格力集团采购制度

PAGE格力集团采购制度一、总则（一）目的为规范格力集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于格力集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信原则，与供应商建立良好的合作关系，确保交易的真实性和可靠性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构格力集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目计划。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动。寻找、筛选、评估和选择供应商，建立供应商档案。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术评审和验收工作。对采购物品或服务的使用情况进行反馈和评价。（三）其他相关部门1.质量部门制定采购物品的质量标准和检验规范。参与采购物品的检验和验收工作，确保采购质量符合要求。2.财务部门负责采购资金的预算安排和支付管理。对采购成本进行核算和分析，并提供财务支持和监督。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据业务发展需要，提前向采购部门提交采购申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门对采购申请进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定年度、季度和月度采购计划。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购计划需提交采购决策委员会审议通过。（二）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地评估和综合评审，评估内容包括供应商的质量管理体系、生产工艺、价格水平、交货期、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，建立供应商档案。3.供应商选择在采购项目实施前，采购部门根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程公开透明、公平公正。4.供应商管理采购部门定期对供应商进行跟踪和评价，及时了解供应商的经营状况、产品质量、交货期等情况。对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和合作机会；对于出现问题的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行商务谈判，达成一致意见后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、合理、明确。3.采购合同经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购合同需提交采购决策委员会审议通过。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单应编号管理，确保订单的准确性和可追溯性。3.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）采购验收1.采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照制定的质量标准和检验规范对采购物品进行检验和验收，出具验收报告。3.需求部门对采购物品或服务的规格、数量、性能等方面进行核对和确认，参与验收工作。4.验收合格的采购物品或服务，由需求部门办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款申请经财务部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购付款需提交采购决策委员会审议通过。3.财务部门按照审批后的采购付款申请，及时办理付款手续，确保供应商按时收到货款。4.财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，加强对采购资金的管理和监督。四****、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行信用评估。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。与供应商签订履约保证金协议，要求供应商缴纳一定金额的履约保证金，以降低供应商违约风险。2.质量风险加强对采购物品的质量检验和验收工作，严格按照质量标准和检验规范进行操作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，确保采购物品质量符合要求后再付款。定期对采购物品的质量情况进行跟踪和分析，及时发现和解决质量问题。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化信息。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.法律风险加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。在采购合同签订前，组织法律专业人员对合同条款进行审核和把关，确保合同合法合规。及时获取国家法律法规和政策变化信息，并根据变化情况调整采购策略和合同条款。五、采购监督与审计（一）内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向集团管理层汇报采购工作情况，接受内部监督和检查。3.需求部门和其他相关部门有权对采购过程中的违规行为进行举报和监督。（二）外部审计1.集团定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购行为符合法律法规和行业标准要求。2.外部审计机构应出具审计报告，并