科研院所采购制度汇编

PAGE科研院所采购制度汇编一、总则（一）目的为规范科研院所采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本科研院所实际情况，制定本采购制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本科研院所及所属各部门、分支机构的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护各方合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由院领导、相关部门负责人组成。负责审议采购重大事项，制定采购政策和战略，监督采购活动。（二）采购执行部门设立采购部门，配备专业采购人员。负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等。（三）需求部门各科研项目组、职能部门等作为需求部门，负责提出采购需求，参与采购评审，配合采购部门完成采购任务。（四）监督部门审计、纪检等部门负责对采购活动进行全程监督，审查采购程序合规性，查处违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据科研项目任务、业务发展需要等，在规定时间内编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算应科学合理，充分考虑市场价格波动、项目进度等因素，确保预算的准确性和可执行性。（二）预算审核与调整1.采购部门对需求部门提交的采购预算进行初步审核，提出审核意见。2.财务部门对采购预算进行综合审核，结合院所财务状况和资金安排，确定预算额度。3.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商投标，按照法定程序确定中标供应商。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。（三）竞争性谈判当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于重大采购项目，提交采购领导小组审批。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、邀请招标适用）、询价通知书（询价适用）、谈判文件（竞争性谈判适用）、单一来源采购文件等，明确采购项目的各项要求和评审标准。（四）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.按照采购方式要求，从供应商库中选择或邀请符合条件的供应商参与采购活动。对于公开招标项目，发布招标公告；对于邀请招标项目，向特定供应商发出投标邀请书；对于询价项目，向不少于三家供应商发出询价通知书；对于竞争性谈判和单一来源采购项目，与相关供应商进行沟通协商。（五）响应文件接收与评审1.采购部门接收供应商提交的响应文件，对文件的完整性、符合性进行审查。2.组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，记录评审情况和结果。（六）确定成交供应商根据评审结果，按照规定程序确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。（七）合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务、采购项目内容、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款。合同签订应符合法律法规要求，确保合同的合法性和有效性。（八）合同执行与验收1.供应商按照合同约定履行交货或提供服务义务，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.采购项目完成后，需求部门组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，按照合同约定处理，要求供应商限期整改或承担相应责任。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利义务、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购部门应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。（二）合同履行合同双方应按照合同约定履行各自义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物或服务。（三）合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除合同，合同双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应符合法律法规要求，确保双方权益不受损害。（四）合同纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，合同双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，如申请仲裁或提起诉讼等方式解决。七、采购监督与审计（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行检查，审查采购程序合规性、采购文件完整性、评审过程公正性、合同签订与执行情况等。2.建立采购投诉处理机制，接受内部人员对采购活动的投诉举报，及时调查处理投诉事项，维护采购秩序。（二）审计监督审计部门对采购项目进行定期审计或专项审计，审查采购项目的预算执行情况、资金使用效益、采购成本合理性等，提出审计意见和建议，促进采购管理规范。八、信息管理（一）采购信息发布采购部门应通过院所内部网站、公告栏等渠道，及时发布采购项目信息，包括采购公告、中标（成交）结果等，确保采购信息公开透明。（二）采购档案管理采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、