移动采购共享中心制度

PAGE移动采购共享中心制度一、总则（一）目的为了规范公司移动采购共享中心的运作，提高采购效率，降低采购成本，加强采购风险管理，确保采购活动合法合规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及移动采购共享中心的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理，并不得与供应商恶意串通损害公司利益。3.效益原则：通过优化采购流程，整合资源，实现采购成本的降低和采购效益的提升。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，保障公司采购活动的顺利进行。二、组织架构与职责（一）组织架构移动采购共享中心设立采购决策层、采购执行层和支持保障层。采购决策层负责重大采购事项的决策；采购执行层负责具体采购业务的操作；支持保障层提供技术、信息等方面的支持。（二）职责分工1.采购决策层审批采购战略规划、年度采购计划等重要文件。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的选定等。监督采购执行情况，对采购过程中的重大问题进行协调解决。2.采购执行层根据采购计划，开展供应商开发、采购谈判、合同签订等具体采购业务。负责采购订单的下达、跟踪和执行情况的反馈。收集、整理采购相关信息，建立供应商档案和采购数据库。3.支持保障层提供移动采购平台的技术支持和维护，确保平台的稳定运行。负责采购数据的安全管理和备份，防止数据泄露和丢失。协助采购执行层进行市场调研，提供采购相关的数据分析和决策支持。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提交采购需求申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.采购需求申请应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购执行层根据各部门提交的采购需求申请，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策层审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购执行层通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选和评估，重点考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于符合要求的供应商，进行实地考察或样品测试，确保其能够满足公司的采购需求。2.供应商准入经过考察和评估合格的供应商，填写供应商准入申请表，提交相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等。采购执行层对供应商准入申请进行审核，审核通过后将供应商纳入公司供应商名录。3.供应商评价与考核采购执行层定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评价结果为不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。4.供应商动态管理根据供应商评价与考核结果，对供应商名录进行动态调整，及时淘汰不合格供应商，补充优质供应商。与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，反馈公司采购需求和意见，促进供应商不断改进和提高。（四）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。2.邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，采购执行层可以向若干家具备相应资质和能力的供应商发出邀请，邀请其参与投标。3.竞争性谈判适用于采购时间紧迫、技术复杂、无法准确拟定技术规格的采购项目。采购执行层与不少于三家供应商进行谈判，通过比较谈判结果，选择最优供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购适用于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行层向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价，选择报价最低且符合要求的供应商。（五）采购合同签订1.采购执行层根据采购方式确定中标供应商或成交供应商后，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应提交公司法律部门进行审核，审核通过后加盖公司公章或合同专用章。（六）采购订单下达1.采购执行层根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间。2.采购订单应编号管理，确保订单的唯一性和可追溯性。（七）采购跟踪与验收1.采购执行层负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、发货情况等，确保采购物资或服务按时、按质、按量到货。2.物资到货后，采购执行层应组织相关部门进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。3.验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，采购执行层应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（八）采购付款1.采购执行层根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单应经过采购部门负责人、财务部门审核签字，报公司领导审批。3.财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，及时办理付款手续。四、风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购物资或服务不符合质量要求，影响公司生产经营活动。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等风险。4.人员风险：采购人员的职业道德风险、业务能力不足等风险。（二）风险评估1.采购执行层定期对采购过程中的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和关键风险点。（三）风险应对1.针对市场风险，建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低价格波动风险；加强供应商管理，拓展供应商渠道，避免供应商垄断；建立应急采购预案，应对市场供应短缺情况。2.针对质量风险，加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，增加检验检测频次，严格验收标准，确保采购物资或服务的质量。3.针对合同风险，加强合同管理，严格合同签订流程，明确合同条款，加强合同执行过程中的监督和跟踪，及时处理合同纠纷。4.针对人员风险，加强采购人员的职业道德教育和业务培训，建立健全采购人员考核评价机制，防范采购人员的道德风险和业务能力不足风险。五、信息管理（一）采购信息收集1.采购执行层通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。2.建立采购信息收集制度，明确信息收集的责任部门和人员，确保信息收集的及时性、准确性和完整性。（二）采购信息整理与分析1.采购执行层对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供数据支持和参考依据。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部各部门之间的实时共享。2.各部门可以通过采购信息共享平台查询采购相关信息，提高工作效率和协同性。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对移动采购共享中心的采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受政府有关部门