机关单位物品采购制度

PAGE机关单位物品采购制度一、总则（一）目的为加强机关单位物品采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内各类办公用品、设备、服务等物品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购工作。其职责包括：1.根据单位需求，编制采购计划。2.组织实施采购活动，包括选择供应商、谈判、签订合同等。3.负责采购项目的验收工作。4.建立采购档案，记录采购全过程。（三）需求部门各需求部门负责提出物品采购需求，明确规格、数量、质量等要求，并对采购物品的使用效果进行反馈。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每年末根据下一年度工作任务和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购部门汇总各需求部门的申请表，结合单位财力状况和库存情况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等。3.采购计划经采购领导小组审议通过后实施。（二）采购计划调整1.因工作任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。2.采购部门对调整申请进行审核，报采购领导小组批准后，对采购计划进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物类采购预算金额达到[X]万元以上。服务类采购预算金额达到[X]万元以上。2.公开招标应按照以下程序进行：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并领取招标文件。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大且不值得的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的其他程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求提交响应文件和最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人。采购部门确定成交供应商，并与其签订合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购部门组织专业人员对单一来源采购的必要性进行论证，并形成论证意见。采购部门将论证意见报采购领导小组批准。采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。采购部门与供应商签订合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。用户部门应在询价通知书中明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等要求。采购部门与成交供应商签订合同。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购方式，采购部门组织实施采购活动。公开招标、邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标，确定中标供应商。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：进行必要性论证，报采购领导小组批准后，与单一供应商谈判。询价：成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目按时、按质、按量完成。（四）合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同。合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（五）验收付款1.采购物品到货后，采购部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收合格后，填写《验收报告》。2.财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与其签订采购合同。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。（二）合同履行采购部门和供应商应严格履行合同约定。采购部门应监督供应商按时、按质、按量提供货物或服务，供应商应按照合同要求履行交货、安装、调试、培训等义务。（三）合同变更在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止合同履行完毕或因不可抗力、政策调整等原因需要终止合同的，采购部门和供应商应按照合同约定办理终止手续。合同终止后，双方应清理债权债务，妥善处理善后事宜。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购工作进行全面监督，定期检查采购计划执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。（二）审计监督审计部门对采购项目进行审计，审查采购预算执行情况、采购成本效益、合同签订与履行等情况，提出审计意见和建议。八、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和审核。2.选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。（二）供应商考核采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核。考核结果作为供应商继续合作、调整采购份额等的重要依据。（三）供应商淘汰对考核不合格、出现严重违约行为或其他不符合合作要求的供应商，采购部门应及时将其从供应商库中淘汰，并停止与其合作。九、采购档案管理采购部门应建立健全采