苏宁采购管理制度

PAGE苏宁采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范苏宁易购集团（以下简称“公司”）采购活动，确保采购工作的高效、规范、透明，保障公司业务的顺利开展，实现公司利益最大化。（二）适用范围本制度适用于公司总部及下属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心应根据公司业务需求，制定采购计划，组织采购活动，确保采购任务按时、按质、按量完成。采购中心的主要职责包括：1.收集市场信息，分析采购需求，制定采购计划。2.选择供应商，进行供应商评估与管理。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作，负责采购项目的验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付的管理，对采购成本进行核算和分析。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，处理采购过程中的法律纠纷。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司业务发展规划、销售计划、库存情况等，定期编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购中心对需求部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合市场供应情况、采购成本等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应报采购决策委员会审批后执行。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购中心通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合公司要求的供应商进行开发。2.供应商评估：采购中心定期对供应商的供货能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估，建立供应商评估档案。评估结果作为供应商选择、合作及淘汰的依据。3.供应商选择：根据采购项目的要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。4.供应商管理：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商沟通机制，定期与供应商进行沟通，协调解决合作过程中的问题。对供应商的表现进行跟踪和评价，对不合格供应商及时进行淘汰。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购中心组织相关人员与供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购中心负责起草采购合同，报法务部门审核。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。（四）采购订单下达与执行1.采购订单下达：采购合同签订后，采购中心根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单执行跟踪：采购中心负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施进行处理。3.到货验收：采购物资或服务到货后，需求部门负责组织验收。验收应按照合同约定的质量标准进行，确保采购物资或服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。（五）采购付款1.付款申请：采购中心根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，报财务部门审核。付款申请单应注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款审核：财务部门对付款申请单进行审核，核实采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，报公司领导审批。3.付款执行：公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约担保；建立供应商违约预警机制，及时发现并处理供应商违约行为。2.市场价格波动风险：关注市场动态，加强市场价格监测和分析；与供应商协商签订价格调整条款，采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。3.质量风险：严格供应商选择和评估标准，加强采购物资或服务的检验检测；在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。4.法律风险：加强采购人员的法律意识培训，提高法律风险防范能力；法务部门参与采购合同的审核和起草，确保合同的合法性、合规性；建立法律纠纷处理机制，及时处理采购过程中的法律纠纷。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购流程各环节的监督检查，确保采购活动规范、有序进行。2.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，确保采购活动符合法律法规要求。2.主动接受社会监督，及时处理供应商和其他利益相关方的投诉和举报，维护公司良好的社会形象。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购价格与市场价格比较的合理性，以及采购成本的节约情况。2.采购质量：评估采购物资或服务的质量符合要求的程度。3.采购效率：考核采购任务按时完成的情况，包括采购计划的执行率、订单处理周期等。4.供应商管理：评价供应商的供货能力、合作满意度、忠诚度等。（二）评估方法1.定期收集采购数据，对各项评估指标进行量化分析。2.采用对比分析、趋势分析等方法，与历史数据、行业标准进行比较，评估采购绩效的优劣。3.组织相关部门和人员对采购绩效进行综合评价，形成采购绩效评估报告。（三）结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购中心及相关人员进行奖惩。对采购绩效优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对采购绩效不佳的部门和个人进行批评和整改。2.将采购绩效评估结果作为