落实集中采购制度

PAGE落实集中采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。将采购决策委会职责细分1.审议采购战略：根据公司发展战略和业务需求，审议制定采购战略和年度采购计划。2.决策重大采购项目：对金额较大、影响重大的采购项目进行决策，确保采购项目符合公司利益和发展需要。3.监督采购执行：定期检查采购活动的执行情况，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。4.协调采购工作：协调各部门之间的采购工作，解决采购过程中出现的矛盾和问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应根据采购决策委员会的决策和公司采购计划，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、订单执行、验收付款等环节。采购部门职责细分1.供应商管理：建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择和管理，确保供应商的资质和信誉符合公司要求。供应商筛选：根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与采购项目投标或报价。供应商评估：定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估，建立供应商评估档案。供应商调整：根据供应商评估结果，对不合格供应商进行调整，及时淘汰不良供应商，引入优质供应商。2.采购谈判：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购条件，包括价格、质量、交货期、售后服务等。谈判准备：收集市场信息，了解同类产品的价格和质量情况，制定谈判策略和方案。谈判实施：与供应商进行面对面谈判，明确双方的权利和义务，达成采购协议。谈判记录：对谈判过程进行记录，形成谈判纪要，作为合同签订的依据。3.合同签订：根据采购谈判结果，起草和签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。合同起草：按照公司合同模板和采购谈判结果，起草采购合同，确保合同条款清晰、准确、完整。合同审核：将起草好的采购合同提交给公司法务部门和相关部门进行审核，确保合同符合法律法规和公司要求。合同签订：审核通过后，与供应商签订采购合同，并加盖公司公章或合同专用章。4.订单执行：根据采购合同，下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。订单下达：将采购合同转化为采购订单，明确订单的产品规格、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商确认。订单跟踪：定期跟踪订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况等，发现问题及时与供应商沟通协调解决。催货与协调：在供应商交货期临近时，对供应商进行催货，确保供应商按时交货。如遇特殊情况，及时协调供应商调整交货期或采取其他补救措施。5.验收付款：组织相关部门对采购货物进行验收，验收合格后办理付款手续。验收组织：根据采购合同和相关标准，组织采购部门、使用部门、质量部门等对采购货物进行验收，确保货物的数量、质量、规格等符合要求。验收报告：验收完成后，填写验收报告，明确验收结果，验收报告应由验收人员签字确认。付款办理：根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款前，应审核供应商提供的发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。（三）其他相关部门职责1.使用部门：根据业务需求，提出采购申请，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作，对采购货物的使用效果负责。2.质量部门：参与采购货物的质量检验和验收工作,对采购货物的质量进行监督和控制，确保采购货物符合质量要求。3.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》应经使用部门负责人审核签字，确保采购申请的合理性和必要性。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、合规性、预算合理性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部门应将《采购申请表》提交给采购决策委员会进行审批。3.采购决策委员会根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审议和决策，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）供应商选择与采购谈判1.采购部门根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并向其发出采购邀请，邀请其参与采购项目投标或报价。2.采购部门组织相关人员对供应商的投标文件或报价进行评审，综合考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。3.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，争取有利的采购条件，包括价格、质量、交货期、售后服务等。谈判过程中，应严格遵守公司的谈判策略和原则,确保谈判结果符合公司利益。合同签订1.采购谈判达成一致意见后，采购部门起草采购合同，并提交给公司法务部门和相关部门进行审核。2.法务部门和相关部门对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等，确保合同符合法律法规和公司要求。3.审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司公章或合同专用章合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门了解合同内容，做好后续工作。（四）订单执行与跟踪1.根据采购合同，采购部门下达采购订单，明确订单的产品规格、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商确认。2.采购部门定期跟踪订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况等，发现问题及时与供应商沟通协调解决。3.在供应商交货期临近时，采购部门对供应商进行催货，确保供应商按时交货。如遇特殊情况，及时协调供应商调整交货期或采取其他补救措施（五）验收付款1.采购货物到货后，采购部门组织相关部门对采购货物进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，使用部门填写《验收报告》，明确验收结果，验收报告应由验收人员签字确认。3.采购部门将《验收报告》提交给财务部门，财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款前，应审核供应商提供发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别采购过程中可能面临的风险包括但不限于以下方面：1.供应商风险：供应商资质不足、信誉不佳、供应能力受限等，可能导致货物质量问题、交货延迟等风险。2.市场风险：市场价格波动、原材料供应紧张等，可能导致采购成本上升、采购难度加大等风险。3.合同风险：合同条款不完善、合同执行不严格等，可能导致合同纠纷、经济损失等风险（二）风险评估1.采购部门应定期对采购风险进行评估，识别风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定风险的优先级，为制定风险应对措施提供依据。风险应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、建立价格预警机制、完善合同管理等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。五、采购监督与审计监督机制1.公司建立采购监督机制，对采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。2.采购监督可采取内部监督和外部监督相结合的方式，内部监督由公司内部审计部门、纪检监察部门等负责，外部监督可邀请供应商、社会中介机构等参与。审计内容1.采购