药品询价采购制度及流程

PAGE药品询价采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司药品采购行为，确保药品质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有药品采购活动，包括但不限于药品的询价、采购、验收、付款等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保药品采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购药品符合质量要求。3.公平公正原则：在询价、采购过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与竞争。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定药品采购计划，根据公司需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.开展药品询价工作，收集供应商信息，与供应商进行沟通谈判，确定采购价格和条款。3.签订药品采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）质量部门1.负责对采购药品的质量进行检验和验收，确保所采购药品符合质量标准。2.参与供应商评估和选择，提供质量方面的专业意见。3.对不合格药品进行处理，跟踪整改情况。（三）财务部门1.负责审核采购合同，确保合同条款符合财务规定。2.办理药品采购付款手续，对采购资金进行核算和管理。3.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。（四）使用部门1.提出药品需求计划，明确药品的名称、规格、数量、质量要求等。2.参与药品供应商的评估和选择，提供使用反馈意见。3.协助质量部门进行药品验收工作。三、药品询价（一）询价准备1.采购部门根据使用部门提出的药品需求计划，结合库存情况，制定药品采购询价清单。询价清单应包括药品名称、规格、剂型、数量、质量标准、采购预算等详细信息。2.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称（全称）、地址、联系方式、经营范围、资质证书、生产或经营许可证、质量信誉等。（二）询价实施1.采购人员向供应商数据库中的供应商发送询价函，询价函应明确询价清单中的各项要求，并要求供应商在规定时间内回复报价。询价函应采用书面形式或电子邮件形式，并确保供应商能够清晰准确地理解询价内容。2.在询价过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，解答供应商的疑问，确保供应商能够提供准确的报价和相关资料。3.采购人员应收集至少三家供应商的报价，并对报价进行详细记录。报价记录应包括供应商名称、报价日期、药品名称、规格、剂型、数量、单价、总价、交货期、付款方式等信息。（三）询价结果分析1.采购人员对收集到的供应商报价进行分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期、付款方式等因素。分析过程中应综合考虑公司的实际需求和利益，确保选择最优的供应商。2.根据询价结果，采购人员编写询价报告，询价报告应包括询价基本情况、供应商报价分析、推荐供应商及理由等内容。询价报告应提交给采购部门负责人审核。四、供应商选择与评估（一）供应商选择标准1.资质合规：供应商应具有合法有效的营业执照、药品生产或经营许可证、质量认证证书等相关资质文件。2.质量可靠：供应商应具备完善的质量管理体系，能够确保所提供药品的质量稳定可靠。提供的药品应符合国家药品质量标准和公司的质量要求。3.信誉良好：供应商应具有良好的商业信誉，无不良经营记录和违法违规行为。4.价格合理：在保证药品质量的前提下，供应商应提供具有竞争力的价格。5供应能力：供应商应具备足够的生产或供货能力，能够满足公司的采购需求。交货期应满足公司的生产或使用要求。（二）供应商评估流程1.初步筛选：采购部门根据供应商选择标准，对询价过程中收集到的供应商进行初步筛选，确定初步符合要求的供应商名单。2.实地考察：采购部门组织相关人员对初步符合要求的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产或经营场所、质量管理体系、生产设备、仓储物流等情况。考察人员应填写实地考察报告，记录考察情况。3.样品检验：采购部门要求供应商提供所采购药品的样品，质量部门对样品进行检验。样品检验应按照国家药品质量标准和公司的质量要求进行，确保样品质量符合规定。4.综合评估：采购部门、质量部门、使用部门等相关人员根据实地考察报告、样品检验结果等信息，对供应商进行综合评估。综合评估应采用评分制，对供应商的资质合规、质量可靠、信誉良好、价格合理、供应能力等方面进行评分。5.供应商确定：采购部门根据综合评估结果，确定最终的供应商名单。供应商名单应提交给公司领导审批。（三）供应商档案管理1.采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件（营业执照、药品生产或经营许可证、质量认证证书等）、实地考察报告、样品检验报告、合同履行情况等资料进行归档管理。2.定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。五、药品采购合同签订（一）合同起草1.采购部门根据询价结果和供应商确定情况，起草药品采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、交货期、质量标准（执行的国家药品质量标准及公司的特殊质量要求）、包装要求、运输方式、验收标准及方法、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同条款应符合法律法规要求，语言应严谨规范，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，提交给质量部门、财务部门等相关部门进行审核。质量部门重点审核合同中的质量条款，确保所采购药品的质量要求明确、合理；财务部门重点审核合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定。2.相关部门应在规定时间内完成审核，并提出审核意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同签订1.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订合同应确保双方签字盖章齐全，合同生效。2.采购部门应将签订后的合同副本分发给质量部门、财务部门、使用部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。六、药品采购执行（一）订单下达1.采购部门根据签订的药品采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确药品名称、规格、剂型、数量、交货期、交货地点等信息，并要求供应商按照合同要求进行生产和供货。2.在订单下达过程中，采购人员应与供应商保持沟通，确保供应商理解订单要求，并能够按时、按质、按量完成供货任务。（二）跟踪与协调1.采购部门建立采购订单跟踪机制，定期跟踪采购订单的执行情况。跟踪内容包括供应商的生产进度、发货情况、运输情况、预计到货时间等。2.在采购订单执行过程中，如出现问题或异常情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保采购订单能够按时、按质、按量完成。3.对于因不可抗力或其他特殊原因导致采购订单无法按时执行的情况，采购人员应及时与供应商协商解决方案，并向公司领导汇报。七、药品验收（一）验收准备1.质量部门根据采购合同和药品质量标准，制定药品验收方案。验收方案应明确验收人员、验收时间、验收地点、验收方法、验收标准等内容。2.验收人员应熟悉药品验收方案和相关质量标准，准备好验收所需的工具和设备，如检验仪器、量具、记录表格等。（二）验收实施1.药品到货后，采购部门通知质量部门进行验收。质量部门组织验收人员按照验收方案对药品进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、数量、规格、剂型、质量标准等方面。2.验收人员应按照验收标准对药品进行逐批检验，确保所验收药品符合质量要求。验收过程中应做好记录，记录内容包括药品名称、规格、剂型、数量、供应商、到货日期、验收日期、验收人员、验收结果等信息。3.对于验收合格的药品，验收人员应在验收记录上签字确认，并出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收结果、结论等内容。对于验收不合格的药品，验收人员应填写不合格药品报告，详细说明不合格情况，并及时通知采购部门和供应商。（三）不合格药品处理1.采购部门收到不合格药品报告后，应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施处理不合格药品。供应商应在规定时间内将不合格药品召回或进行更换。2.质量部门对不合格药品进行封存，并按照相关规定进行处理。处理方式包括退货、销毁、返工等。处理过程应做好记录，记录内容包括不合格药品名称、规格、剂型、数量、处理方式、处理时间、处理人员等信息。3.对于因不合格药品给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定向供应商索赔。八、药品付款（一）付款申请1.采购部门在收到药品验收报告且验收合格后，根据采购合同约定，填写付款申请单。付款申请单应明确药品名称（全称）、规格、剂型、数量、采购金额、供应商名称、付款方式、付款日期等信息。2.付款申请单应附上采购合同副本、验收报告、发票等相关资料。（二）付款审核1.付款申请单提交给财务部门后，财务部门按照公司财务制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性和准确性等。2.财务部门审核通过后，在付款申请单上签字确认，并提交给公司领导审批。（三）付款执行1.公司领导审批通过付款申请后，财务部门按照付款申请单上的付款方式和付款日期进行付款操作。付款方式包括银行转账