进行评估。2.风险评估指标包括风险发生的可能性、风险影响程度等指标。（三）风险应对1.风险规避对于风险发生可能性较大、风险影响程度较高的采购项目，应采取风险规避措施，如取消采购项目等。2.风险降低对于风险发生可能性较小、风险影响程度较低的采购项目，应采取风险降低措施，如加强市场调研、选择优质供应商等。3.风险转移对于风险发生可能性较大、风险影响程度较高的采购项目，可以采取风险转移措施，如购买保险等。4.风险接受对于风险发生可能性较小、风险影响程度较低的采购项目，可以采取风险接受措施，如自行承担风险等。（四）风险监控1.风险监控指标包括风险发生的频率、风险影响程度等指标。2.风险监控方法采用定期检查、不定期抽查等方法，对采购风险进行监控。七、采购绩效评价（一）评价原则1.科学性原则评价指标应科学合理，能够客观反映采购项目的绩效情况。2.公正性原则评价过程应公正公平，不受任何因素的干扰。3.实用性原则评价结果应具有实用性，能够为采购管理决策提供参考依据。（二）评价指标1.采购预算执行率反映采购预算的执行情况。2.采购项目完成率反映采购项目的完成情况。3.采购质量合格率反映采购项目的质量情况。4.采购成本节约率反映采购项目的成本控制情况。5.供应商满意度反映供应商对采购活动的满意度。（三）评价方法1.定量评价方法采用数据统计分析等方法，对采购绩效进行定量评价。2.定性评价方法采用专家评估、问卷调查等方法，对采购绩效进行定性评价。（四）评价程序1.自我评价采购管理部门应定期对采购项目进行自我评价，填写采购绩效评价表。2.内部评价单位内部审计部门应定期对采购项目进行内部评价，出具采购绩效评价报告。3.外部评价单位可以委托第三方机构对采购项目进行外部评价，出具