政府采购及合同管理制度

PAGE政府采购及合同管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购及合同管理，提高资金使用效益，维护公司/组织的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动及相关合同管理的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商公平参与竞争，确保采购结果公正合理。3.效益原则在满足公司/组织需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、政府采购管理（一）采购需求确定1.需求部门应根据实际业务需要，详细、准确地提出采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等内容。2.需求部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。涉及重大采购项目的，应组织相关专家进行论证。（二）采购预算编制1.财务部门应根据采购需求和公司/组织财务状况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额及支付方式等。2.采购预算应严格控制，不得随意突破预算额度。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序进行审批。（三）采购方式选择1.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购部门应根据采购项目的特点、金额大小等因素，按照法律法规规定的适用条件，选择合适的采购方式。2.公开招标应通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。单一来源采购应符合法定的适用情形，并履行相应审批程序。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购文件编制1.招标文件公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、采购项目技术规格、数量、质量要求、服务标准、投标报价要求、评标标准、合同条款及格式等内容。招标文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保供应商能够准确理解采购需求。2.谈判文件竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、采购项目技术规格、数量、质量要求、服务标准、谈判程序、成交标准、合同条款及格式等内容。谈判文件应根据采购项目的特点和谈判要求进行编制，并在谈判过程中根据谈判情况进行调整和补充。3.询价文件询价项目应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、数量、质量要求和服务标准、报价要求及格式、成交标准、合同条款及格式等内容。询价文件应简洁明了，便于供应商准确报价和响应。（五）采购程序执行1.招标采购程序发布招标公告（或投标邀请书）：按照规定在指定媒体发布招标公告（或向特定供应商发出投标邀请书），公告（或邀请书）应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点和方式等内容。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并提供必要的澄清和答疑服务。投标人应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件及投标保证金（如有要求）。开标评标定标：组织开标会议，当众开标，公布投标人名称、投标报价等内容。开标后，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人或确定中标人。中标人确定后，应及时发布中标公告。2.竞争性谈判采购程序成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责与供应商进行谈判，并确定成交供应商。发出谈判邀请函：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请函，邀请其参加谈判。谈判邀请函应明确谈判项目的基本情况、供应商资格要求、谈判时间、地点等内容。召开谈判会议：谈判小组与供应商就采购项目的技术规格及要求、价格、服务等事项进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其响应文件进行澄清或进行二次报价。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并根据谈判情况和最后报价确定成交供应商。3.询价采购程序发出询价通知书向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应明确询价项目的基本情况、供应商资格要求、询价时间、地点、报价要求及格式等内容。供应商报价：供应商应按照询价通知书要求编制报价文件，并在规定时间内提交报价文件及报价保证金（如有要求）。报价文件应明确报价内容、交货期、售后服务等事项。确定成交供应商：采购部门对供应商的报价文件进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。成交供应商确定后，应及时向其发出成交通知书。（六）采购合同签订1.采购部门应在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容。合同条款应符合法律法规规定和采购文件要求，确保双方权利义务清晰明确。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，以及服务的标准、内容、期限等。2.验收人员应认真填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收合格的，需求部门应出具验收合格证明文件；验收不合格的，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施整改或重新提供货物、服务等。三、合同管理制度（一）合同订立管理1.合同承办部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商进行合同谈判和起草工作。合同谈判应明确双方的权利义务、合同条款、违约责任等内容，确保合同条款公平合理、合法合规。2.合同承办部门应将起草好的合同文本提交法律合规部门进行审核。法律合规部门应从法律角度对合同文本进行审查，确保合同条款符合法律法规规定，避免合同风险。审核通过后的合同文本，方可提交公司/组织领导审批。3.合同审批应按照公司/组织规定的审批流程进行。审批人员应认真审查合同内容是否符合公司/组织利益和采购需求，合同条款是否完整、准确、合法，审批通过后，合同方可正式签订。（二）合同履行管理1.合同签订后，合同承办部门应负责组织合同的履行。合同承办部门应按照合同约定，及时向供应商支付货款或服务费等款项，并跟踪供应商的履行情况．确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商履行合同过程中，如发生违约行为，合同承办部门应及时收集相关证据，并按照合同约定追究供应商的违约责任。违约责任的承担方式应符合法律法规规定和合同约定，如要求供应商支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。3.合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免之事由导致合同无法履行或部分无法履行时，合同承办部门应及时通知对方，并采取合理措施减少损失。同时应按照法律法规规定和合同约定，办理相关变更或解除合同手续。（三）合同变更与解除管理1.合同履行过程中需要变更合同内容的，合同承办部门应与对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更事项、变更后的合同条款、双方权利义务等内容，变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中需要解除合同的．合同承办部门应按照法律法规规定和合同约定，与对方协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、解除日期、双方权利义务等内容。合同解除后，双方应按照协议约定办理相关结算和交接手续。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知财务部门等相关部门，并按照规定调整财务账目和合同档案。（四）合同档案管理合同文件归档1.合同签订后合同承办部门应及时将合同文本及相关文件进行整理归档。合同文件应包括合同正本及副本、采购文件、投标文件/响应文件、谈判记录/询价记录、验收报告、变更协议、解除协议等相关资料。2.合同档案应按照年度、项目类别等进行分类整理，并建立电子和纸质档案。电子档案应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份。纸质档案应装订成册，妥善保管，便于查阅。合同档案查阅1.公司/组织内部人员查阅合同档案应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等事项，并经部门负责人及档案管理部门负责人审批。查阅申请表应留存档案管理部门备案。2.查阅合同档案时应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、抽取合同档案资料。如需复印合同档案资料的，应按照规定办理审批手续。合同档案保管期限合同档案的保管期限应按照法律法规规定和公司/组织内部规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或合同终止之日起若干年，具体保管期限根据合同性质和重要程度确定。保管期限届满后，合同档案应按照规定进行销毁处理。销毁合同档案时，应编制销毁清单，经相关部门负责人批准后，由档案管理部门会同有关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。四、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部应建立健全政府采购及合同管理监督检查机制，定期对政府采购活动及合同管理情况进行检查。监督检查内容包括采购程序执行情况、合同签订及履行情况以及采购资金使用情况等。2.审计部门应定期对政府采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性以及合同管理情况。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。3.监察部门应加强对政府采购活动及合同管理过程的监察，对违规违纪行为进行严肃查处。监察部门应建立举报制度，接受公司/组织内部人员及社会公众对政府采购活动及合同管理问题的举报，并及时进行调查处理。（二）责任追究1.对于在政府采购及合同管理过程中违反法律法规、公司/组织制度规定的部门和人员，应依法依规追究其责任。责任追究方式包括责令改正退还违法所得、给予警告、罚款、处分等。对构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因采购部门或合同承办部门工作失误导致公司/组织利益受损的，应责令其采取措施挽回损失，并视情节轻重给予相应的责任追究措施。因供应商违约给公司/组织造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的