绿植定点采购询价制度

PAGE绿植定点采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司绿植定点采购询价工作，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购绿植的质量和服务符合公司需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及绿植定点采购询价的活动，包括但不限于办公室、会议室、公共区域等绿植的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价流程、评审标准等应向所有符合条件的供应商公开，接受各方监督。4.效益原则：在保证绿植质量和服务的前提下，通过合理询价和采购，实现公司采购成本的优化，提高资金使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定绿植定点采购询价计划，明确采购需求、预算、时间节点等。2.组织开展询价活动，收集供应商报价信息，整理并提交评审小组。3.与选定的定点供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）使用部门1.根据实际需求，提出绿植采购申请，详细说明所需绿植的品种、规格、数量、摆放位置等信息。2.参与对供应商提供的绿植样品进行评估，提供使用反馈意见。（三）评审小组1.由采购部门、使用部门及相关专业人员组成，负责对供应商的报价、绿植质量、服务承诺等进行综合评审。2.根据评审结果，推荐定点供应商名单，报公司领导审批。（四）公司领导负责审批绿植定点采购询价的相关计划和结果，对重大采购事项做出决策。三、采购流程（一）需求申请使用部门根据工作需要，提前填写《绿植采购申请表》，经部门负责人审核后提交至采购部门。申请表应包括以下内容：1.申请部门：明确提出采购申请的部门名称。2.需求日期：预计需要绿植到货并摆放到位的日期。3.绿植品种及规格：详细列出所需绿植的具体品种、规格要求，如植物高度、冠幅、花盆尺寸等。4.数量：明确每种绿植的采购数量。5.摆放位置：说明绿植将放置的具体办公区域或场所。6.特殊要求：如有对绿植养护、更换频率等特殊要求需注明。（二）询价准备采购部门收到使用部门的采购申请后，进行以下询价准备工作：1.市场调研：通过网络搜索、行业咨询、实地考察等方式，了解市场上可供选择的绿植供应商及其产品价格、质量、服务等情况。2.制定询价文件：根据采购需求，编制《绿植采购询价文件》，内容包括：询价函：向供应商发出询价邀请，说明采购项目的基本情况和要求。采购需求明细：详细列出所需绿植的品种、规格、数量、质量标准等。报价要求：明确报价的格式、有效期、包含的费用明细等。服务要求：如绿植的运输、摆放、养护、更换等服务内容及标准。评审标准：制定评审供应商的具体标准，如价格、质量、服务、信誉等方面的权重及评分细则。（三）询价发布采购部门将《绿植采购询价文件》发送给至少[X]家符合条件的供应商，邀请其参与询价。供应商应在规定的时间内（一般为[X]个工作日）提交报价文件，报价文件应包括：1.报价单：按照询价文件要求填写每种绿植的单价、总价及其他费用明细。2.公司资质证明：提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质文件复印件。3.产品质量证明：如绿植的检验报告、产地证明、养护标准等。4.服务承诺：包括运输、摆放、养护、更换等服务的具体承诺和保障措施。5.其他相关资料：如公司业绩、客户评价等。（四）报价收集与整理采购部门在规定时间内收集供应商的报价文件，对报价进行整理和初审。初审内容包括：1.报价完整性：检查报价文件是否包含询价文件要求的各项内容。2.报价准确性：核对报价单中的价格计算是否正确，有无明显错误。3.资质有效性：审查供应商提供的资质证明文件是否真实、有效。4.产品与服务符合性：判断供应商的产品和服务是否满足采购需求。对初审合格的报价文件，采购部门进行编号并提交评审小组。（五）评审评审小组对采购部门提交的供应商报价文件进行综合评审，评审过程如下：1.资格审查：对供应商的资质、信誉等进行再次审查，确保其具备参与采购活动的资格。2.价格评审：比较各供应商的报价，计算价格得分。价格得分按照以下公式计算：价格得分=（最低报价/报价）×价格权重×100。价格权重根据采购项目的特点和公司对价格的重视程度设定，一般为[X]%。3.质量评审：根据供应商提供的产品质量证明和样品评估情况，对绿植质量进行打分。质量得分按照以下公式计算：质量得分=（供应商质量得分/最高质量得分）×质量权重×100。质量权重一般为[X]%。质量评审主要考虑绿植的品种纯度、规格符合度、健康状况、外观品质等因素。4.服务评审：依据供应商的服务承诺和过往服务表现，对服务进行评分。服务得分按照以下公式计算：服务得分=（供应商服务得分/最高服务得分）×服务权重×100。服务权重一般为[X]%。服务评审重点关注运输及时性、摆放效果、养护方案合理性、更换响应速度等方面。5.综合评分：将价格得分、质量得分和服务得分按照设定的权重进行加权计算，得出各供应商的综合得分。综合得分=价格得分×价格权重+质量得分×质量权重+服务得分×服务权重。评审小组根据综合得分从高到低排序，推荐得分最高的[X]家供应商为定点采购候选供应商。（六）审批与确定采购部门将评审小组推荐的定点采购候选供应商名单及相关评审报告报公司领导审批。公司领导根据评审结果和公司实际情况，确定最终的定点供应商名单。（七）合同签订采购部门与选定的定点供应商签订《绿植采购合同》，合同内容应明确以下条款：1.双方基本信息：包括供应商和公司的名称、地址、联系方式等。2.采购内容：详细列出采购的绿植品种、规格、数量、价格等。3.交货时间与地点：明确供应商交货的具体日期和送达公司指定的交货地点。4.质量标准：规定绿植应达到的质量要求，如植物的成活率、病虫害情况等。5.服务内容：包括运输、摆放、养护、更换等服务的具体内容和标准。6.价格条款：约定采购价格及价格调整方式。7.付款方式：明确公司的付款时间、方式和条件。8.违约责任：规定双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。9.争议解决方式：说明双方在合同执行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼等。（八）验收与付款1.验收：绿植到货后，采购部门组织使用部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括绿植的品种、规格、数量、外观质量、成活率等。验收合格后，填写《绿植验收单》，双方签字确认。如发现质量问题，采购部门应及时通知供应商进行更换或整改，并记录相关情况。2.付款：采购部门根据合同约定和验收情况办理付款手续。一般在验收合格后的[X]个工作日内，按照合同规定的付款方式向供应商支付货款。付款时，采购部门应提供相关的发票、验收单等凭证，经财务部门审核后进行支付。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入机制，对申请参与公司绿植采购询价的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营范围、经营业绩、信誉状况、产品质量认证、售后服务能力等。2.通过多种渠道收集供应商信息，如行业推荐、网络搜索、实地考察、客户评价等，建立供应商信息库。对信息库中的供应商进行定期评估和更新，确保信息的准确性和有效性。（二）供应商考核1.建立供应商考核制度，定期对定点供应商的供货质量、服务水平、价格执行情况等进行考核。考核周期一般为每季度一次或根据采购项目实际情况确定。2.考核内容包括：质量考核：检查所供绿植的品种、规格、质量是否符合合同要求，成活率、病虫害情况等指标是否达标。服务考核：评估供应商在运输、摆放、养护、更换等方面的服务质量，如运输及时性、摆放效果、养护措施落实情况、更换响应速度等服务承诺的兑现情况。价格考核：对比市场价格变化，检查供应商是否按照合同约定的价格执行，有无擅自涨价或不合理报价行为。信誉考核：调查供应商在合同履行过程中的信誉表现，有无违约行为、投诉情况等。3.考核方式可采用实地检查、客户反馈、数据分析等多种方式相结合。采购部门负责收集考核数据，填写《供应商考核表》，并提交评审小组进行综合评价。（三）供应商奖惩1.根据供应商考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先续约、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.对考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可采取警告、暂停供货、取消定点资格等处罚措施。3.建立供应商退出机制，对于连续考核不合格或出现严重违约行为的供应商，将其从定点供应商名单中剔除，并禁止其在一定期限内参与公司的采购活动。同时，及时补充新的合格供应商进入定点供应商名单，确保采购工作的正常进行。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对绿植定点采购询价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、评审过程是否公正、合同执行是否严格等。2.采购部门应定期向公司领导汇报绿植定点采购询价工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。同时，采购部门应建立内部监督机制，对采购人员的工作进行监督，防止出现违规操作行为。（二）外部监督1.主