校园采购管理制度

PAGE校园采购管理制度一、总则（一）目的为了规范校园采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及所属二级机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。(三)基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策的要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.质量原则：采购活动应当确保所采购的货物、工程和服务符合规定的质量要求，满足学校教学、科研和管理工作的需要。4.公开原则：采购活动应当按照规定的程序和方式进行，公开采购信息，接受社会监督。5.监督原则：采购活动应当接受学校内部审计、纪检监察等部门的监督检查，确保采购活动合法合规。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，并根据工作需要适时调整。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购部门应当配备专业的采购人员，明确采购岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购部门职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定和完善学校采购管理制度。2.根据学校教学、科研和管理工作的需要，编制采购计划和采购预算。3.组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。4.负责采购项目的验收工作，确保所采购的货物、工程和服务符合规定的质量要求。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、采购合同、验收报告等相关资料。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）采购需求部门采购需求部门是指提出采购需求的学校各部门、各单位及所属二级机构。采购需求部门应当根据教学、科研和管理工作的实际需要，提出明确、合理的采购需求，并对采购需求的真实性、准确性和完整性负责。采购需求部门职责如下：1.根据学校发展规划和工作安排，提出采购需求。2.对采购需求进行论证和审核，确保采购需求的合理性和必要性。3.参与采购活动，协助采购部门进行采购需求调研、供应商选择、采购合同签订等工作。4.负责采购项目的使用和管理，及时反馈采购项目的使用情况和问题。（四）监督部门学校内部审计、纪检监察等部门作为监督部门，负责对采购活动进行监督检查，并依法依规对采购活动中的违法违规行为进行处理。监督部门职责如下：1.制定采购监督检查制度，明确监督检查的内容、方式和程序。2.对采购活动进行全过程监督检查，重点检查采购活动是否符合法律法规和政策要求，是否按照规定的程序和方式进行，是否存在违法违规行为。3.受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理采购活动中的违法违规行为。4.定期对采购监督检查工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。三、采购预算管理（一）采购预算编制采购需求部门应当根据学校教学、科研和管理工作的实际需要，结合学校年度预算安排，编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送采购部门。采购部门应当对采购需求部门报送的采购预算进行审核，审核通过后报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过的采购预算，应当按照学校预算管理的规定下达执行。（二）采购预算调整采购预算一经下达，应当严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，并按照规定的程序报采购部门审核、采购领导小组审议。采购领导小组审议通过的采购预算调整申请，应当按照学校预算管理的规定办理调整手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应当按照以下程序进行：1.采购部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求发布招标公告。2.供应商按照招标公告的要求报名参加投标，并提交投标文件。3.采购部门组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，确定中标供应商。4.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应当按照以下程序进行：1.采购部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求发布投标邀请书。2.被邀请的供应商按照投标邀请书的要求报名参加投标，并提交投标文件。3.采购部门组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，确定中标供应商。4.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人依法通过谈判方式，从符合相应资格条件的供应商中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应当按照以下程序进行：1.采购部门根据采购需求编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求发布谈判公告。2.供应商按照谈判公告的要求报名参加谈判，并提交响应文件。3.采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。4.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人依法从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购应当符合以下情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应当按照以下程序进行：1.采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并按照规定的格式和要求报送采购部门。2.采购部门对采购需求部门报送的单一来源采购申请进行审核，审核通过后报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过的单一来源采购申请，应当按照规定的程序进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价询价是指采购人依法向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，以确定成交供应商的采购方式。询价应当按照以下程序进行：1.采购部门根据采购需求编制询价通知书，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求向三家以上供应商发出询价通知书。2.供应商按照询价通知书的要求一次性报出价格，并提交报价文件。3.采购部门对供应商的报价文件进行评审，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门应当根据教学、科研和管理工作的实际需要，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并按照规定的格式和要求报送采购部门。采购申请表应当由采购需求部门负责人签字并加盖部门公章。（二）采购审批采购部门收到采购需求部门报送的采购申请表后，应当对采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目是否符合学校发展规划和工作安排，采购需求是否合理、必要，采购预算是否在规定的范围内等。审核通过后，采购部门应当将采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组应当对采购申请表进行审议，审议通过的采购申请表应当按照规定的程序下达执行。（三）采购实施采购部门应当根据采购领导小组审议通过的采购申请表，组织实施采购活动。采购活动应当按照以下程序进行：1.采购需求调研：采购部门应当对采购项目的市场情况、供应商情况等进行调研，了解采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格水平、售后服务等信息，为采购文件的编制提供依据。2.采购文件编制：采购部门应当根据采购需求调研的结果，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求发布采购信息。采购文件应当包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。3.采购信息发布：采购部门应当按照规定的程序和方式发布采购信息，包括招标公告、投标邀请书、谈判公告、询价通知书等。采购信息应当在学校指定的媒体上发布，并同时在学校内部网站上公示。4.供应商选择：采购部门应当按照采购文件规定的程序和方法，对供应商的资格条件、技术实力、商业信誉、价格水平、售后服务等进行评审，选择符合要求的供应商参加采购活动。5.采购合同签订：采购部门应当与中标供应商、成交供应商签订采购合同，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求办理合同签订手续。采购合同应当由采购部门负责人签字并加盖部门公章。（四）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等是否符合采购合同的约定。验收合格后，采购需求部门应当填写采购验收报告，并由验收人员签字确认。采购验收报告应当作为采购项目付款的依据。（五）采购付款采购部门应当按照采购合同的约定，及时办理采购项目的付款手续。采购付款应当严格按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。采购付款前，采购部门应当对采购项目的验收情况进行审核，审核通过后报学校财务部门办理付款手续。学校财务部门应当对采购付款申请进行审核，审核通过后按照规定的程序支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应当与中标供应商、成交供应商签订采购合同，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求办理合同签订手续。采购合同应当由采购部门负责人签字并加盖部门公章。采购合同签订后，采购部门应当及时将采购合同副本送采购需求部门、学校财务部门等相关部门备案。（二）合同履行采购合同签订后，采购部门和采购需求部门应当按照采购合同的约定，履行各自的义务。采购部门应当督促供应商按照采购合同的约定及时提供货物、工程和服务，并对供应商的履行情况进行监督检查;采购需求部门应当按照采购合同的约定及时接收货物、工程和服务，并对采购项目的使用情况进行监督检查。如发现供应商未按照采购合同的约定履行义务，采购部门应当及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施予以解决;如供应商拒不履行义务，采购部门应当依法追究供应商的违约责任。（三）合同变更采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更采购合同的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。合同变更协议应当明确变更的内容、原因、时间、双方的权利义务等事项，并按照规定的格式和要求办理合同变更手续。合同变更协议签订后，采购部门应当及时将合同变更协议副本送采购需求部门、学校财务部门等相关部门备案。（四）合同终止采购合同履行完毕后，采购部门应当及时办理采购合同的终止手续。采购合同终止后，采购部门应当对采购合同的履行情况进行总结和分析，评估采购合同的执行效果，并将采购合同的履行情况报告采购领导小组。如采购合同履行过程中发生争议，采购部门应当及时与供应商协商解决;协商不成的，应当依法通过仲裁或者诉讼等方式解决。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案是指学校在采购活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括采购申请表、采购预算、采购文件、采购合同、采购验收报告、采购付款凭证等。（二）档案整理采购部门应当按照档案管理的规定，对采购档案进行整理和归档。采购档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。采购档案应当采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，纸质档案应当装订成册，电子档案应当存储在光盘、硬盘等存储介质上，并进行备份。（三）档案保管采购部门应当指定专人负责采购档案的保管工作，确保采购档案的安全和完整。采购档案应当存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的规定进行标识和分类存放。采购档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，说明查阅的原因、内容和范围等，并按照规定的程序报采购部门负责人审批。采购部门负责人审批通过后，档案管理人员应当按照档案查阅申请表的要求提供采购档案，并对查阅情况进行登记。查阅采购档案应当在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、损毁、丢失采购档案。查阅完毕后，档案管理人员应当及时收回采购档案，并进行核对和整理。八、监督检查与责任追究（一）监督检查学校内部审计、纪检监察等部门应当定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购活动是否符合法律法规和政策要求，是否按照规定的程