政协机关采购管理制度

PAGE政协机关采购管理制度一、总则（一）目的为了加强政协机关采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政协机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门、各直属单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划，组织实施采购活动，监督采购合同执行情况等。2.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购管理部门签订采购合同，验收采购项目等。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购资金，对采购资金使用情况进行监督检查等。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门要求的格式和内容进行编制，并报采购管理部门审核。采购管理部门应会同财务部门对采购预算进行审核，审核通过后报政协机关领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。采购管理部门应会同财务部门对调整后的采购预算进行审核，审核通过后报政协机关领导审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，对发现的问题及时提出整改意见和建议。三、采购计划管理（一）计划编制1.各部门应根据采购预算和工作实际需要，在采购项目实施前编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应报采购管理部门审核。采购管理部门应会同财务部门对采购计划进行审核，审核通过后报政协机关领导审批。（二）计划执行1.采购计划一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购计划。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序办理审批手续。采购管理部门应会同财务部门对调整后的采购计划进行审核，审核通过后报政协机关领导审批。（三）计划监督1.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，定期对采购计划执行情况进行分析和通报。2.审计部门应加强对采购计划执行情况的审计监督，对发现的问题及时提出整改意见和建议。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定在指定媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应按照规定在指定媒体上发布投标邀请书，并按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人依法通过谈判小组与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应按照规定成立谈判小组，并按照规定的程序组织谈判、确定成交供应商等活动。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人依法从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应按照规定进行公示，并按照规定的程序组织协商、确定成交供应商等活动。（五）询价1.询价是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以询价通知书的方式邀请其参加询价的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应按照规定成立询价小组，并按照规定的程序组织询价、确定成交供应商等活动。（六）其他采购方式1.除上述采购方式外，采购人可以根据采购项目的实际情况，采用竞争性磋商等依法合规的采购方式。2.采用其他采购方式采购的，采购人应按照规定的程序组织采购活动，并确保采购活动合法合规。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准以及验收要求，并确保采购文件的内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购管理部门负责人审核。采购管理部门负责人应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。2.审核通过的采购文件应报政协机关领导审批。政协机关领导应根据采购项目的实际情况，对采购文件进行审批，确保采购文件符合政协机关的利益和要求。（三）采购文件发放1.采购文件经审批通过后，采购管理部门应按照规定的方式和时间将采购文件发放给潜在供应商。2.采购管理部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等内容，并确保采购文件的发放过程合法合规。（四）采购文件变更1.在采购活动过程中，如果需要对采购文件进行变更，采购管理部门应按照规定的程序办理变更手续。2.采购文件变更应报采购管理部门负责人审核，并报政协机关领导审批。采购管理部门应及时将变更后的采购文件发放给潜在供应商，并记录采购文件的变更情况。六、采购活动组织与实施（一）采购活动准备1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购方式要求，组织成立采购项目小组。采购项目小组应包括采购管理部门人员、需求部门人员、财务部门人员、审计部门人员等，明确各成员的职责分工。2.采购项目小组应制定采购活动实施方案，明确采购活动的时间安排、工作流程、人员分工等内容，并确保采购活动实施方案符合法律法规和行业标准的要求。（二）采购活动实施1.采购项目小组应按照采购活动实施方案组织实施采购活动。在采购活动过程中，采购项目小组应严格遵守采购程序和采购纪律，确保采购活动的公开透明、公平公正。2.采购项目小组应按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动，并确保开标、评标、定标等活动的合法合规。开标、评标、定标等活动应在规定的时间和地点进行，并邀请相关人员参加。（三）采购活动监督1.审计部门应加强对采购活动的审计监督，对采购活动的合法性、合规性和效益性进行审计评价，并及时发现和纠正采购活动中存在的问题。2.纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，对采购活动中存在的违规违纪行为进行严肃查处，并追究相关人员的责任。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应按照规定的程序与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收要求、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应采用书面形式，并由采购管理部门负责人和成交供应商法定代表人或授权代表签字（盖章）。采购合同签订后，采购管理部门应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促成交供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并及时组织验收。2.成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并提供相关的售后服务。成交供应商如不能按照合同约定履行义务，应承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如果需要对采购合同进行变更，采购管理部门和成交供应商应按照规定的程序办理变更手续。采购合同变更应报采购管理部门负责人审核，并报政协机关领导审批。采购管理部门应及时与成交供应商签订变更后的采购合同，并将变更后的采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（四）合同终止1.在采购合同履行过程中，如果出现下列情形之一，采购合同可以终止：采购项目完成；采购合同解除；采购合同无效；法律规定的其他情形。2.采购合同终止后，采购管理部门和成交供应商应按照合同约定办理结算、清理等手续，并将采购合同履行情况报政协机关领导备案。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应包括需求部门人员和相关技术专家等，明确各成员的职责分工。2.验收小组应制定验收方案，明确验收的时间安排、工作流程、验收标准等内容，并确保验收方案符合法律法规和行业标准的要求。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案组织实施验收活动。在验收活动过程中，验收小组应严格按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，并做好验收记录。2.验收小组应根据验收情况出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组全体成员签字（盖章）。（三）验收结果处理1.如果采购项目验收合格，验收小组应出具验收合格报告。需求部门应按照采购合同约定办理付款手续，并将验收合格报告送采购管理部门备案。2.如果采购项目验收不合格，验收小组应出具验收不合格报告，并要求成交供应商限期整改。成交供应商整改完成后，验收小组应重新组织验收，直至采购项目验收合格。九、采购资金管理（一）资金预算1.财务部门应根据采购预算和采购计划，编制采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目的预算金额、资金来源、付款方式等内容。2.采购资金预算应报政协机关领导审批。政协机关领导应根据采购项目的实际情况，对采购资金预算进行审批，确保采购资金预算合理、合规。（二）资金支付1.采购项目完成并验收合格后，需求部门应按照采购合同约定填写付款申请单，并附验收合格报告、发票等相关资料，报财务部门审核。2.财务部门应按照规定的程序对付款申请单进行审核，审核通过后报政协机关领导审批。政协机关领导应根据采购项目的实际情况，对付款申请进行审批，确保采购资金支付合法、合规。3..财务部门应按照审批结果及时支付采购资金，并做好采购资金支付记录。(三)资金监督1.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，定期对采购资金使用情况进行分析和通报。2.审计部门应加强对采购资金使用情况的审计监督，对发现的问题及时提出整改意见和建议。+、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购管理部门应指定专人负责采购档案的收集工作，并确保采购档案的收集及时、完整、准确。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理和分类。采购档案应按照采购项目的类别进行分类，并按照时间顺序进行排列。2.采购管理部门应建立采购档案目录，并将采购档案目录与采购档案一并归档保存。采购档案目录应包括采购项目名称、档案编号、档案名称、档案日期等内容。（三）档案保管1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行妥善保管。采购档案应存放在专门的档案柜中，并按照防火、防潮、防虫、防盗等要求进行保管。2.采购管理部门应定期对采购档案进行检查和清理，确保采购档案的安全和完整。（四）档案查阅1.各部门因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，并经采购管理部门负责人批准。2..采购管理部门应指定专人负责采购档案的查阅工作，并做好采购档案查阅记录。采购档案查阅记录