机关工会采购制度

PAGE机关工会采购制度一、总则（一）目的为加强机关工会采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据国家相关法律法规及工会财务管理制度，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关工会使用工会经费进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和工会相关规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、公平，接受工会会员监督。3.预算控制原则采购活动应严格执行预算，确保经费使用合理、有效。4.质量优先原则在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立机关工会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，相关部门负责人为成员。主要职责如下：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序和中标供应商。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组采购工作小组由工会财务人员、相关业务人员等组成，负责具体采购工作的实施。主要职责如下：1.根据采购需求，编制采购文件，明确采购要求、技术规格、评标标准等。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、开标、评标等工作。3.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。4.整理采购文件和相关资料，建立采购档案。（三）监督小组成立机关工会采购监督小组，由工会会员代表组成。主要职责如下：1.监督采购活动是否符合法律法规和本制度规定。2.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，维护工会会员的合法权益。3.听取工会会员对采购工作的意见和建议，及时反馈给采购领导小组和工作小组。三、采购预算管理（一）预算编制1.机关工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算应与工会经费预算相衔接，确保采购活动在预算范围内进行。3.采购预算编制过程中，应充分征求各部门意见，进行综合平衡，提高预算的科学性和合理性。（二）预算执行1.采购工作应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.采购工作小组应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购活动顺利完成。（三）预算调整1.在采购过程中，如遇市场价格波动、政策调整等原因，导致原采购预算无法满足实际需求，需要调整预算的，采购工作小组应及时提出调整建议。2.调整预算的建议应报采购领导小组审批，经批准后，方可调整采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项采购金额在[X]万元以上的。工程类：单项采购金额在[X]万元以上的。服务类：单项采购金额在[X]万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。进行市场调查，收集相关资料。与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。发出询价单。供应商报价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报工会财务人员审核。（二）采购审批1.工会财务人员对采购申请表进行审核，重点审核采购项目是否符合预算安排、资金来源是否合规等。2.审核通过后，采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况，做出审批决定。（三）采购实施1.采购工作小组根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。2.采购实施过程中，应按照选定的采购方式，严格遵守相关采购程序和规定，确保采购活动的公开、公正、公平。（四）合同签订1.采购工作小组与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，应及时报工会财务人员备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告。2.验收报告经采购工作小组负责人签字确认后，报工会财务人员审核。工会财务人员根据验收报告和采购合同，办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购工作小组应认真审查合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（二）合同履行1.采购工作小组应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商交货进度、质量状况等信息。2.如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购工作小组应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求的，采购工作小组应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购工作小组应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报采购领导小组备案。（四）合同终止1.在采购合同履行完毕或双方协商一致终止合同的情况下，采购工作小组应及时办理合同终止手续。2.合同终止后，采购工作小组应整理合同相关资料，建立合同档案。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购工作结束后，采购工作小组应及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。（三）档案保管采购档案应指定专人负责保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限按照国家相关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购领导小组批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.对监督检查中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.机关工会应接受上级工会和相关部门的监督检查，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.对外部监督检查中提出的问题，机关工会应认真整改，并及时反馈整改情况。九、责任追究（一）违规责任1.采购活动中，如有违反法律法规和本制度规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。2.对违规行为的责任追究，